Alors que la révolution digitale bat son plein et que les entreprises cherchent plus que jamais à gagner en résilience, l’automatisation prend de l’ampleur. Exit les tâches répétitives et chronophages, les équipes s’orientent de plus en plus vers des missions à forte valeur ajoutée. Pour opérer cette transition, les entreprises ont recours à la robotisation automatisée des processus (RPA) ou à l’automatisation intelligente (IPA), deux outils complémentaires qui concourent à améliorer l’efficacité des processus.
RPA : définition et fonctionnement
Par définition, la robotisation automatisée des processus (Robotic Process Automation) permet aux entreprises d’automatiser les tâches répétitives et chronophages, qui sont alors réalisées sur des logiciels grâce à des robots logiciels.
Les processus de routine méthodiques et standardisés s’exécutent en suivant des règles élémentaires, et ce, de façon autonome. Cela peut prendre la forme de la saisie de données, de la collecte d’informations, de l’envoi d’e-mails ou encore de la gestion de fichiers, par exemple. L’humain traite alors les cas qui sortent du lot, les exceptions.
Les robots logiciels, aussi appelés robots digitaux ou bots, peuvent être déployés en seulement quelques semaines et représentent des coûts de mise en œuvre réduits. Une fois en place, ils sont immédiatement opérationnels, 24 h/24 et 7 j/7. Ces dernières années, cette technologie a évolué pour atteindre un certain niveau de maturité, ouvrant la voie à l’automatisation des processus à grande échelle.
Les cas d’usage pour les achats
D’après le cabinet de conseil McKinsey, 50 à 70 % des tâches sont potentiellement automatisables au sein des directions des achats. Cela fait d’eux les candidats idéaux au RPA, avec de multiples applications concrètes.
En effet, de nombreux process achats peuvent être automatisés via le RPA :
- Mise à jour des données fournisseurs ;
- Saisie des prix mis à jour dans les catalogues fournisseurs ;
- Relance pour obtenir certains documents ;
- Réception des pièces d’un dossier pour un appel d’offres ;
- Gestion des enchères récurrentes ;
- Analyse de conformité des fichiers ;
- Anonymisation des données (cf. RGPD) ;
- Réception et rapprochement des factures ;
- Traitement des demandes fournisseurs ;
- Suivi et alerte concernant les indices marché et matières ;
- Ressaisie des informations d’un logiciel (ou un fichier Excel) à un autre ;
- Mise en place d’un robot assistant.
Pour les services achats, le champ des possibles semble presque illimité tout au long du processus Source-to-Pay ! Ces robots peuvent automatiser bon nombre de processus quant à la gestion des données, des risques, du sourcing fournisseurs ou encore des transactions.
Les avantages du RPA
Présenté comme tel, le RPA peut faire rêver plus d’un acheteur. C’est tout à fait légitime, au vu des nombreux bénéfices de cette technologie pour les services achats, et plus largement pour les entreprises.
Leslie Willcocks, professeur au département de gestion de la London School of Economics, a écrit un livre sur le sujet. Dans une interview avec McKinsey, elle partage ses enseignements : « Le principal avantage que nous avons trouvé dans les 16 études de cas que nous avons réalisées est un retour sur investissement qui varie entre 30 et 200 % au cours de la première année. Mais il ne faut pas se contenter des gains financiers à court terme, surtout s’ils résultent simplement d’économies de main-d’œuvre. Cette approche ne rend pas justice à la puissance du logiciel, car les avantages pour l’entreprise sont multiples. »
Un tel retour sur investissement est avant tout lié aux gains de productivité. Au-delà des économies financières, le RPA permet aussi de booster l’efficacité. En effet, les bots accomplissent les tâches avec rapidité et précision, en réduisant le nombre d’erreurs. C’est donc un formidable gain de temps, autant sur le plan de l’exécution opérationnelle que du développement de la solution par rapport à d’autres options technologiques.
Alors que le marché de l’emploi est sous tension, marqué par le phénomène de la « grande démission », l’automatisation de ces tâches administratives et fastidieuses joue un rôle clé. Elle permet d’améliorer le travail quotidien des équipes et, ainsi, de les fidéliser. Cela redonne du sens au métier, avec des missions plus stratégiques à la clé. Les équipes achats peuvent alors se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse des données ou les relations avec les parties prenantes, mais aussi la prise de décision.
À ce titre, Leslie Willcocks ajoute : « À plus long terme, le RPA signifie que les gens auront un travail plus intéressant. Pendant 130 ans, nous avons rendu les emplois inintéressants et déqualifiés. Il est prouvé que ce ne sont pas des emplois entiers qui seront perdus, mais des parties d’emplois, et qu’il est possible de réassembler le travail en différents types de postes. Ce sera un bouleversement, mais les entreprises devraient être en mesure d’absorber ce niveau de changement. »
L’IPA pour aller encore plus loin
L’automatisation intelligente des processus (Intelligent Process Automation) désigne une nouvelle génération d’outils s’appliquant à des processus plus complexes. Ils s’appuient sur les technologies cognitives issues de l’Intelligence Artificielle : Machine Learning, Deep Learning, traitement du langage naturel, etc.
Ils permettent d’assister les humains dans les tâches inhabituelles ou exceptionnelles qui nécessitent un certain degré de réflexion, de créativité, de discernement, etc. Pour cela, ces outils traitent tous types de données (semi-structurées, voire non structurées) ou encore apprennent en observant le comportement humain.
Cependant, la mise en place de ces solutions prend plus de temps. Cela s’explique par le fait qu’elles requièrent une configuration plus poussée pour répondre à des objectifs métiers spécifiques et des scénarios élaborés.
Il ne fait aucun doute que la transformation digitale de la fonction achats est bien amorcée. Bien que l’adoption de ces outils (RPA, IPA ou même Intelligence Artificielle) n’en soit encore qu’à ses prémices dans la plupart des entreprises, ils dessinent un avenir enthousiasmant pour la fonction achats. La robotisation automatisée des processus lui permettra de booster son efficacité à moindre coût, d’améliorer le niveau de qualité et de favoriser l’épanouissement des équipes. De plus, elle pourra s’appuyer encore davantage sur l’automatisation intelligente pour créer de la valeur ajoutée.
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