Qu’est-ce qu’un service achat « agile » ?

agilité
17 janvier 2019
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Quand on pense « agilité » on pense « proactivité », « transversalité », « adaptabilité »… Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement pour un service achat ? Comment faire preuve d’agilité quand il y a des règles et processus bien établis ?

Agile : la définition

L’Oxford English Dictionary définit le mot « agile » ainsi :

  • Capable de bouger rapidement et facilement
  • Capable de penser et comprendre rapidement
  • Relatif à une méthode de gestion de projet, particulièrement utilisée pour les développements de logiciel, qui se caractérise par une division des tâches en phases de travail courtes ainsi que par une fréquente réévaluation et adaptation des plans

Si l’on souhaite adapter ce concept à la fonction achats, on peut se référer à la définition partagée par Ardent Partners lors du CPO Rising 2015 : « Les services achats qui combinent habilement leurs outils, leurs ressources et leur expertise afin de répondre aux besoins en constante évolution de leur activité seront les premiers à connaître la réussite. L'agilité va définir la prochaine vague de succès de la fonction achat. »

Les caractéristiques d’un service achat agile 

Un service achat agile présente trois principales caractéristiques qui mêlent anticipation, souplesse et esprit d’équipe :

  • Résoudre les problèmes à la source 

Un service achat agile solutionne les problèmes en s’attaquant à la source tout en s’alignant avec les besoins de l’entreprise. En d’autres termes : il est proactif plutôt que réactif. Cela requiert une parfaite compréhension du marché et des besoins des parties prenantes.

  • Être flexible

Un service achat agile peut s’adapter à tout changement (stratégie, localisation, réglementations…) et réagir rapidement. Pour cela, il lui faut une visibilité en temps réel et des outils collaboratifs.

  • Miser sur le collectif

Un service achat agile est une équipe qui exploite pleinement les forces de chacun pour gagner en efficacité et pouvoir déceler de nouvelles opportunités.

2 exemples concrets d’un service achat agile

Procurement Leaders partage deux bonnes pratiques pour permettre aux services achats de gagner en agilité :

  • Négocier un contrat durant le processus de sourcing

Lorsque les services achats sélectionnent leurs fournisseurs, ils peuvent tout à fait discuter des termes et des conditions d’un éventuel contrat au préalable. Cela permet d’anticiper les besoins et d’éviter toute mauvaise surprise ou retard.

  • Eliminer tout élément qui n’impactera pas le résultat

Il est nécessaire de remettre en question chaque étape des processus achats pour se concentrer sur l’essentiel. L’agilité demande du bon sens et une certaine sensibilité vis-à-vis du contexte. « Less is more (1) » ! En effet, la rapidité et la méthode « lean (2)  » sont davantage en phase avec l’agilité que ne le sont les processus standardisés ou l’exhaustivité.

Devenir « agile » signifie avant tout gagner en flexibilité. Il n’est pas question de remplacer l’ensemble des processus et méthodologies par des équivalents « agiles » mais plutôt de savoir remettre en question le fonctionnement actuel lorsque c’est nécessaire pour être plus efficace et efficient.

 

(1) : « Le moins est le mieux »

(2) : Technique de gestion visant une production plus rentable et qualitative. 

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