Quand on pense « agilité », on pense « proactivité », « transversalité », « adaptabilité »… Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement pour un service achat ? Comment faire preuve d’agilité quand il y a des règles et des process bien établis ? Découvrez ce qu’est un service achats agile, ses caractéristiques ainsi que des exemples concrets.
Définition d’un service achats agile
La fonction achats est directement liée à l’acquisition des produits et des services de l'entreprise. Les membres du service achats veillent à leur conformité et au respect de la qualité attendue.
Les produits livrés à la demande du service achats doivent en effet répondre au cahier des charges de l’entreprise. Il est alors question de prendre des mesures pour que la politique d’achats participe à la rentabilité de l’entreprise, mais aussi à sa compétitivité.
Une bonne entente et organisation avec les fournisseurs est indispensable pour maximiser les profits et obtenir un taux de satisfaction optimal des clients. Pilier de l’entreprise, ce service peut aller encore plus loin en mettant en place une politique d’achats responsables.
Lorsqu’une entreprise intègre la notion d’agilité au sein de son service achat, les résultats peuvent parfois dépasser les objectifs définis. Un service achat agile permet en effet d’appréhender les différentes problématiques de manière innovante et sécurisante.
L’Oxford English Dictionary définit le mot « agile » ainsi :
- Capable de bouger rapidement et facilement ;
- Capable de penser et de comprendre rapidement ;
- Relatif à une méthode de gestion de projet, particulièrement utilisée pour les développements de logiciel, qui se caractérise par une division des tâches en plusieurs courtes phases de travail ainsi que par une fréquente réévaluation et adaptation des plans.
Pour adapter ce concept à la fonction achats, il est pertinent de se référer à la définition partagée par Ardent Partners lors du CPO Rising 2015 : « Les services achats qui combinent habilement leurs outils, leurs ressources et leur expertise afin de répondre aux besoins en constante évolution de leur activité seront les premiers à connaître la réussite. L’agilité va définir la prochaine vague de succès de la fonction achats. »
Quelles sont les opérations effectuées par un service achat agile et ses caractéristiques ?
Un service achat classique réalise trois types d'opérations au quotidien pour le compte d’une entreprise. En plus de veiller à une collaboration optimale avec l’ensemble des fournisseurs, il cherche également à réduire les coûts d’approvisionnement. Il se charge aussi d’améliorer la sélection des produits en visant la qualité.
Un service achat alliant ces compétences à une certaine agilité permet à une entreprise de gagner en efficacité tout en maximisant les profits et le degré de satisfaction des clients. Pour ce faire, un service achat agile doit faire preuve d’anticipation, de souplesse et d’esprit d’équipe.
Les membres de ce service doivent ainsi être capables de résoudre les problèmes en s’attaquant à la source tout en s’alignant sur les besoins de l’entreprise. Ils sont proactifs plutôt que réactifs. Cela requiert une parfaite compréhension du marché et des besoins des parties prenantes.
Un service achat agile doit également faire preuve de flexibilité. Il sait réagir face aux changements, quels qu’ils soient (stratégie, localisation, réglementations…), et s’y adapte rapidement. Pour ce faire, il lui faut une visibilité en temps réel et des outils collaboratifs.
Enfin, un service achat agile mise sur le collectif : il est composé d’une équipe qui exploite pleinement les forces de chacun pour gagner en efficacité et déceler de nouvelles opportunités. Ainsi, il est possible pour un service achat d’influer sur les prix d’un produit en profitant des connaissances acquises par ses membres sur un marché donné.
Qui sont les membres de la fonction achats ?
Véritable enjeu stratégique dans l’activité d’une entreprise, le service achat regroupe plusieurs profils professionnels, experts dans leur domaine.
Également appelé responsable achats, le directeur achat se charge de la gestion du service. Son équipe est composée d’acheteurs souvent spécialisés.
Dans certains cas, le service achat compte aussi un responsable qualité, qui assure le contrôle des produits et la réalisation d’audits.
Comment organiser un service achat agile ? 4 exemples concrets
Si la fonction achat est en perpétuelle évolution, son objectif demeure l’amélioration de la rentabilité de l’entreprise et du niveau de satisfaction client. Voici quatre bonnes pratiques, dont deux partagées par le réseau Procurement Leaders, à mettre en place pour permettre aux services achats de gagner en agilité.
Négocier un contrat durant le processus de sourcing
Lorsque les services achats sélectionnent leurs fournisseurs, ils peuvent tout à fait discuter des termes et des conditions d’un éventuel contrat au préalable. Cela permet d’anticiper les besoins et d’éviter tout retard ou mauvaise surprise.
Éliminer tout élément qui n’impactera pas le résultat
Il est nécessaire de remettre en question chaque étape des processus achats pour se concentrer sur l’essentiel. L’agilité demande du bon sens et une certaine sensibilité vis-à-vis du contexte. « Less is more[1] » ! En effet, la rapidité et la méthode « Lean[2] » sont davantage en phase avec l’agilité que ne le sont les processus standardisés ou l’exhaustivité.
Cultiver une bonne entente
Le directeur achat ou acheteur doit veiller à maintenir de bons rapports avec les collaborateurs internes de l’entreprise, mais aussi avec les prestataires externes tels que les fournisseurs. Pour développer des relations optimales, les professionnels de la fonction achat doivent devenir de véritables business partners.
Opter pour la digitalisation et l’utilisation de l’intelligence artificielle dans la fonction achats
L’intégration des outils digitaux offre une gestion efficace du processus d’achat. Les acheteurs disposent alors d’une vision à 360° du marché et de ses évolutions pour un gain de réactivité non négligeable. Un service achats à la digitalisation avancée peut suivre en temps réel les variations de prix et autres changements affectant la rentabilité de l’entreprise.
Devenir « agile » signifie avant tout gagner en flexibilité. Il n’est pas question de remplacer l’ensemble des process et méthodologies par des équivalents « agiles », mais plutôt de savoir remettre en question le fonctionnement actuel lorsque c’est nécessaire pour être plus efficace et performant.