Stratégie achats : comment valoriser les résultats ?

stratégie achats
8 octobre 2019
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Un article récemment publié sur Décisions-Achats.fr propose un peu de mathématiques. Il répond avec brio à la question de la mise en avant des résultats d’une stratégie achats. L’article propose tout simplement une méthodologie pour calculer les gains achats.

Le défi proposé tient à l’enjeu de ce type de calculs. La détermination du bénéfice quantitatif de la stratégie achats de l’entreprise permet en effet de traduire en contributions concrètes la performance de la fonction. Apporter, par exemple, une ressource supplémentaire de 10 % au budget R&D peut avoir beaucoup de sens pour l’équipe achats.    

Selon le type de dépense, l’article propose trois méthodes différentes pour évaluer la performance de la stratégie achats :

Stratégie achats : valoriser les économies réalisées sur une dépense connue

La première situation étudiée pour apprécier la performance de la stratégie achats est aussi la plus simple. Nous nous plaçons ici dans l’hypothèse où il existe un prix de référence. Ce prix de référence peut être par exemple :

  • le prix moyen acquitté au cours d’une période comparable pour un achat récurrent
  • le dernier prix pratiqué si la dépense n’est pas annuelle
  • le prix de marché couramment admis

Le gain achat est obtenu par la différence entre le prix réellement appliqué et le prix de référence multipliée par le volume prévisionnel de consommation, retenu au moment de l’élaboration du budget.

  • (prix de référence – prix appliqué) x volume prévisionnel

Le réel enjeu réside, en fait, dans les conditions d’obtention du gain achats que l’on souhaite valoriser.

Est-ce que l’on a obtenu un gain grâce à :

  • une négociation efficace avec le fournisseur ?
  • la modification des conditions logistiques, en acceptant, par exemple, de réduire le nombre de livraisons ?
  • la réduction du nombre de points de livraisons ?
  • la flexibilité sur les jours de livraison ?
  • un changement de fournisseur ?
  • la rationalisation des références sur un type de besoins ? …

En réalité, le prix unitaire obtenu n’est qu’une facette du talent de l’équipe achats et de la stratégie achats mise en place !   

Stratégie achats : valoriser les économies réalisées par rapport à une dépense estimée

Le deuxième contexte envisagé par l’auteur de l’article est celui de l’externalisation d’une tâche. La difficulté de la détermination du gain achats réside dans l’absence de valeur de référence. En effet, les tâches internes, par exemple l’envoi d’invitations pour un événement clients, ne font que très rarement l’objet d’une valorisation. C’est en général l’indisponibilité de la personne en charge habituellement d’une tâche qui détermine la décision d’externaliser cette tâche et non une quelconque motivation économique.

Pour déterminer le gain et donc souligner la performance de la stratégie achats dans une configuration d’externalisation, la méthode préconisée repose sur la comparaison entre le prix réellement payé pour la prestation et une référence pour ce type de tâche, par exemple issue d’une étude de marché.

  • prix de référence – prix appliqué

Sans remettre en cause le bienfondé de la méthodologie, l’article s’interroge tout de même sur le sens d’une évaluation dont le coût de calcul risque fort de s’avérer supérieur à l’éventuel gain constaté !  

Stratégie achats : valoriser les économies réalisées par rapport à un budget d’achat

Dans ce troisième cas de figure, la valeur de référence est un budget prévisionnel, lui-même assis sur un volume d’achats prévisionnel. La performance induite par la stratégie achats se calcule par la différence entre le budget affiché au départ et le volume prévisionnel multiplié par le prix d’achat réellement obtenu.

  • Budget – (volume prévisionnel x prix appliqué)

L’éventuelle variation de volume est ainsi neutralisée. La différence, en gain ou en perte, ne résulte que du montant unitaire négocié grâce au savoir-faire des acheteurs.

La fiabilité de cette méthode de valorisation de la performance de la fonction achats repose sur deux conditions :

  • Le réalisme du prix estimé au départ pour déterminer le budget prévisionnel sur la catégorie d’achat concernée.

En effet, pour être crédible, le budget initial cible doit être bâti relativement à un prix unitaire de marché bien documenté ou à un historique réellement référent.

  • Le réalisme du besoin estimé en volume.

Si le volume de commandes annuel réalisé est très différent de celui retenu pour le calcul du budget initial – singulièrement s’il est beaucoup plus élevé – la part d’effet volume dans le prix unitaire réellement obtenu risque de venir brouiller le message de performance.

L’article de Décision-Achats.fr précise que dans les services d’achats publics, des calculs successifs s’efforcent de piloter la fiabilité de la valorisation des économies réalisées dans ce troisième cas de figure :  

  • Le gain identifié : d’après une première idée de l’acheteur.
  • Le gain ciblé : affiné après avoir été autorisé.
  • Le gain sécurisé : réajusté à l’issue du projet.

En conclusion, la valorisation de la performance de la stratégie achats est un élément de motivation et de reconnaissance pour les équipes achats. Cette quantification doit à ce titre être recherchée avec le maximum de rigueur pour faire reconnaître à leur juste mesure les gains réalisés par une stratégie achats efficace.  

Pour autant, il importe de conserver à l’esprit qu’une part très importante de la mission de la fonction achats est qualitative.

Le plus important pour l’équipe achats est de faire valoir sa contribution à la dynamique collective de l’entreprise, innovante, conquérante et reconnue pour sa qualité et sa fiabilité de la part de toutes ses parties prenantes.

Pour en savoir plus sur le nécessaire alignement stratégique entre les achats et l’entreprise, lisez l’article « La stratégie d’achats doit-elle être alignée sur celle de l’entreprise ? »