Afin de pouvoir porter un regard global sur leur service achats et ses dépenses, il est essentiel pour les entreprises de mettre régulièrement en œuvre une évaluation de leur stratégie achats. Plus ou moins fréquent, ce contrôle leur offre l’opportunité de réaliser de réelles économies sur le long terme. En effet, la détermination du bénéfice quantitatif de la stratégie achats traduit en contributions concrètes la performance de la fonction. Selon le type de dépense, il existe trois méthodes différentes pour le calcul de la performance des achats. Ainsi, il est possible de mesurer cette performance par rapport à une dépense connue, au regard d’une dépense estimée ou dans le cadre d’un budget prévisionnel. Voici comment calculer la performance des achats.
Le calcul de la performance achats par rapport à une dépense connue
Il existe plusieurs options pour les entreprises qui souhaitent faire gagner en efficacité leur fonction achats. Elles peuvent, par exemple, assurer le suivi et l’analyse de KPI définis au préalable ou encore mettre en place un service achat agile. Mais ce ne sont pas les seules solutions disponibles.
Ainsi, la première méthode de calcul pour mesurer la performance de la stratégie achats est aussi la plus simple. Elle repose sur l’hypothèse qu’il existe un prix de référence. Ce prix peut être :
- Le prix moyen acquitté au cours d’une période comparable pour un achat récurrent ;
- Le dernier prix pratiqué si la dépense n’est pas annuelle ;
- Le prix de marché couramment admis.
Le gain achats est obtenu par la différence entre le prix réellement appliqué et le prix de référence, multipliée par le volume prévisionnel de consommation, retenu au moment de l’élaboration du budget : (Prix de référence – Prix appliqué) x Volume prévisionnel.
Le véritable enjeu réside dans les conditions d’obtention du gain achats que l’entreprise souhaite valoriser. Il convient alors de se demander grâce à quelle action le gain a été obtenu :
- Une négociation efficace avec le fournisseur ;
- La modification des conditions logistiques (en acceptant, par exemple, de réduire le nombre de livraisons) ;
- La réduction du nombre de points de livraison ;
- La flexibilité sur les jours de livraison ;
- Un changement de fournisseur ;
- La rationalisation des références sur un type de besoins…
En réalité, le prix unitaire obtenu n’est qu’une facette du talent de négociation des acheteurs et de la stratégie achats mise en place !
La mesure de la performance achats au regard d’une dépense estimée
Le deuxième contexte d’évaluation est celui de l’externalisation d’une tâche. La difficulté à déterminer des gains achats réside dans l’absence de valeur de référence. En effet, les tâches internes (l’envoi d’invitations pour un événement client, par exemple) ne font que très rarement l’objet d’une valorisation. C’est en général l’indisponibilité de la personne habituellement en charge d’une tâche qui conditionne l’externalisation de cette activité et non la prise en compte d’une motivation économique.
Pour déterminer le gain et souligner la performance de la stratégie achats dans une configuration d’externalisation, la méthode préconisée repose sur la comparaison entre le prix réellement payé pour la prestation et une référence pour ce type de tâche. Cette référence peut être issue d’une étude de marché. La formule à appliquer est alors la suivante : Prix de référence – Prix appliqué.
Sans remettre en cause le bien-fondé de la méthodologie, il peut être pertinent de s’interroger sur le sens d’une évaluation dont le coût de calcul risque de s’avérer supérieur à l’éventuel gain constaté.
L’évaluation de la performance achats dans le cadre d’un budget prévisionnel
Dans ce troisième cas de figure, la valeur de référence est un budget prévisionnel, lui-même assis sur un volume d’achats prévisionnel. La performance induite par la stratégie achats se calcule par la différence entre le budget affiché au départ et le volume prévisionnel multiplié par le prix d’achat réellement obtenu : Budget – (Volume prévisionnel x Prix appliqué).
L’éventuelle variation de volume est ainsi neutralisée. La différence, en gain ou en perte, ne résulte que du montant unitaire négocié grâce au savoir-faire des acheteurs.
La fiabilité de cette méthode de valorisation de la performance de la fonction achats repose sur deux conditions :
- Le réalisme du prix estimé au départ pour déterminer le budget prévisionnel sur la catégorie d’achat concernée.
En effet, pour être crédible, le budget initial cible doit être bâti relativement à un prix unitaire de marché bien documenté ou à un historique réellement référent.
- Le réalisme du besoin estimé en volume.
Le message de performance risque d’être brouillé si le volume de commandes annuel réalisé est très différent de celui retenu pour le calcul du budget initial. Cette part d’effet de volume dans le prix unitaire est d’autant plus conséquente si la différence est importante.
Dans les services d’achats publics, des calculs successifs s’efforcent de piloter la fiabilité de la valorisation des économies réalisées dans ce troisième cas de figure :
- Le gain identifié : d’après une première idée de l’acheteur ;
- Le gain ciblé : affiné après avoir été autorisé ;
- Le gain sécurisé : réajusté à l’issue du projet.
En conclusion, la valorisation de la performance de la stratégie achats est un élément de motivation et de reconnaissance pour les équipes achats. Les acheteurs bénéficient ainsi d’un retour sur la politique d’achats mise en place avec un regard porté sur les résultats des actions entreprises. Cette quantification doit, à ce titre, être recherchée avec le maximum de rigueur pour faire reconnaître à leur juste valeur les gains réalisés par un calcul de la performance achats efficace.
Pour autant, il importe de garder à l’esprit qu’une part conséquente de la mission de la fonction achats est qualitative. L’essentiel pour les acheteurs est de faire valoir leur contribution à la dynamique collective de l’entreprise, innovante, conquérante et reconnue pour sa qualité et sa fiabilité par toutes ses parties prenantes.
