Le bienfondé d’un projet d’e-procurement ne soulève plus guère de réticences dans son principe. En effet, chacun dans l’entreprise a compris l’intérêt de disposer de données de meilleure qualité, de réduire les coûts, de rendre la relation fournisseurs plus innovante ou d’éviter des erreurs et des litiges.
Pour autant, la mise en œuvre d’un projet d’e-procurement nécessite une conduite bien pensée, car elle requiert du temps, implique de nombreux acteurs à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation et exige un changement profond des pratiques.
Cinq facteurs ont, en particulier, une influence certaine sur la réussite d’une démarche de digitalisation de la chaîne achats :
- Le partage d’objectifs précis
- Un panel de fournisseurs avant-gardistes et engagés
- La capacité à convaincre l’ensemble des fournisseurs
- La souplesse d’intégrer la possibilité de canaux différenciés
- Une communication mobilisatrice tout au long de la démarche
Point clé n°1 d’un projet d’e-procurement : des objectifs précis
Qui n’a pas d’objectif est certain de ne jamais les atteindre ! Une démarche d’e-procurement n’échappe pas à cette règle implacable de la conduite de projet efficace.
Un bon objectif pour ce type de projet se doit d’être :
- Réaliste relativement aux ressources que l’organisation est prête à allouer au projet d’e-procurement.
- Mesurable pour pouvoir documenter un avancement dans le temps. Par exemple la réduction du nombre de références, du nombre de litiges ou encore des délais de livraison.
- Partagé par tous les contributeurs à la réussite du projet d’e-procurement, internes comme externes.
Point clé n°2 d’un projet d’e-procurement : des partenaires pilotes
Dans un projet d’e-procurement, il est prudent de démarrer avec quelques partenaires ciblés. Ce panel de pionniers engagés servira notamment à :
- Définir les modalités de la digitalisation des processus de façon participative.
- Tester grandeur nature mais sans engager tout le système d’information achats les processus définis à travers le projet d’e-procurement.
Les partenaires retenus devront être de taille et de complexité significatives pour faire valoir de façon crédible les premiers résultats obtenus. Les preuves seront d’autant plus indiscutables et les efforts demandés plus légitimes que l’écart avant/après sera important.
Panacher des partenaires présentant des difficultés récurrentes avec d’autres concernés par un volume important de transactions paraît être une bonne approche.
Point clé n°3 d’un projet d’e-procurement : des fournisseurs impliqués
Un projet d’e-procurement aura d’autant plus de portée que les fournisseurs stratégiques seront engagés. De toute évidence, la dématérialisation réussie de la chaîne d’achats repose sur son déploiement sur le périmètre des partenaires.
Par exemple, pour conserver leur position au sein de l’écosystème, les fournisseurs devront mettre en avant leurs références à travers un catalogue électronique.
Pour des raisons de disponibilité ou de crainte du changement, l’implication de tous les partenaires n’est pas acquise. Il est donc avisé de faire un effort d’argumentation auprès d’eux en pratiquant une stratégie « gagnant/gagnant ». On peut, par exemple, réduire le délai d’émission des commandes et de traitement des factures en échange de la mise en place d’un e-catalogue.
Point clé n°4 d’un projet d’e-procurement : des canaux multiples
Chaque fournisseur et chaque pays sont soumis à des contraintes particulières. Votre projet d’e-procurement a plus de chances d’être fluide et souple si différents canaux d’échanges sont intégrés dès la conception de la démarche de digitalisation.
Selon les maturités digitales de chaque acteur, le canal le plus indiqué pourra être tour à tour :
- Un portail fournisseurs
- Un catalogue électronique
- Des flux EDI
- Des échanges de PDF par mail
À vous de prévoir en amont la boîte à outils la plus garnie mais aussi la plus cohérente !
Point clé n°5 d’un projet d’e-procurement : la communication
Le déploiement d’un projet d’e-procurement demande du temps et beaucoup d’efforts d’adaptation de la part de chaque acteur concerné. Les membres de l’équipe achats, leurs interlocuteurs dans les services de l’entreprise et bien sûr les fournisseurs doivent converger vers des procédures inédites. Ils doivent aussi prendre le temps en amont de paramétrer des outils qui sont souvent nouveaux pour eux.
Ce n’est pas un petit projet et il importe, pour qu’il aille au bout, que chacun se sente personnellement motivé. Une communication constante autour du projet, qui en explique le sens avec pédagogie et en valorise les bénéfices à toutes les étapes, sera une ressource indispensable à son atterrissage dans les conditions et dans les délais prévus au départ.
En conclusion, le choix de la plateforme technologique est évidemment stratégique pour supporter un projet d’e-procurement avec les meilleures chances de succès. Et au passage pour avancer avec sérénité dans la conduite de la démarche. Le conseil ultime est de privilégier des fondations solides en choisissant un standard du marché.
Recommandé au départ pour faciliter l’appropriation de l’outil et pour être en mesure de s’inspirer de retours d’expérience de la part d’autres clients comparables, ce choix est aussi une meilleure garantie pour l’efficience du e-procurement sur le long terme.
Un dernier conseil : avant de lancer au sein de votre organisation votre projet d’e-procurement, lisez l’article de Xavier Laurent, Directeur des Services à Valeur Ajoutée de Manutan : la feuille de route du P2P.
