La fonction achats est en charge du cycle d’achat qui est long et complexe. Or, ce cycle est reconnu comme de plus en plus stratégique pour les entreprises. En effet, les entreprises sont confrontées à des défis d’innovation, de gains de productivité et de réduction des coûts pour lesquels la fonction achats peut et doit apporter des réponses pertinentes.
Pour s’élever à la hauteur de ces défis, la fonction achats doit accomplir sa transformation digitale. Pour ne citer qu’un chiffre, Manutan estime que 70 % des tâches de la fonction achats peuvent être automatisées. Cette automatisation est la condition pour que les équipes achats dégagent du temps qu’elles puissent réinvestir dans des contributions stratégiques.
Un logiciel de gestion des achats automatise le cycle complet des achats c’est-à-dire le suivi des demandes d’achats, des commandes, des livraisons et des factures. Une solution achats assure également le pilotage des fournisseurs et celui du budget.
Concrètement, un logiciel de gestion des achats apporte 4 bénéfices à la fonction achats :
- Un gain de temps et d’argent
- Un renforcement de la maîtrise des risques
- Une meilleure adéquation des réponses apportées aux métiers
- Une capacité accrue d’anticipation et d’aide à la décision
Digitaliser la fonction achats fait gagner de l’argent et du temps
La réduction des coûts obtenue grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion des achats découle de trois leviers :
- La capacité à mobiliser des données de comparaison (historiques, entre deux fournisseurs, selon les saisons) qui permettent d’obtenir de meilleures conditions d’achat.
- La capacité à simuler des conditions logistiques en termes de cadences ou de points de livraison jusqu’à trouver l’équilibre qui rationalise les coûts logistiques
- L’amélioration de la traçabilité des stocks pour éviter des commandes inutiles.
Le pilotage budgétaire permet en outre à la fonction achats de détecter en temps réel les dépassements éventuels et d’apporter au plus vite tout correctif utile.
Le gain de temps résulte par exemple :
- D’un meilleur ciblage des bons fournisseurs, ce qui diminue les erreurs, les défauts de qualité et les litiges.
- De l’optimisation de la réalisation des tâches administratives, comme la saisie des commandes ou la vérification des factures.
Digitaliser la fonction achats évite les risques
La digitalisation de la gestion des achats apporte à la fonction achats une puissance inédite de pilotage de ses fournisseurs.
Cette possibilité d’une vision globale et différenciée apporte trois avantages majeurs à la fonction achats :
- Une gestion des stocks au plus juste, en évitant de sur-stocker mais aussi de sous-stocker grâce à une identification fiable et personnalisée des seuils de déclenchement.
- Une connaissance approfondie des profils constituant son panel, nécessaire pour bénéficier de savoir-faire avérés voire certifiés pour les achats les plus stratégiques.
- La traçabilité des fournitures par lot et par commande, indispensable pour circonscrire un risque en cas de défaut qualité.
Digitaliser la fonction achats améliore l’adéquation des réponses et des besoins
La digitalisation de la fonction achats et surtout l’interopérabilité de son logiciel de gestion avec celui des autres fonctions améliorent la fluidité des échanges et les possibilités de coopération.
Par exemple, il est possible de mettre très simplement en place des flux transverses de validation pour les demandes d’achat, évitant ainsi la prise en compte de commandes déconnectées des besoins réels. Autre exemple, l’unification du système d’information à l’échelle de l’entreprise favorise l’animation de groupes projets transverses incluant des acheteurs. Ces groupes projets définissent ensemble, même à distance, les spécifications des achats intégrés dans les innovations.
Digitaliser la fonction achats facilite l’anticipation stratégique
Un pilotage fin du budget achats et du panel de fournisseurs conjugué avec une interconnexion de la fonction achats avec les autres fonctions de l’entreprise favorise la planification stratégique des achats. Informée voire partie prenante des orientations de l’organisation, la fonction achats est en mesure d’anticiper les demandes d’achats. L’équipe d’acheteurs peut ainsi identifier, avec le maximum d’assurance qualité, les futurs partenaires les plus à même de répondre aux nouvelles demandes.
Pour aller un cran plus loin, la digitalisation de la relation fournisseurs et l’automatisation de la recherche de réponses innovantes grâce à des technologies comme l’intelligence artificielle donnent à la fonction achats la possibilité de s’inscrire en force de proposition et même d’aide à la décision dans des contextes de lancements de projets.
En conclusion, en prenant la décision de digitaliser la fonction achats, les directeurs achats se donnent les moyens de voir leur service consacrer davantage de temps et d’intelligence à l’optimisation de sa contribution à la performance de l’organisation dans son ensemble. Le digital permet en effet à la fonction achats de passer d’une approche quantitative à une approche beaucoup plus qualitative.
L’exploitation des données achats recueillies tout au long du cycle, stockées dans une base unique et traitées selon une méthodologie partagée est un levier incomparable pour comprendre, améliorer et anticiper. C’est pourquoi le choix de la solution digitale doit intégrer la qualité des tableaux de bord, en plus bien sûr de la compatibilité avec les autres solutions de gestion déjà en exploitation au sein de l’organisation.
Enfin, la digitalisation est l’un des six leviers identifiés par Manutan pour optimiser les achats de classe C. Avant de choisir votre solution de gestion des achats, prenez le temps de consulter l’article consacré à ce sujet.
