La fonction achats a tout à gagner à adopter massivement les outils d’e-Procurement. Les bénéfices de la digitalisation achats sont importants dans trois domaines en particulier :
- La gestion des fournisseurs et la capacité à capter davantage d’innovation
- La productivité de la fonction achats
- L’intégration avec les autres métiers et l’implication dans la réflexion stratégique de l’entreprise
Mais pour bénéficier des avantages de la digitalisation, la fonction achats doit adapter les compétences des collaborateurs de l’équipe. Procurement Leaders a consacré récemment une table ronde virtuelle à ce sujet, afin d’identifier la meilleure façon de procéder.
Les leaders achats participant à la table ronde ont répondu à quatre questions pour esquisser un référentiel de compétences pour accompagner la digitalisation de la fonction achats :
- Quelle cohérence avec les autres métiers ?
- De bonnes compétences peuvent-elles compenser un mauvais système ?
- Quelle est la compétence la plus importante ?
- Qu’en est-il des compétences digitales proprement dites ?
Aligner les priorités de la fonction achats sur les priorités du business
La transformation digitale de l’entreprise induit que la fonction achats est de plus en plus intégrée dans une chaîne de valeur qui la relie à la plupart des fonctions de l’entreprise. C’est pourquoi l’enjeu de la montée en compétence de l’équipe achats est indissociable de la question de la qualité de sa relation avec les autres métiers.
Une première thématique de montée en compétence de la fonction achats est donc de renforcer sa capacité à s’aligner avec les enjeux du business. Pour atteindre cet objectif, la fonction achats doit veiller à accompagner les collaborateurs sur trois savoir-faire :
- La culture de l’environnement économique et la connaissance des priorités des clients de l’entreprise
- L’ouverture d’esprit et la capacité à accepter des compromis, pour faciliter l’ajustement réel et durable des procédures aux interfaces
- La maîtrise d’un petit nombre d’indicateurs partagés avec le business
Le bénéfice de cette acquisition de compétences dépasse au demeurant le seul alignement des fonctions. L’ouverture d’esprit et la compréhension des enjeux de l’autre sont des leviers pour :
- Faire aboutir les projets transverses
- Faire gagner du temps à tout le monde dans les interactions
Choisir une technologie cohérente avec les ambitions de la fonction achats
Les leaders achats ont répondu ‘’non’’ à la question : « Est-ce que des compétences élevées peuvent compenser une solution de Procure-to-Pay inadaptée ? » En effet, pour ces derniers, la réussite de la digitalisation de la fonction achats repose à la fois sur des capacités humaines et sur des capacités technologiques.
Les deux thématiques sont liées :
- Le rôle des femmes et des hommes de l’équipe est d’augmenter la productivité des équipements digitaux
- Le rôle des équipements digitaux est de stimuler l’intelligence collective et la réactivité des équipes de la fonction achats
La compétence de la fonction achats et sa capacité à augmenter sa valeur ajoutée au sein de l’entreprise sont fortement déterminées par l’efficience des solutions de P2P conjuguée avec l’expertise des équipes. Notamment pour interpréter les données recueillies et pour investir le temps gagné sur les tâches automatisées en conseil à valeur ajoutée.
Développer une aptitude au changement au sein et autour de la fonction achats
À l’unanimité, la compétence la plus importante à développer est l’esprit d’entreprise. Pour les décideurs achats réunis par Procurement Leaders, la capacité à repousser les limites – et surtout sans doute l’envie de le faire – sont les compétences les plus à encourager au sein de la fonction achats.
Qu’est-ce que l’esprit d’entreprise ? Il est défini comme une exigence reposant sur trois composantes :
- La créativité
- L’innovation
- L’acceptation de la prise de risque
Pour le dire autrement, l’aréopage perçoit dans l’esprit d’entreprise la capacité à concevoir des projets et à en conduire l’exécution conforme. Nul doute que la fonction achats a beaucoup à gagner à oser sortir de son pré carré.
Attention cependant, alertent les leaders achats, à ne pas aller trop vite et trop loin, au risque de perdre une partie de l’équipe ou pire encore, de se trouver en déphasage avec d’autres fonctions de l’organisation.
Disposer d’experts digitaux de bon calibre au sein de la fonction achats
La digitalisation de la fonction achats recouvre des réalités multiples :
- Accélérer le traitement des factures relève du gain de productivité
- Appliquer le big data à l’analyse de la valeur des principaux achats représente un saut qualitatif
Les compétences pour mettre en œuvre les processus dans ces deux exemples ne sont pas les mêmes.
En fonction de l’organisation de la fonction achats, il n’est pour autant pas forcément nécessaire que tout le monde soit formé à l’analyse des données. La recommandation des leaders achats est qu’il suffit que l’équipe dispose d’un petit nombre d’experts qui maîtrisent les enjeux numériques les plus pointus.
En conclusion, il est important que la fonction achats se préoccupe de faire monter en compétence les collaborateurs de l’équipe :
- Tous les collaborateurs doivent améliorer leur capacité à interagir avec leur environnement, en particulier avec les autres métiers de l’organisation.
- Tous les collaborateurs ont à développer leur esprit d’innovation et leur envie de dépasser leurs limites.
- Certains collaborateurs doivent également monter en compétence pour exploiter les ressources digitales les plus avancées.
Le deuxième enseignement de la table ronde organisée par Procurement Leaders est que la montée en compétence de la fonction achats s’appuie également sur le bon choix de la solution de digitalisation. La compétence de la fonction achats, c’est l’expertise des femmes et des hommes conjuguée avec la performance de la technologie d’e-Procurement.
La question des compétences de la fonction achats est une problématique qui dépasse évidemment la seule adaptation aux mutations technologiques. Pour élargir la perspective, regardez la vidéo « Fonction achats : quels sont les savoir-être essentiels ? »
