Dès le début du premier confinement, un comité de crise sur les délais de paiement[1] a été mis en place pour garantir le respect des bonnes pratiques inter-entreprises. Ce comité de crise s’est récemment attaché à recenser les comportements inappropriés en matière de délais de paiement.
Ainsi, la démarche donne à la fonction achats les moyens d’alerter les acteurs de la chaîne de validation et de paiement sur les comportements à éviter. En effet, pour conjurer le risque d’une dérive des délais de paiement, il faut deux conditions :
- Faire connaître à toute la chaîne d’achats les pratiques inacceptables
- Aider chaque acteur à adopter une approche proactive
4 pratiques inacceptables en matière de délais de paiement
De façon encore plus évidente en période d’incertitude économique, la solidarité inter-entreprises est une condition du fonctionnement global de l’économie. Dans cette perspective, les délais de paiement constituent un enjeu essentiel. C’est pourquoi le comité de crise sur les délais de paiement a été mis en place.
Le comité dénonce en particulier quatre comportements nocifs :
- Le retard systématique dans l'émission des bons de commande
- Un formalisme tatillon et opaque par rapport à la présentation de la facture
- La longueur anormale du circuit de validation des factures
- Le blocage du règlement de la facture sous des prétextes fallacieux
La mise en place du télétravail et la désorganisation des services au moment du premier confinement peuvent certainement expliquer certaines difficultés administratives. L’idée n’est donc pas de sur-réagir au moindre décalage mais bien de disqualifier toute volonté organisée pour différer au maximum les règlements.
De même, l’intention du comité n’est pas de proscrire toute contestation justifiée. La non-qualité existe du côté des fournisseurs et le rôle de la fonction achats est bien de veiller à la parfaite exécution des contrats. Mais une mise en cause sans fondement qui allonge démesurément les délais de paiement est préjudiciable à la relation de confiance.
Une approche proactive pour respecter les délais de paiement
La première bonne pratique à mettre en place par la fonction achats est bien entendu l’édiction de règles claires en matière de délais de paiement :
- Prévoir une mention systématique des délais de paiement dans le contrat, qui ne peuvent légalement de toute façon excéder 60 jours
- Indiquer dans le contrat les conditions d’application de ces délais de paiement, avec en particulier le point de départ du décompte de temps (la réception de facture, en principe)
- Se donner les moyens de suivre au jour le jour les échéances, avec une application de procure-to-pay, par exemple
- Rappeler les règles sur le bon de commande, pour placer chacun devant ses obligations
Ensuite, la collaboration avec les fournisseurs est indispensable pour les responsabiliser autour de la qualité de leur facturation :
- Faire respecter strictement les règles formelles édictées (destinataire, forme de la facture, reprise d’une référence de commande…), en leur faisant comprendre qu’il est dans leur intérêt de faciliter le rapprochement des factures et des commandes
- Obtenir que les factures soient émises dans un délai raisonnable après l’acceptation de la livraison
Enfin, il importe de responsabiliser également la chaîne de validation en interne pour supprimer tout risque d’allongement des délais de paiement :
- Accepter ou refuser les livraisons aussi vite que possible pour ne pas bloquer la facturation
- Accélérer la diffusion des factures après réception, notamment grâce à un outil de dématérialisation, indispensable dans un contexte de travail à distance
- Organiser un circuit de validation qui responsabilise chaque membre de la chaîne à la problématique des délais de paiement
En conclusion, la dérive éventuelle des délais de paiement n’est aucunement acceptable. Côté fournisseur, sa trésorerie se trouve malmenée. Côté client, c’est la réputation qui finit par être entachée, avec le risque de perdre la confiance des fournisseurs stratégiques.
C’est pourquoi il convient de réagir sans délai avec le niveau de réponse adapté. Sachant que la réactivité est évidemment facilitée quand les acteurs du cycle client sont mobilisés sur le sujet, que la question est anticipée dès la signature du contrat et que les procédures de détection sont en place.
Les relations inter-entreprises sont fort heureusement le plus souvent orientées vers la considération des partenaires et vers la solidarité dans les temps incertains.
Pour vous en convaincre, lisez par exemple le dernier article de Julie Dang Tran, Directrice Générale de Manutan France : 3 histoires achats inspirantes à l’heure de la covid-19.
[1] https://www.economie.gouv.fr/comite-crise-delais-paiement-incidents
