Aujourd’hui, les achats s’imposent en tant que fonction stratégique au sein de l’entreprise. C’est pourquoi il devient impératif pour tout service achats de piloter ses activités via un tableau de bord. Cet outil permet d’agréger, d’analyser et de visualiser toutes les données achats. Les directions achats peuvent ainsi piloter leurs activités, s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue et ainsi transformer leur fonction en véritable moteur de performance. Dès lors, tout l’enjeu est de construire un tableau de bord clair, pertinent et interactif.
Le tableau de bord achats, un outil stratégique
Le tableau de bord achats est un outil de visualisation qui centralise vos indicateurs clés de performance et les représente de façon graphique. Tableaux, graphiques, diagrammes… décomposent les données complexes, afin de les rendre accessibles et compréhensibles pour tous. Cela offre une vue d’ensemble des données achats, de la performance fournisseurs jusqu’à la réduction des coûts.
Grâce à une interface claire, le tableau de bord achats facilite la prise de décision. Cela permet ainsi aux équipes achats de suivre les indicateurs en temps réel, de comparer les résultats aux objectifs et d’identifier les opportunités d’amélioration. C’est aussi un outil clé de communication avec les parties prenantes, qui favorise la transparence et la collaboration au sein de l’entreprise.
Pour Tom Mills, Directeur des achats et des biens immobiliers chez Bibby Financial Services[1], c’est l’occasion de mettre en valeur votre activité achats. Voici ses conseils pour y parvenir : « Chaque diapositive doit alors comprendre : les indicateurs clés de performance qui intéressent la direction, des graphiques et schémas ayant un impact visuel et le suivi des progrès (année par année, mois par mois…). Je respecte ces règles dans tous les dossiers. Je ne dispose pas toujours d’une technologie achat sophistiquée pour le faire (cela aide si vous en avez une). Mais je suis religieusement ces règles. La valeur des achats est une question de fiabilité et de clarté. Pour développer votre réputation en matière d’achats, vous avez besoin de ces deux éléments. ».
Enfin, dans l’idéal, le tableau de bord achats regroupe et analyse simultanément des données issues de différentes sources. Pour soulager les équipes, celui-ci se met également à jour de manière automatique.
Les différents types de tableaux de bord achats
Il existe différents types de tableaux de bord achats. Chacun dispose de son propre but, présente différentes catégories d’informations et s’adresse à une population cible.
Le tableau de bord achats stratégique
Le tableau de bord stratégique sert à orienter les stratégies sur le long terme. On va, par exemple, y retrouver les dépenses totales annuelles, les dépenses par catégorie et par fournisseur, les économies réalisées au total… Ce tableau offre aux décideurs une vision globale et prospective pour prendre des décisions éclairées.
Le tableau de bord achats opérationnel
Le tableau de bord opérationnel vise à piloter les activités quotidiennes. On suit les opérations achats en temps réel et s’assure de leur bon déroulement. On y retrouve notamment les demandes d’achats ouvertes, les contrats arrivant à échéance, les appels d’offres et négociations en cours… Cela permet aux équipes achats d’ajuster rapidement leurs actions.
Le tableau de bord achats tactique
Le tableau de bord tactique vise à mesurer les performances de l’équipe ou d’un projet achats. On va s’intéresser de plus près aux résultats des négociations, des économies réalisées, des demandes d’achats clôturées, aux durées des cycles de demande d’achat, etc. Cela aide les équipes achats à gérer des actions spécifiques pour gagner en efficacité.
Tableau de bord achats : comment choisir ses indicateurs ?
Il peut être tentant de reprendre les modèles et les indicateurs clés de performance observés à l’extérieur. Pour autant, chaque organisation se doit de construire son propre tableau de bord qui réponde à ses enjeux, sa stratégie et ses priorités. Celui-ci doit être entièrement personnalisé avec des indicateurs pertinents, adaptés à sa situation.
À titre d’exemple, certaines structures ne prennent pas de KPI financiers en compte. C’est ce qu’explique Raphaël Galligani, directeur des achats du gestionnaire d’autoroutes Sanef[2] : « En accord avec la direction de l’entreprise, je n’impose pas de KPI financier à mes équipes. La performance financière est indirectement induite par leurs autres objectifs. »
Mais alors, quels indicateurs clés de performance suivre ? En voici quelques exemples, classés par thématique.
L’efficacité des achats
- Le retour sur investissement
- La part des achats sous contrôle
- Les économies réalisées (vs objectifs)
- Le coût total de possession
La mise en œuvre effective des contrats
- La corrélation coût/valeur
- Le délai moyen d’exécution
Les achats responsables
- L’impact CO2 par article acheté
- L’impact social de chaque fournisseur
La performance fournisseurs
- Le taux de respect des délais de livraison
- Le taux de satisfaction des fournisseurs
- Le taux de disponibilité des fournisseurs
Le respect des politiques et processus
- Le taux d’achats réalisés hors contrat
- La durée du cycle d’achat
La qualité et la conformité
- Le taux de conformité aux spécifications
- Le taux de défauts des fournisseurs
- Le taux de contractualisation des fournisseurs
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Garantissez la lisibilité avec des polices claires, des informations structurées et des tailles de texte appropriées
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Réduisez la charge cognitive grâce à des informations simples, pour une compréhension maximale
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Contextualisez les données avec des annotations, visualisations et comparaisons pertinentes
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Harmonisez les couleurs en définissant une palette pour chaque thématique
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Automatisez autant que vous pouvez, qu’il s’agisse de la mise à jour et des envois.
De nos jours, le tableau de bord achats est un formidable outil de gestion, de pilotage et de communication pour les équipes. Pour en tirer tous les bénéfices, les équipes achats doivent s’assurer qu’il soit pertinent, bien conçu et intégré dans une démarche d’amélioration continue. Les directions achats qui sauront maîtriser cet instrument stratégique auront un certain avantage compétitif.
[1] Tom, MILLS (Directeur des achats et des biens immobiliers, Bibby Financial Services), LinkedIn, [https://www.linkedin.com/posts/tom-mills-procurement_procurement-dashboard-illustration-of-best-activity-7229760564728606720-3nNo?utm_source=share&utm_medium=member_desktop&rcm=ACoAAAQszAwByPq0-P8pWsEwO17sAUErSc2zeic]
[2] Raphaël, GALLIGANI (directeur des achats, Sanef), Sanef : « Des tableaux de bord maison dans lesquels nous retraitons l’information de nos SI achat », 14 mai 2024, Républik HA, [https://www.republik-achats.fr/strategie-ha/si-ha/sanef-des-tableaux-de-bord-maison-dans-lesquels-nous-retraitons-l-information.html]
[3] Mathilde, LAHAIE (consultante achats, Manutan)
