Comment la fonction achats se réinvente à l’ère digitale ?

Dossier - Partie 1
futur, digitalisation, achats, directeurs achats
26 mars 2019
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Après la mécanique, l’électrique et l’électronique, nous sommes à l’aube de la 4ème révolution industrielle. Les nouvelles technologies ou cyber-systèmes sont au cœur de cette transformation inexorable (Big Data, Intelligence Artificielle, blockchain, Internet des Objets…) qui concerne l’ensemble des métiers, dont celui d’acheteur.

D’ores et déjà, un avenir se profile pour lui dans lequel les nouvelles technologies prendront en charge certaines tâches à faible valeur ajoutée, jusqu’ici dévolues aux humains. Les services achats se verront alors libérer un temps précieux pour se recentrer sur un élément fondamental de leur fonction : les relations humaines…

Ce dossier, en deux grands volets, s’attache à analyser les impacts de la transformation digitale sur la fonction Achats ainsi qu’à identifier les clés pour permettre à cette dernière de se réinventer.

 

Ce premier volet s’organise en quatre parties :

Vers l'automatisation des processus 

Aujourd’hui, les équipes achats accomplissent encore des tâches à faible valeur ajoutée, leur charge de travail étant composée à 49 % de tâches opérationnelles (contre 51 % de tâches stratégiques)[1]. Pourtant, certaines de ces missions pourraient être confiées aux nouvelles technologies, et ce, avec un meilleur rapport coût/efficacité.

Si l’on cartographie l’ensemble du cycle des achats, de l’élaboration de la stratégie d’achat jusqu’au paiement, il apparaît que près de 70 % des tâches peuvent être automatisées[2]. Ce potentiel d’automatisation est d’autant plus vrai pour le processus Procure to Pay (P2P), à hauteur de plus de 80 %. En tête de liste figurent le rapprochement de la commande et de la facture ainsi que le pilotage et le reporting[1].

Le potentiel d’automatisation par processus [1]

Les tâches opérationnelles étant à la fois les plus chronophages mais également les moins créatrices de valeur pour les équipes achats, l’automatisation représente alors un formidable levier pour gagner en efficacité.

Cependant, la majorité des entreprises a encore une grande marge de progression. A ce jour, seuls 5 % des Directions des Achats disposent de systèmes ou processus hautement automatisés bien que 63 % d’entre elles considèrent ce sujet comme prioritaire et l’ont d’ailleurs ajouté à leur feuille de route[3].

Les trois principaux obstacles à la transformation digitale

Les Directions des Achats ont conscience du potentiel que représentent les nouvelles technologies et souhaitent aller en ce sens. Cependant, elles font face à trois freins majeurs pour les mettre en œuvre :

1. Des données abondantes, pas toujours fiables, nécessitant des connaissances pour leur traitement

Le volume de données créé dans le monde devrait passer de 33 zettabytes (ZB) en 2018 à 175 ZB d’ici 2025[4]. L’explosion du volume de données et son exploitation représente le principal enjeu des Directions des Achats, que ce soit en matière de :

  • Disponibilité : les services achats n’ont pas toujours à disposition l’ensemble des données nécessaires, qu’elles soient de source interne ou externe, et ils ne savent pas comment les collecter.
  • Qualité : une fois les données récoltées, elles peuvent s’avérer erronées, non exhaustives ou non normalisées – pourtant l’usage des technologies ne sera pertinent qu’à condition que les données exploitées le soient également.
  • Intégration : le processus d’intégration de données peut être ralenti voir enrayé par des outils informatiques inadaptés.
  • Connaissance : une gestion optimale des données requiert des capacités de compréhension, d’exploitation et des technologies adaptées permettant de les traiter efficacement.

2. Des ressources humaines peu engagées et devant monter en compétence

L’adoption des nouvelles technologies dépend également de deux principaux facteurs humains :

  •  La volonté et le soutien de la Direction, qui doit positionner la transformation digitale comme une priorité au sein de l’entreprise.
  •  Les compétences analytiques disponibles, notamment le manque de ressources et de savoir-faire en interne, sont une problématique sur le long terme. Aujourd’hui, près de ¾ des décideurs achats estiment que leurs équipes possèdent peu ou pas la capacité à optimiser l’utilisation des technologies actuelles et futures5. Cela sous-entend de recruter  des profils rares et très demandés sur le marché.

3. Des technologies émergentes

Les outils informatiques actuels posent des limites à l’application des nouvelles technologies, tout d’abord quant à l’intégration, puis l’adoption par les clients internes.

Les quatre technologies disruptives

Les nouvelles technologies ne cessent de se développer et d’étendre leur champ d’application. Pour la fonction Achats, quatre principales solutions sont amenées à jouer un rôle majeur dans la transformation digitale.

  • L’Intelligence Artificielle

A travers l’analyse de quantité de données, structurées ou non, l’Intelligence Artificielle facilite voire stimule la prise de décision. L’intérêt des décideurs achats pour cette technologie va croissant : aujourd’hui, 13 % d’entre eux l’utilisent largement dans le cadre de leurs processus achats ou logistiques. Mais surtout 55 % des directeurs d’entreprise annoncent poursuivre ces investissements sur les deux prochaines années[5]. Parmi les solutions liées à l’Intelligence Artificielle, trois technologies sont particulièrement attendues par les Directions des Achats :

- L’analyse prédictive permet d’identifier des modèles et de faire des prédictions basées sur un grand nombre de facteurs. Ces outils pourraient aider la fonction Achats à anticiper les risques et les opportunités, notamment sur l’évolution des prix, les approvisionnements, les consommations et dépenses...

- L’automatisation des processus robotiques, aussi intitulée Robotic Process Automation, permet d’exécuter de façon automatisée une série d’actions préprogrammées, en suivant des règles définies. Cette solution pourrait automatiser les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée jusqu’ici opérées par les équipes achats. Sur ce point, les premiers processus pressentis sont le traitement des factures (51 %) et la validation des demandes d’achats (35 %)7.

- Le traitement automatique du langage naturel, ou Natural Language Processing, rend possible la communication entre un ordinateur et un humain, à travers le langage écrit ou parlé. Cette solution pourrait prendre la forme d’agents virtuels (chatbots) qui traiteraient les demandes des fournisseurs et offriraient une assistance de premier niveau aux clients internes.

  • La digitalisation

Les premières solutions pour digitaliser les processus Source to Contract et Procure to Pay sont apparues dans les années 2000, avec par exemple les catalogues électroniques et l’e-procurement.

Les entreprises se sont familiarisées avec ces outils et sont désormais relativement avancées sur le sujet. A titre d’exemple, près d’un quart des Directions des Achats ont entièrement digitalisé leurs processus à plus faible valeur ajoutée tels que les paiements (23 %), les demandes d’achats et commandes (22 %) ou encore le sourcing (11 %)[6]. Désormais, l’enjeu pour les entreprises est de poursuivre cette digitalisation afin de dématérialiser l’ensemble des processus transactionnels et logistiques.

  • La blockchain

La blockchain stocke et transmet des informations de façon sécurisée et transparente pour l’ensemble des parties prenantes, sans organe central de contrôle.

Utilisée par seulement 3 % des Directions des Achats à ce jour[7], cette technologie est encore peu répandue dans les entreprises même si ces dernières sont de plus en plus nombreuses à s’y intéresser. Souvent comparée à un grand livre de comptes virtuel, la blockchain pourrait contribuer à certifier les contrats fournisseurs, sécuriser les approvisionnements ou encore assurer la transparence des appels d’offres.

  • L’Internet des Objets (IoT)

Les objets (mais aussi les équipements ou les services) connectés collectent et transmettent des données sur l’appareil lui-même, sur l’utilisateur ou encore sur son environnement. Ces solutions, basées sur la connectivité, pourraient s’avérer utiles notamment pour la gestion des stocks, le suivi des approvisionnements…

Bien que leur adoption soit progressive et dépende des besoins de chaque entreprise, l’ensemble de ces technologies permettra in fine d’automatiser les processus achats, d’améliorer l’efficacité opérationnelle mais aussi et surtout d’économiser un temps considérable aux équipes.

L'humain au coeur des processus

Affranchis de leurs tâches chronophages et assistés des nouvelles technologies, les services achats pourront alors se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en mettant à profit leurs compétences humaines.

Deux enjeux sont prioritaires : participer plus activement à la stratégie de l’entreprise et créer davantage de liens avec les clients internes. Ces problématiques, pourtant au cœur du métier d’acheteur, sont aujourd’hui peu adressées, par faute de temps et de moyens.

A ce jour, seuls 17 % des entreprises considèrent leur Direction des Achats comme pleinement focalisée sur la stratégie[8]. Majoritairement perçue comme opérationnelle et réactive, la fonction achats peine encore à se positionner comme un véritable business partner, créateur de valeur pour l’entreprise.

Cette différence de perception (stratégique vs opérationnelle) est notamment due à un manque de collaboration et de communication entre les Directions des Achats et les autres départements. Pour preuve : alors que 44 % des équipes achats estiment avoir des relations de proximité avec les autres services de leur entreprise, seuls 18 % de ces derniers le confirment[9]. Cet écart de perception montre bien qu'il reste encore beaucoup à faire afin que les clients internes comprennent les bénéfices que peuvent apporter la fonction achats, et qu’ils se sentent davantage accompagnés.

Développer le relationnel avec l’ensemble des parties prenantes, autant la Direction que les clients internes, doit être la prochaine priorité des Directions des Achats pour démontrer leur valeur ajoutée.

La transformation digitale s’avère être un formidable levier de performance pour les Directions des Achats. Les perspectives sont stimulantes : des tâches à plus forte valeur ajoutée et un positionnement stratégique qui permettra à terme de créer davantage de valeur pour les parties prenantes, tout en améliorant la perception de la fonction Achats.

 

Bientôt en ligne : le deuxième volet de ce dossier sur le renouveau de la fonction Achats !

 


[1] Michael Page et Procurious

[2] McKinsey & Company

[3] SAP Ariba et l’Université des Sciences Appliquées Würzburg-Schweinfurt

[4] IDC

[5] Forrester Consulting

[6] Deloitte

[7] SAP Ariba et l’Université des Sciences Appliquées Würzburg-Schweinfurt

[8] Ayming

[9] Wax Digital

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