Après la mécanique, l’électrique et l’électronique, nous sommes à l’aube de la 4e révolution industrielle. Les nouvelles technologies ou cyber-systèmes sont au cœur de cette transformation inexorable (Big Data, Intelligence Artificielle, blockchain, Internet des Objets…) qui concerne l’ensemble des métiers, dont celui d’acheteur. D’ores et déjà, un avenir se profile pour celui-ci dans lequel les nouvelles technologies prendront en charge certaines tâches à faible valeur ajoutée, jusqu’ici dévolues aux humains.
Ce premier volet sur la digitalisation des achats s’organise en trois parties :
- Le chemin vers l’automatisation des processus ;
- Les principales technologies disruptives ;
- Les obstacles à la digitalisation des achats.
Le chemin vers l'automatisation des processus
Aujourd’hui, les équipes achats accomplissent encore des tâches à faible valeur ajoutée. Leur journée de travail est autant composée de tâches opérationnelles que de tâches stratégiques. Pourtant, certaines de ces missions opérationnelles pourraient être confiées aux nouvelles technologies, et ce, avec un meilleur rapport coût/efficacité.
Si l’on cartographie l’ensemble du cycle des achats, de l’élaboration de la stratégie d’achat jusqu’au paiement et à l’analyse des dépenses, il apparaît que près de 40 % des tâches peuvent être automatisées, d’après une étude McKinsey & Company. Ce potentiel d’automatisation est d’autant plus vrai pour le processus Procure-to-Pay (P2P) avec le paiement et la facturation, en tête de liste.
Les tâches opérationnelles étant à la fois les plus chronophages, mais également les moins créatrices de valeur pour les équipes achats, l’automatisation représente alors un formidable levier pour gagner en efficacité. D’après le rapport « Deloitte 2021 Global Chief Procurement Officer Survey » publié récemment, plus de 30 % des départements achats ont déjà mis en place des méthodes et des outils d’automatisation pour gagner en agilité et mieux gérer la volatilité de la charge de travail.
Les principales technologies disruptives
Les nouvelles technologies ne cessent de se développer et d’étendre leur champ d’application. Pour la fonction achat, cinq principales solutions sont amenées à jouer un rôle majeur dans sa transformation digitale.
La digitalisation
Les premières solutions pour digitaliser les processus Source-to-Contract et Procure-to-Pay sont apparues dans les années 2000, avec par exemple les catalogues électroniques et l’e-procurement. Les entreprises se sont familiarisées avec ces outils et sont désormais relativement avancées sur le sujet. Aujourd’hui, les directions des achats ont majoritairement digitalisé les processus à plus faible valeur ajoutée tels que les paiements ou les demandes d’achats par exemple. Désormais, l’enjeu pour les entreprises est de poursuivre cette digitalisation afin de dématérialiser l’ensemble des processus transactionnels et logistiques.
L’automatisation des processus robotiques
Cette technologie, aussi intitulée Robotic Process Automation, permet d’exécuter de façon automatisée une série d’actions préprogrammées, en suivant des règles définies. Cette solution peut automatiser les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée jusqu’ici opérées par les équipes achats telles que le traitement des factures et la validation des demandes d’achats. Largement plébiscitée, l’automatisation des processus robotiques est d’ores et déjà utilisée par 17 % des services achats selon le rapport de Deloitte.
L’Intelligence Artificielle
À travers l’analyse de quantité de données, structurées ou non, l’Intelligence Artificielle facilite voire stimule la prise de décision. L’intérêt des décideurs achats pour cette technologie va croissant : aujourd’hui, près de 5 % d’entre eux l’utilisent et 15 % sont actuellement en train de la tester d’après l’étude réalisée par Deloitte.
La blockchain
La blockchain stocke et transmet des informations de façon sécurisée et transparente pour l’ensemble des parties prenantes, sans organe central de contrôle. Utilisée par seulement 2 % des directions des achats à ce jour d’après Deloitte, cette technologie est encore peu répandue dans les entreprises, même si ces dernières sont de plus en plus nombreuses à s’y intéresser. Souvent comparée à un grand livre de comptes virtuels, la blockchain pourrait contribuer à certifier les contrats fournisseurs, sécuriser les approvisionnements ou encore assurer la transparence des appels d’offres.
L’Internet des Objets (IoT)
Les objets (mais aussi les équipements ou les services) connectés collectent et transmettent des données sur l’appareil lui-même, sur l’utilisateur ou encore sur son environnement. Ces solutions, basées sur la connectivité, peuvent s’avérer utiles notamment pour la gestion des stocks ou le suivi des approvisionnements par exemple.
Bien que leur adoption soit progressive et dépende des besoins de chaque entreprise, l’ensemble de ces technologies permettra in fine d’automatiser les processus achats, d’améliorer l’efficacité opérationnelle, mais aussi et surtout, d’économiser un temps considérable aux équipes achats.
Les obstacles à la digitalisation des achats
Les directions des achats ont conscience du potentiel que représentent les nouvelles technologies et souhaitent aller en ce sens. Cependant, elles font face à trois freins majeurs pour les mettre en œuvre.
1. La qualité de la data
Selon IDC, le volume de données créées et répliquées dans le monde a atteint un record l’année précédente avec 64,2 zettaoctets. D’ici 2025, ce phénomène devrait connaître un taux de croissance annuel moyen de 23 %. C’est l’explosion du volume de données, et tout particulièrement leur niveau de qualité, qui représente le principal enjeu des directions des achats. Une fois la data récoltée, elle peut s’avérer erronée, non exhaustive ou non normalisée. Cependant, la valeur ajoutée des technologies ne sera pertinente qu’à condition que la qualité des données exploitées soit au rendez-vous.
2. Le manque d’intégration
Les applications et outils informatiques qu’utilisent aujourd’hui les entreprises peuvent poser des limites quant à l’application des nouvelles technologies, principalement en matière d’intégration.
3. Le budget alloué
Pour mettre en place ce type de technologies, les entreprises font souvent face à un manque de budget ou à des financements limités. C’est pourquoi il convient de bien hiérarchiser et planifier ce budget en fonction des retours sur investissement.
La digitalisation des achats, boostée par le développement des nouvelles technologies, s’avère être un formidable levier de performance pour les directions des achats. Les perspectives sont stimulantes : des tâches à plus forte valeur ajoutée, des missions plus stratégiques et des équipes plus épanouies au travail.
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