Alors que les réglementations se durcissent pour améliorer l’efficacité, la transparence et la sécurité des échanges commerciaux, l’e-invoicing se déploie à grande vitesse à travers le monde. Après réception des factures, celles-ci sont traitées plus rapidement, les coûts sont réduits et cela garantit une meilleure conformité aux exigences réglementaires. Cela vient rationaliser le processus de facturation, tout en fournissant des informations en temps réel qui sont essentielles à la prise de décision.
Qu’est-ce que l’e-invoicing ?
L’e-invoicing, ou facturation électronique en français, désigne l’échange électronique d’un document de facturation entre un fournisseur et un acheteur, dans un format structuré. Cela permet d’intégrer les factures en toute transparence avec les logiciels de comptabilité, les systèmes de gestion des entreprises (ERP) et toute autre solution de gestion financière. Les entreprises automatisent ainsi l’échange et le traitement des factures, remplaçant la facturation papier traditionnelle.
L’e-invoicing constitue un élément clé de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs, et tout particulièrement en matière de validation et de rapprochement de la facture. Cela contribue à rationaliser les processus d’achats, à réduire les temps de traitement et les erreurs, mais aussi à améliorer la visibilité et la gestion des dépenses.
À ce jour, plus d’une centaine de pays ont mis en place une législation sur la facturation électronique. Dans la plupart des cas, cela s’applique aux transactions Business-to-Government (B2G). Au sein de l’Union européenne, certains pays ont imposé l’e-invoicing tels que l’Italie et bientôt la France, la Belgique et la Pologne selon leur propre calendrier. Dans d’autres états comme l’Espagne ou les pays scandinaves, cela repose sur la base du volontariat.
Les bénéfices de l’e-invoicing
Comme le souligne Bertrand Gabriel, dirigeant et fondateur d’Acxias : « Malgré la contrainte que beaucoup d’entreprises perçoivent, du fait notamment de la nécessaire adaptation de leurs systèmes d’information et de leurs processus financiers, le passage à la facture électronique constitue une formidable opportunité avec de nombreux bénéfices attendus. » En effet, cette démarche présente de multiples avantages à la fois pour les gouvernements et les organisations, mais aussi pour leurs parties prenantes.
Conformité et efficacité accrue
L’e-invoicing favorise une meilleure conformité fiscale. Cela joue un rôle clé dans la fiabilité et l’accessibilité des données, les suivis et les audits, et plus globalement la transparence. Les autorités peuvent ainsi renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée). Voilà qui permet de piloter les actions au plus près de la réalité économique des organisations, grâce à une meilleure connaissance de leurs activités.
Cette démarche est également synonyme d’efficacité. En effet, ce sont autant de gains de productivité que de coûts et d’impacts environnementaux en moins.
Une meilleure compétitivité des entreprises
L’e-invoicing booste l’efficacité opérationnelle et les économies en entreprise. Cela vient alléger les tâches administratives, réduire les erreurs manuelles et accélérer le cycle de facturation. À l’issue de cela, les entreprises optimisent la gestion des flux de trésorerie. Délestées de tâches chronophages, les équipes comptables et financières sont également plus épanouies au travail, ce qui améliore la productivité.
De solides relations clients-fournisseurs
Enfin, cette démarche renforce assurément les relations clients-fournisseurs. Cela se traduit par une facturation plus rapide et précise, mais aussi moins d’erreurs et d’écarts de rapprochement. L’automatisation des comptes fournisseurs permet également d’avoir des données fournisseurs (coordonnées, compte bancaire…) toujours à jour. Cela réduit considérablement les retards de paiement et les pénalités associées, qui peuvent mettre à rude épreuve les relations commerciales.
Comment adopter l’e-invoicing ?
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises se mettent en ordre de marche vers la facturation électronique. Pour s’y préparer, elles doivent penser à l’évolution de leur système d’information, au choix de leur plateforme de dématérialisation partenaire, à l’organisation de leurs processus ainsi qu’à la gouvernance des données de facturation.
Cela relève d’une véritable conduite de projet qui démarre impérativement avec un diagnostic de la situation initiale portant sur les acteurs, les processus et les systèmes impliqués. Cette première étape permet d’optimiser l’existant et de déterminer le cahier des charges d’un tel projet, ainsi que de la future solution (lorsque cette dernière n’est pas encore mise en place).
Pour ce faire, la plupart des organisations s’appuient sur une aide externe, telle qu’un prestataire de factures électroniques, une société de conseil, un centre de gestion comptable et même directement l’administration fiscale.
Tout au long de cette démarche, il faut veiller à obtenir l’adhésion des parties prenantes, à travers l’implication des principaux concernés, une communication régulière et un accompagnement de proximité.
Les défis posés par l’e-invoicing
Lors de la mise en œuvre de la facturation électronique, les entreprises feront face à différents challenges.
Préparer le terrain
Un projet d’e-invoicing démarre avec des tâches à la fois complexes et chronophages :
- Audit de l’existant ;
- Cartographie du processus de facturation ;
- Tri et centralisation de l’ensemble des données de facturation…
C’est un travail de longue haleine qui est malgré tout indispensable pour avancer.
Se mettre en conformité
Ensuite, les entreprises doivent s’attacher à se mettre en conformité. Elles doivent notamment vérifier les éléments suivants :
- Les mentions obligatoires à indiquer sur les factures ;
- Les méthodes de signature électronique ;
- La durée de conservation des documents ;
- Les données à transmettre via e-reporting…
Cela implique généralement des changements au sein de l’entreprise et une collaboration étroite avec les autorités fiscales.
Choisir le bon partenaire
Le succès du projet de dématérialisation des factures dépend également du choix de la plateforme. Il est important de sélectionner celle qui répond au mieux aux besoins opérationnels de son entreprise.
Elle doit notamment proposer les canaux de réception et d’émission correspondant à votre typologie de facture, mais aussi savoir adapter les processus de gestion selon différents paramètres.
Envisager l’avenir
Les organisations doivent disposer de systèmes ajustables. Au fil des ans, l’entreprise va se développer, avec de plus grands flux de factures, ou l’environnement commercial va évoluer. Il est important que les systèmes puissent s’adapter à ces changements. Sans quoi, cela pourrait nécessiter des investissements conséquents.
L’e-invoicing va peu à peu s’imposer à l’ensemble des entreprises. C’est d’autant plus vrai dans les pays où l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques va bientôt s’appliquer. Les entreprises ont donc tout intérêt à embrasser cette nouvelle ère pour la facturation. En plus de l’enjeu réglementaire, c’est un formidable levier d’efficacité, d’économies et de la transition écologique. Autrement dit, c’est un atout stratégique pour améliorer les performances globales de son entreprise et renforcer ses relations avec ses partenaires commerciaux.
