L’e-procurement, ou approvisionnement en ligne, existe depuis plus de vingt ans sur le marché des progiciels. Aujourd’hui, les grandes entreprises sont nombreuses à adopter les outils e-procurement pour rationaliser leurs achats, notamment leurs achats indirects. Sous des terminologies techniques, l’e-procurement désigne tout simplement la dématérialisation totale du processus d’achat. Cette démarche de « procure-to-pay » (littéralement de l’approvisionnement au paiement) comprend la sélection des produits, l’envoi de la commande et des factures. Levons le voile sur l’e-procurement et ses grandes tendances.
L’e-procurement c’est quoi ?
L'e-procurement est une transaction entre deux entreprises, permettant à un acheteur de consulter les produits d’un vendeur et de passer directement une commande selon une procédure d’achat bien définie.
Grâce à l'e-procurement, le mécanisme de recherche de produits, de passation de commande (e-order) et/ou de facturation (e-invoice) est géré électroniquement et centralisé au niveau des deux entreprises.
L'e-procurement permet donc de :
- Maîtriser les contrats fournisseurs
- Raccourcir les délais de commandes et validation
- Diminuer les coûts du processus d’achat
Les trois grandes phases du processus « Procure-to-pay »
1. L’accès à l’offre
Toute transaction commence avec la recherche du ou des produit(s) souhaité(s). Il existe notamment deux solutions e-procurement utilisées par les acheteurs :
- Le catalogue hébergé, ou e-cat, est une liste de produits aux conditions contractuelles fabriquée par le fournisseur et chargée dans la solution d’achat du client
- Le Punch-Out est une interface entre le site web du fournisseur (toujours avec les conditions du contrat appliquées) et la solution d’achat du client
D’autres solutions existent comme par exemple le « ALL4YOU », développé par Manutan à destination des clients n’ayant pas d’ERP ou bien de module e-procurement dans leur système d’information.
2. La commande électronique
Une fois la demande d’achat validée, elle se transforme en commande qui peut alors être envoyée par :
- EDI (Échange de Données Informatisées)
ou
- places de marché.
Cela signifie que la solution d’achat du client transmet directement, ou grâce à ces entreprises intermédiaires (places de marché), les commandes validées au système d’information du fournisseur.
3. La facture dématérialisée
Après l’envoi de la commande, il ne reste plus que la facturation ! Cette étape passe par un tiers de confiance (à nouveau une entreprise intermédiaire), afin de certifier, archiver et transmettre les factures au client.
Le format utilisé peut varier :
- EDI
- Email avec PDF et signature électronique
- Email avec PDF mais sans signature
Les grandes tendances
L’enquête Tendances Achats « Solutions e-procurement : priorités et leviers d’actions des directions achats » réalisée par Ivalua en 2015 présente un état des lieux des usages de ces outils par près de 200 grandes entreprises européennes et américaines, gérant des budgets importants (dont plus des 3/4 ont un volume de dépenses qui dépasse les 100 millions d’euros).
L’e-procurement au service des achats indirects
Aujourd’hui, ce sont 86 % des entreprises interrogées qui ont d’ores et déjà déployé un outil d’e-procurement dans leur département Achats. Grâce à ces solutions, ces dernières gèrent en grande partie leurs achats indirects uniquement (à hauteur de 82 %) mais aussi leurs achats globaux, à la fois directs et indirects (18 %).
Les bénéfices recherchés avec l'e-procurement
Le premier avantage que visent les Directions Achats avec l'e-procurement (87%) est d'avoir plus de visibilité sur l’ensemble du processus « procure to pay » (P2P). En effet, l'e-procurement permet d’ajuster leurs consommations, revoir leurs choix de fournisseurs et identifier de nouvelles opportunité.
Le deuxième avantage de l'e-procurement est le gain de temps pour 75% des personnes interrogées. En quelques clics les acheteurs passent commande sur une plateforme fluide, proche de l’univers du BtoC, dans le cadre des conditions négociées.
Pour la commande ou la facture dématérialisée, cette réalité est tout aussi avérée. Lorsque les systèmes d’information se parlent directement entre eux, toutes les tâches manuelles de saisie, et d’envoi disparaissent !
Pour les grandes entreprises réalisant un fort volume d’achat, l’e-procurement est devenu incontournable pour réaliser des économies et optimiser leurs process ! Les solutions sont multiples et s’adaptent à tous types de besoins. D’autant que certains fournisseurs, comme Manutan, accompagnent leurs clients dans ces démarches et s’adaptent rapidement et agilement à leurs processus achats.
