La technologie de l’information (ou « information technology » en anglais) est désormais omniprésente dans la vie socio-économique. Derrière ce terme générique, on retrouve l’ensemble des technologies de traitement de l’information qui ont révolutionné le travail et son organisation. Bien entendu, la fonction achats ne fait pas exception. Appliqués au domaine des achats, ces outils, services et techniques issus de la technologie de l’information sont de formidables leviers d’efficacité.
Définition de la technologie de l’information
La technologie de l’information, souvent assimilée au système informatique, regroupe à la fois :
- Le matériel informatique utilisé par le personnel, c’est-à-dire les ordinateurs, les tablettes, les smartphones, les imprimantes… ;
- Les logiciels en service dans les entreprises, comme les programmes de traitement de texte, les logiciels de comptabilité… ;
- Les systèmes de stockage et de gestion des données des entreprises, tels que les bases de données, les serveurs, les ERP (Enterprise Resource Planning)… ;
- Les réseaux informatiques.
En constante évolution, ces technologies servent à créer, traiter, stocker, sécuriser et échanger toutes sortes de données et d’informations. Associée à la digitalisation des systèmes de communication, la technologie de l’information nous amène aujourd’hui à utiliser une terminologie plus courante : les technologies de l’information et de la communication (TIC) ou même les nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC). Ce concept étendu recouvre les télécommunications, l’informatique et l’audiovisuel, toujours avec le même dénominateur commun centré sur les données, qui restent des ressources clés pour les entreprises.
La technologie de l’information au service des achats
Dans un contexte actuel incertain et volatile, les directions des achats ont impérativement besoin de gagner en agilité et en efficacité. L’un des leviers les plus efficaces pour y parvenir reste, sans aucun doute, d’accélérer leur transformation digitale au sein de l’entreprise. D’après le contenu de la dernière étude menée par Deloitte, c’est d’ailleurs l’une des priorités pour trois quarts des décideurs achats.
La question n’est donc plus de savoir quand, mais plutôt comment initier ou accélérer ce virage numérique grâce à la maîtrise de la technologie de l’information. De nos jours, les solutions informatiques sont multiples, bien que de grandes tendances se dessinent pour chaque secteur, chaque métier et chaque besoin spécifique.
D’après la dernière étude intitulée « CPO Study 2022 » et publiée par GEP, les décideurs achats identifient deux solutions technologiques majeures qui leur apportent le plus de valeur : les plateformes cloud et les solutions Procure-to-Pay. Suivent ensuite les solutions de travail à distance, les solutions Source-to-Contract, les solutions de collaboration au sein de la Supply Chain et les portails libre-service pour les fournisseurs
Les plateformes cloud
Par définition, ces technologies permettent de stocker, de gérer et de traiter des données en utilisant des services informatiques hébergés sur Internet plutôt que sur un serveur local ou un ordinateur. Parce qu’elles constituent un véritable levier d’efficacité, les plateformes cloud sont de plus en plus plébiscitées par les équipes achats.
En effet, elles contribuent à automatiser les processus et à améliorer leur agilité opérationnelle grâce au travail en mobilité et en temps réel sur le web. Ce sont aussi des sources d’économies sur le plan comptable, car elles ne requièrent aucun investissement en infrastructure et le principe d’abonnement offre une certaine prévisibilité. Enfin, ces solutions évoluent au rythme de l’entreprise, s’ajustant à la variation du volume et/ou du périmètre des activités avec agilité.
Les solutions Procure-to-Pay
Ces outils visent à dématérialiser l’ensemble du processus Procure-to-Pay, de la recherche des produits au paiement de la facture. Parce que ces processus sont particulièrement chronophages, répétitifs et sans réelle valeur ajoutée pour les équipes, ils sont les candidats idéaux pour initier un projet de digitalisation.
Aujourd’hui, nombreuses sont les directions des achats qui initient leur transformation digitale à travers des solutions d’e-procurement (qui couvrent la gestion du catalogue électronique ainsi que la demande et l’approbation de la commande). De telles solutions permettent de réduire les coûts transactionnels, de gagner en productivité, d’obtenir une vision claire des dépenses, mais aussi de limiter l’empreinte environnementale au sein des entreprises.
La blockchain
Cette nouvelle technologie permet de stocker et de transmettre des informations de façon transparente et sécurisée. C’est une grande base de données, ouverte à tous, qui enregistre toutes les transactions, sans aucune falsification possible. Associée aux smart contracts qui facilitent l’exécution des contrats, elle offre une sécurité supplémentaire et réduit les coûts opérationnels. À titre d’exemple, cela peut débloquer automatiquement les paiements dès lors que le fournisseur a exécuté ses demandes contractuelles.
Finalement, ces technologies concourent aux mêmes objectifs : réduire les tâches manuelles, booster l’efficacité des processus et construire des bases de données puissantes. Ce sont des leviers appréciés des acheteurs qui consacrent encore près des trois quarts de leur temps à des tâches purement opérationnelles[1], qui génèrent des quantités de données à exploiter.
La technologie de l’information pour booster sa stratégie
La maîtrise des technologies de l’information s’avère aujourd’hui indispensable pour mener des stratégies d’achats adaptées en fonction des priorités de chaque entreprise.
Par exemple, l’utilisation des technologies présentées précédemment permet de fluidifier, voire d’automatiser, les processus d’achats tout en maîtrisant les dépenses. Ce sont des leviers particulièrement pertinents dans le cadre de stratégies d’optimisation d’achats simples. Vous savez, ces achats qui présentent un engagement financier ainsi qu’un risque global faible en entreprise, d’après la matrice de Kraljic.
Pour optimiser cette catégorie, les directions des achats misent généralement sur l’efficacité des processus, la standardisation des produits et l’autonomie des prescripteurs. Autant de bienfaits apportés, entre autres, par les catalogues électroniques et les flux d’approbation des solutions d’e-procurement ou encore par l’accessibilité offerte aux utilisateurs par le cloud.
Outre ces technologies bien connues de la fonction achats, on peut également intégrer des outils de nouvelle génération qui garantissent un surcroît d’agilité et d’intelligence dans le pilotage des projets. À titre d’exemple, un logiciel de SRM (Supplier Relationship Management) contribue à améliorer ses relations fournisseurs, à maîtriser les risques et à capter l’innovation. De même, un module de valorisation de la performance aide la fonction achats à mettre en avant ses résultats, à ajuster sa stratégie en cas de besoin et à asseoir son positionnement stratégique.
À l’ère de la révolution technologique, les possibilités sont presque infinies ! Qu’elles soient présentées sous forme de modules à intégrer à sa solution achats ou de solutions sur mesure, comme notamment les solutions de machine learning (apprentissage automatique), d'analyse prédictive et plus globalement d'intelligence artificielle, ces technologies ouvrent la voie aux achats intelligents. C’est en choisissant des solutions adaptées que les directions des achats pourront répondre aux enjeux de demain, favoriser le développement de projets innovants, contribuer à la compétitivité et ainsi à la croissance de leur organisation.
[1] Deloitte, Agility: The antidote to complexity, 2021
