Les achats de classe C représentent en moyenne 70 % des coûts de traitement pour 5 % de la valeur totale des achats d’une organisation. Multiplication des fournisseurs, commandes en urgence, livraisons au coup par coup… : les raisons s’additionnent pour pénaliser le coût total d’acquisition (TCO). Pour autant, il n’y a pas de fatalité et mettre les achats sauvages sous contrôle est possible. Il faut de l’organisation, de la persévérance, des outils, de la persuasion et surtout un bon partenaire. La preuve en cinq étapes, avec une perspective globale de 40 % d’économies…
1. Analysez vos achats annuels
La première étape consiste à mieux connaître la réalité de vos achats de classe C. Quand on parle d’achats sauvages, d’achats de classe C, d’achats ad hoc : de quoi parle t-on exactement ? De quelles familles ? De quels produits ? Qui commande quoi ? Combien ? à qui ? Et ça génère combien de réceptions, de retours ?
Ce questionnement est à mener globalement et par site, pour être en mesure de cibler vos plans d’action.
2. Réduisez la liste de vos fournisseurs
Gérer un fournisseur coûte cher, en moyenne 1 000 euros par an. Alors que certains fournisseurs ne dépassent pas quelques commandes par an. Il est probablement possible de regrouper certains achats chez un même fournisseur, avec trois bénéfices à la clés : une baisse des coûts de traitement, une amélioration des conditions de prix et une diminution du nombre de livraisons.
3. Réduisez la fréquence des commandes
Les commandes en urgence, sous la pression d’un besoin immédiat, sont coûteuses. Le fournisseur est en position de force pour imposer prix et conditions, la logistique est mise en tension et les procédures sont souvent négligées. Si de vraies urgences existent certainement, la plupart des achats ad hoc auraient pu être anticipés. En examinant l’historique des commandes, en s’interrogeant sur les saisonnalités (chaque hiver, il faut du sel d’épandage – ça ne veut pas dire que la commande ne doit être passée qu’au premier gel), en prévoyant des stocks tampons, en confiant à vos partenaires le soin de vous alerter voire de vous approvisionner selon une cadence automatisée, vous reprendrez la main sur la plupart des familles de produits de classe C.
4. Optimisez la réception des commandes
La réception des commandes mobilise souvent un grand nombre de personnes, de l’accueil à la barrière au destinataire final. Chaque étape demande du temps, synchroniser les disponibilités demande de l’énergie, attendre ou faire attendre est du gaspillage. De l’organisation, de la concertation et surtout du bon sens vous permettront de gagner en productivité. On peut agir par exemple au niveau du nombre de personnes autorisées à commander, sur la plage de la journée autorisée pour les livraisons, sur l’étiquetage des paquets, évitant la recherche du destinataire. Les économies se réalisent site par site et tout le monde y gagne.
5. Numérisez et automatisez vos factures
La dématérialisation des factures et l’automatisation du processus de traitement grâce à l’EDI (échange de Données Informatisé) ont fait leurs preuves en matière de productivité. Plusieurs solutions peuvent être envisagées pour bénéficier d’une solution de Procure-to-Pay : disposer de votre propre plateforme, recourir à une place de marché B2B ou choisir un partenaire distributeur avancé qui vous fasse bénéficier de la technologie via son site de e-commerce.
Chacune de ces étapes est en soi un gisement d’économies. En coordonner la mise en œuvre avec le bon partenaire est la condition pour optimiser les gains de productivité et réduire vos coûts !
