Il n’est pas d’amélioration sans mesure ! L’analyse des dépenses applique ce principe à la fonction achats. En effet, l’analyse des dépenses constitue la première étape d’une démarche visant à améliorer ses pratiques achats pour en faire baisser le coût.
La démarche d’optimisation des coûts grâce à l’analyse des dépenses s’articule en trois étapes :
- La mise en place de la grille d’analyse
- L’audit des dépenses de l’entreprise
- La rationalisation des pratiques achats
La grille d’analyse des dépenses
Toutes les entreprises n’ont pas la même structure de dépenses. Et toutes les dépenses ne s’analysent pas de la même manière, par exemple selon qu’elles correspondent à des achats stratégiques ou non.
Pour autant, des principes généraux peuvent être identifiés pour systématiser l’analyse des dépenses et surtout se donner les moyens de comparer les résultats obtenus.
Ainsi, la plupart des grilles d’analyse des dépenses articulent quatre thématiques :
- La ventilation des dépenses selon les catégories d’achats
- Les tendances des dépenses à la hausse et à la baisse sur trois ans
- La variation des dépenses en fonction des sites et/ou des activités
- Les 10 premiers fournisseurs (ou les 20, de façon à comptabiliser globalement une masse d’achats significative)
À ces quatre thématiques quantitatives, s’ajoute une analyse des dépenses qualitative :
- Respect des processus : demandes d’achats, bons de commandes, factures conformes
- Taux de digitalisation des processus
- Respect des contrats
L’analyse des dépenses de l’entreprise
Sur la base des données brutes recueillies à partir de la grille présentée ci-dessus, l’analyse des dépenses proprement dite peut s’engager.
L’analyse des dépenses donne une idée globale de la manière dont l’entreprise conduit ses achats :
- Combien ?
- Auprès de qui ?
- Comment ?
- Selon quelles trajectoires ?
L’objectif est d’identifier des axes de progrès :
- En comparant les comportements :
- Des métiers et/ou des activités
- Des fournisseurs et partenaires
- En évaluant le respect :
- Des procédures
- Des contrats
Les réponses à ces questions dessinent une cartographie des achats selon le prisme de l’efficacité. Au final, l’entreprise se met en capacité de relier des comportements et des performances.
Les bénéfices de l’analyse des dépenses
L’analyse des dépenses ne vient en général que confirmer les intuitions de la fonction achats. Ainsi, respecter les procédures ou cadencer strictement les livraisons sont rarement des causes de dysfonctionnement.
Mais l’apport d’une analyse des dépenses rigoureusement menée réside dans la quantification précise et documentée des performances respectives.
Et surtout dans le potentiel de pédagogie induit par la démarche :
- Démonstration de l’opportunité des procédures
- Identification des meilleures pratiques
- Reconnaissance des comportements fournisseurs les plus contributeurs
- Validation des approches transversales au sein de l’entreprise : achats, finances, métiers
En conclusion, l’analyse des dépenses est surtout un outil d’objectivation. Elle vient nourrir les échanges de la fonction achats avec d’une part les métiers de l’entreprise et d’autre part les fournisseurs et partenaires. Le bénéfice en est un meilleur partage des enjeux d’efficacité collective, avec à la clé des économies qui peuvent être substantielles.
Pour aller plus loin sur la thématique de l’analyse des dépenses, lisez l’article de Xavier Laurent, Directeur des Services à Valeur Ajoutée de Manutan France : Analyse des dépenses, définition et étapes à suivre.
