Un nombre croissant d’entreprises sont à la recherche d’une solution pour augmenter significativement leur chiffre d’affaires tout en maintenant la qualité des produits ou des services proposés. Un système de Procure-to-Pay efficace permet d’atteindre les objectifs de rentabilité définis concernant le secteur achats. Le terme Procure-to-Pay désigne le processus achats d’une entreprise, allant de la demande d’achat au paiement. La mise en place et l’analyse des solutions associées sont de potentiels leviers de performance pour le service achats. Dans ce dossier, vous trouverez toutes les réponses à vos questions sur le Procure-to-Pay : la définition du processus P2P, la présentation des solutions et leurs bénéfices.
Quels processus le Procure-to-Pay couvre-t-il ?
La dénomination Procure-to-Pay, aussi connue sous les noms Purchase-to-Pay ou P2P, couvre trois processus principaux du cycle de vie des achats : la demande d’achat, l’achat et le règlement du paiement.
Le cycle de vie des achats
Le processus Procure-to-Pay s’étend généralement de la recherche de produits à la mise à jour du compte fournisseur en passant par l’approvisionnement. Cela couvre notamment :
- La recherche de produits ;
- La création d'un panier ;
- La demande d’achat ;
- Le traitement et l’autorisation de la demande ;
- La création du bon de commande ou d’achat ;
- La réception des marchandises ;
- L’évaluation de la conformité de la commande ;
- La réception de la facture ;
- Le rapprochement et le traitement de la facture ;
- Le règlement du paiement ;
- La mise à jour du compte fournisseur.
Le processus Procure-to-Pay
Bien entendu, chaque entreprise dessine son propre processus Procure-to-Pay et peut y intégrer des étapes supplémentaires. Le système P2P s’adapte à chaque activité et à chaque entreprise. Il est question ici de rendre le processus d’achats le plus efficace possible.
En quoi consistent les solutions Procure-to-Pay ?
Les solutions Procure-to-Pay consistent à présenter les offres des fournisseurs aux utilisateurs (à travers les catalogues électroniques type Punch-Out, e-catalogue ou API[1]), puis à digitaliser, automatiser et optimiser les processus achats et financiers. Elles intègrent à la fois les activités de contrôle, de vérification, de validation et de gestion documentaire. Les entreprises qui les mettent en place disposent ainsi d’un meilleur contrôle sur leurs dépenses et font preuve de plus d’efficacité.
Le cabinet de conseil et de recherche Gartner partage sa définition du Procure-to-Pay d’un point de vue technologique : « Comme son nom l’indique, un système Procure-to-Pay (ou Purchase-to-Pay) est une solution entièrement intégrée, conçue pour prendre en charge un processus de bout en bout. Elle commence par une demande de biens et de services et se termine par des fichiers prêts pour le paiement, pouvant être chargés dans un système de comptes fournisseurs. Les solutions Procure-to-Pay utilisent un service de numérisation et de capture, un portail fournisseur et/ou un réseau multi-entreprises pour que les fournisseurs puissent soumettre leurs factures par voie électronique. En plus d’offrir une fonctionnalité d’e-procurement (comprenant le processus de demande et d’approbation ainsi que la gestion de catalogue électronique), les solutions Procure-to-Pay permettent de faire correspondre les bons de commande aux factures et de traiter les factures qui ne correspondent pas ou qui font l’objet de retours de marchandises. »
Cette définition du processus achats d’une entreprise montre tout l’intérêt d’une digitalisation du système et les nombreux bénéfices induits par sa mise en place.
Quels sont les bénéfices des solutions Procure-to-Pay ?
Les solutions associées au processus achats d’une entreprise sont de formidables leviers de performance pour les départements des achats, permettant notamment d’optimiser l’efficacité du système, d’améliorer la visibilité et le contrôle, mais aussi de donner la possibilité aux équipes de gagner en compétences.
Optimiser l’efficacité des processus
L’automatisation des processus permet de réduire les coûts de main-d’œuvre, les délais de traitement et les risques. Cela a un impact direct sur la productivité et la rentabilité de l’entreprise.
Pour autant, l’optimisation du système n’est que la première étape. Il importe ensuite d’observer les résultats produits. Une expérience d’achat bien pensée associée à une solution P2P efficace facilite la tâche des acheteurs, mais aussi celle des fournisseurs et des responsables de la comptabilité fournisseurs. Grâce à ce contrôle total des mécanismes d’achat, l’entreprise réalise des économies de temps et d’argent conséquentes.
Améliorer la visibilité et le contrôle
En consolidant les données, les entreprises disposent d’une meilleure visibilité et, ainsi, d’une meilleure maîtrise de leurs dépenses.
La solution intégrée Procure-to-Pay offre également l’opportunité de suivre de bout en bout l’approvisionnement et de détecter les coûts qui pourraient être réduits.
En fonction de la solution P2P choisie, il est possible de travailler en temps réel. La visibilité est ainsi totale et améliore sensiblement la relation avec les fournisseurs.
Faire monter les équipes en compétences
Libérées des tâches administratives répétitives, les équipes achats peuvent allouer leur temps à des missions plus stratégiques. Elles peuvent ainsi procéder à une veille dans leur domaine de spécialité ou encore se former à des pratiques innovantes. Une meilleure analyse n’est donc pas le seul avantage à mettre en place un processus Procure-to-Pay : la nouvelle expertise des équipes achats aura un impact direct sur la productivité et donc le chiffre d’affaires de l’entreprise.
Le processus Procure-to-Pay étant relativement facile à automatiser, cela permet finalement aux directions des achats de se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme le sourcing, l’innovation, la proximité avec les utilisateurs finaux ou encore la stratégie.
Le P2P est ainsi une solution qui permet de mieux répartir les ressources. L’analyse du processus achats permet ensuite d’ajuster au mieux ce système pour une optimisation toujours plus poussée.
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[1] Application Programming Interface, ou « interface de programmation applicative » en français