Qu’est-ce que l’e-procurement ?

definition e-procurement
12 mars 2019
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A travers des solutions digitales, l’e-procurement consiste à dématérialiser les transactions commerciales entre les entreprises et leurs fournisseurs pour optimiser le processus achat.

Dans ce dossier, vous trouverez toutes les réponses à vos questions sur l’e-procurement :

Quelle est la définition de l’e-procurement ?

Le terme « e-procurement » est un anglicisme composé du préfixe « e » pour « electronic » et du mot « procurement » qui se traduit communément par « approvisionnement ». Les traductions françaises sont nombreuses : approvisionnement en ligne, approvisionnement électronique, solutions e-achat…

Le Ministère de la Culture française définit l’e-procurement par « la gestion centralisée des acquisitions et des approvisionnements d'une entreprise sur une plateforme électronique ».

En effet, il est important de noter que l’e-procurement est uniquement adapté aux achats en entreprises, c’est-à-dire au secteur Business to Business (B2B). Il exclut le secteur Business to Customer (B2C) qui ne comprend que les achats personnels et ponctuels.

Les plateformes électroniques, sur lesquelles repose l’e-procurement, permettent de dématérialiser l’acte d’achat sur l’ensemble ou une partie du processus Procure to Pay (P2P) qui comprend trois grandes phases :

  • La sélection des produits
  • L’envoi de la commande
  • La gestion des factures et le paiement

Il est important de noter que nous différencions ici l’e-procurement de l’e-sourcing[1] qui couvre le processus Source to Contrat[1] (S2C).

 

A qui s’adresse l’e-procurement ?

L’e-procurement s’adresse principalement à quatre populations au sein des entreprises :

  • Le service achat qui définit et optimise les stratégies achats
  • Les utilisateurs finaux, à l’origine du besoin, qui passent commande
  • L’approbateur qui valide les commandes
  • Les services finance et comptabilité qui rapprochent les commandes et les factures et réalisent les paiements

Comment fonctionne l’e-procurement ?

L’e-procurement est composé de trois grandes étapes, propres au processus Procure to Pay :

1. La sélection des produits

Les entreprises se rendent sur une plateforme définie qui peut prendre la forme d’un catalogue en ligne, d’un Punch-Out[2], d’un site marchand B2B… éventuellement hébergés à travers une place de marché. Elles ont ainsi accès à l’ensemble de l’offre du fournisseur, comprenant les conditions contractuelles (produits sélectionnés, remises…).

Elles choisissent leurs produits et envoient leur demande d’achat d’un simple clic. Cette dernière est alors intégrée dans leur système d’achat pour suivre le circuit de validation prédéfini.

2. L’envoi de la commande

Une fois validée, la demande d’achat se transforme en commande. Celle-ci est automatiquement envoyée au fournisseur concerné sous la forme de document électronique ou via une place de marché. Le fournisseur prépare alors instantanément les produits pour la livraison.

3. La réception de la facture

La facture peut être également dématérialisée : les entreprises reçoivent la facture, certifiée par un tiers de confiance sous la forme d’un fichier PDF ou d’un document électronique, qui est automatiquement rapprochée de la commande et déclenchent le paiement.

Les 4 bénéfices de l’e-procurement 

Vous l’avez compris, l’e-procurement permet de centraliser et automatiser les interactions entre les parties prenantes (utilisateurs finaux, service achat, fournisseurs…) pour finalement optimiser le processus, la gestion et la stratégie achat. Quatre bénéfices majeurs sont à retenir :

1. Réaliser des économies

Les coûts d’une transaction standard sont estimés en moyenne à 95 € et ceux d’une transaction 100 % digitale (de la sélection des produits jusqu’au paiement) à moins de 19 €[3]. Cela est notamment dû à la diminution des coûts de main d’œuvre puisque le processus est entièrement automatisé. Rapporté au nombre de commandes, notamment sur les achats indirects, les gains financiers s’avèrent conséquents.

2. Supprimer les processus à faible valeur ajoutée

Eliminer les tâches administratives et manuelles permet aux équipes de gagner en rapidité et en efficacité, tout en diminuant le taux d’erreur de 30 à 50 % en moyenne[4]. En effet, l’envoi du bon de commande, la demande de validation, le rapprochement de la commande et de la facture... sont autant de processus automatisés. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

3. Raccourcir l’ensemble des délais

Que ce soit pour passer ou valider les commandes,  le processus est simplifié et transparent pour les entreprises. Disparaissent les temps morts, relances ou papiers administratifs à gérer, classer... Cela permet d’économiser un temps considérable dans le processus achat. De plus, la commande étant directement transformée en bordereau de préparation chez le fournisseur, cela permet in fine aux entreprises d’être livrées plus rapidement.

4. Maîtriser davantage les dépenses

L’e-procurement permet aux entreprises de bénéficier d’une vision claire et en temps réel de leurs dépenses (donneurs d’ordre, processus achat…) à travers un système de reporting. Elles peuvent ainsi mieux contrôler leurs dépenses, gérer leur budget avec davantage de précision et améliorer leur stratégie en détectant des axes d’amélioration.

 

[1] E-sourcing : à travers des solutions digitales, l’e-sourcing consiste à dématérialiser le processus Source to Contract, soit l’identification et la sélection des fournisseurs.

[2] Punch-Out : c’est un type de catalogue électronique, faisant partie intégrante des solutions d’e-procurement, qui permet aux entreprises d’avoir accès à l’offre négociée et mise à jour de leurs fournisseurs.

[3] APECA

[4] Manutan