À travers des solutions digitales, l’e-procurement consiste à dématérialiser les transactions commerciales entre les entreprises et leurs fournisseurs pour améliorer la gestion et optimiser le processus achat. Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur l’e-procurement afin d’avoir toutes les clés en main pour le mettre en place de manière efficace au sein de votre entreprise.
Quelle est la définition de l’e-procurement ?
Défini comme « la gestion centralisée des acquisitions et des approvisionnements d’une entreprise sur une plateforme électronique », le terme « e-procurement » est un anglicisme composé du préfixe « e » pour « electronic » et du mot « procurement », traduit communément par « approvisionnement ». Les traductions françaises sont nombreuses : approvisionnement en ligne, approvisionnement électronique, solutions e-achat…
Il est important de noter que l’e-procurement est uniquement adapté aux achats en entreprise, c’est-à-dire au secteur Business to Business (B2B). Il exclut le secteur Business to Customer (B2C), qui ne comprend que les achats personnels.
Les plateformes électroniques et la digitalisation sur lesquelles repose l’e-procurement permettent de dématérialiser l’acte d’achat sur l’ensemble ou une partie du processus Procure-to-Pay (P2P), qui comprend trois grandes phases :
- La sélection des produits ;
- L’envoi de la commande ;
- La gestion de la facturation et du paiement.
Qu’est-ce que l’e-sourcing ?
Il est important de noter que l’e-procurement se distingue ici de l’e-sourcing, qui couvre le processus Source to Contrat (S2C). L’e-sourcing, à travers des solutions digitales, consiste à dématérialiser le processus Source to Contract, soit l’identification et la sélection des fournisseurs.
Le cycle de vie des achats
À qui s’adresse l’e-procurement ?
L’approvisionnement électronique s’adresse principalement à quatre populations au sein des entreprises :
- Le service achat qui définit et optimise les stratégies achats ;
- Les utilisateurs finaux à l’origine du besoin, qui passent commande ;
- L’approbateur qui valide les commandes ;
- Les services finance et comptabilité qui rapprochent les commandes et les factures et réalisent les paiements.
Comment fonctionne l’e-procurement ?
L’e-procurement est composé de trois grandes étapes, propres au processus Procure-to-Pay.
1. La sélection des produits
Les entreprises se rendent sur une plateforme définie qui peut prendre la forme d’un catalogue en ligne, d’un Punch-Out[1] ou d’un site marchand B2B. Elles ont ainsi accès à l’ensemble de l’offre du fournisseur, comprenant les conditions contractuelles (produits sélectionnés, remises…).
Elles choisissent leurs produits et envoient leur demande d’achat d’un simple clic. Cette dernière est alors intégrée dans leur système d’achat pour suivre le circuit de validation prédéfini.
2. L’envoi de la commande
Une fois validée, la demande d’achat se transforme en commande. Celle-ci est automatiquement envoyée au fournisseur concerné sous la forme d’un document électronique ou via une place de marché. Le fournisseur prépare alors instantanément les produits pour la livraison.
3. La réception de la facture
La facturation peut également être dématérialisée : les entreprises reçoivent la facture certifiée par un tiers de confiance sous la forme d’un fichier PDF ou d’un document électronique, qui est automatiquement rapproché de la commande et déclenche le paiement.
Quels sont les bénéfices de l’e-procurement ?
L’approvisionnement électronique centralise et automatise les interactions entre les parties prenantes (utilisateurs finaux, service achat, fournisseurs…) pour finalement optimiser le processus, la gestion et la stratégie achat. Quatre bénéfices majeurs sont à retenir.
1. Réaliser des économies
Les coûts d’une transaction standard sont estimés en moyenne à 95 € et ceux d’une transaction 100 % digitale (de la sélection des produits jusqu’au paiement) à moins de 19 €[2]. Cela est notamment dû à la diminution des coûts de main-d’œuvre puisque le processus est entièrement automatisé. Rapportés au nombre de commandes, notamment sur les achats indirects, les gains financiers s’avèrent donc conséquents.
2. Supprimer les processus à faible valeur ajoutée
Éliminer les tâches administratives et manuelles permet aux équipes de gagner en rapidité et en efficacité, tout en diminuant le taux d’erreur de 30 à 50 % en moyenne[3]. En effet, l’envoi du bon de commande, la demande de validation, le rapprochement de la commande et de la facture… sont autant de processus automatisés. Les services peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
3. Raccourcir l’ensemble des délais
Que ce soit pour passer les commandes ou les valider, le processus est simplifié et transparent pour les entreprises : les temps morts, les relances, la gestion et le classement des documents administratifs disparaissent. Cela fait gagner un temps considérable aux services dans le processus achat.
De plus, la commande étant directement transformée en bordereau de préparation chez le fournisseur, cela permet in fine aux entreprises d’être livrées plus rapidement.
4. Maîtriser davantage les dépenses
L’approvisionnement électronique offre aux services une vision claire et en temps réel de leurs dépenses (donneurs d’ordre, processus achat…) à travers des fonctionnalités de reporting. Ils peuvent ainsi :
- Mieux contrôler leurs dépenses ;
- Gérer les coûts et leur budget avec davantage de précision ;
- Ajuster leur stratégie en détectant des axes d’amélioration.
Quels sont les avantages et les contraintes d’un processus achats digitalisés ?
Parmi les avantages qu’offre l’e-procurement, les économies réalisées sur la facturation arrivent en haut du classement. Les coûts di minuent grâce à la digitalisation des procédures d’achats, qui optimise les transactions commerciales entre l’entreprise et le fournisseur.
Il s’agit aussi d’un véritable outil de management puisqu’avec ses fonctionnalités, les acheteurs, libérés des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, ont la possibilité de se concentrer sur leur cœur de métier. La qualité du service achat est renforcée et les agents améliorent leur productivité.
L’e-procurement demande toutefois une analyse des solutions d’achats et des systèmes d’approvisionnement des services avant d’être mis en place. L’objectif est que tous les acteurs de la chaîne des achats soient impliqués.
Autre contrainte de cette solution business : les logiciels d’e-procurement. Ces systèmes de workflow peuvent être contraignants pour les utilisateurs.
Les fournisseurs, de leur côté, doivent s’adapter aux outils de commande imposés par leurs clients et proposer un catalogue électronique.
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