Que ce soit sur le fond ou la forme, le métier de responsable des services généraux a considérablement évolué ces dernières années. D’une fonction discrète au périmètre flou, elle a peu à peu pris une dimension stratégique en contribuant à de nombreux enjeux clés pour l’entreprise : bien-être au travail, attractivité sur le marché de l’emploi, développement durable… Dans cette fiche métier, découvrez la fonction de responsable des services généraux sous toutes ses facettes : ses missions, les compétences dont il doit faire preuve, son salaire et la formation qu’il faut suivre.
Quelles sont les missions du responsable des services généraux ?
Aussi appelé responsable des affaires générales ou facilities manager, le responsable des services généraux a pour principale fonction de coordonner les activités permettant d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.
Le responsable des services généraux est chargé de garantir le confort, le bien-être et la sécurité des collaborateurs. Voici le top 5 de ses missions :
- Manager les services généraux : organiser l’activité de son équipe et la former ;
- Exploiter le site et ses équipements : assurer l’entretien et la maintenance courante, proposer des travaux d’amélioration des aménagements, suivre les coûts et le budget ;
- Appliquer les réglementations : conseiller la direction sur les actions préventives, faire appliquer la législation en matière d’hygiène, de sécurité et d’environnement ;
- Gérer les prestataires : établir le cahier des charges des prestations, gérer les appels d’offres, suivre les contrats… ;
- Assurer les services aux collaborateurs : recueillir leurs besoins en termes d’environnement de travail, aménager les espaces de travail ou encore sensibiliser aux pratiques éco-responsables.
Quelles sont les compétences d’un responsable des services généraux ?
Pour devenir responsable des services généraux, il faut faire preuve de certaines compétences, tant sur le plan technique que sur le plan relationnel.
Le profil général d’un bon responsable des services généraux
Avant tout, le responsable des services généraux doit être doté d’un excellent relationnel, car il est en contact permanent avec les fournisseurs, les prestataires de service, les sous-traitants ainsi que les autres services de l’entreprise. Il doit également être polyvalent, réactif, flexible et rigoureux.
De plus, il doit posséder certaines compétences techniques comme savoir négocier avec les différents acteurs, disposer de solides connaissances en matière de maintenance et d’entretien des bâtiments, de sécurité ou encore de réglementation sur l’environnement…
Des compétences techniques
Le responsable des services généraux doit :
Maîtriser les logiciels de bureautique, de gestion et de suivi de projets ;
- Bien connaître les marchés publics ;
- Être informé des normes et des procédures QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement) ;
- Disposer de compétences en management ;
- Avoir une vision large des métiers de l’entreprise.
Dans les grandes entreprises, bien maîtriser l’anglais peut s’avérer indispensable pour communiquer avec les équipes des autres pays.
Des soft skills
Parmi les qualités du responsable des services généraux, des compétences non techniques sont également requises.
Aux qualités relationnelles, évoquées précédemment, viennent s’ajouter le sens de la négociation, l’esprit d’initiative et une forte capacité d’adaptation. Le responsable des affaires générales doit aussi savoir faire preuve de pédagogie.
Quel est le salaire d’un responsable des services généraux ?
En Europe, le salaire annuel moyen d’un responsable des services généraux tourne autour de 69 000 € (£59 000), avec des variations en fonction des pays. Au début de sa carrière, il perçoit en moyenne 47 000 € annuels (£40 000), mais un cadre confirmé peut être rémunéré jusqu’à 85 000 € annuels (£73 000), voire plus.
Le salaire dépendra notamment de la surface et du nombre de sites qu’il gère, du nombre de personnes qu’il dirige et des différents niveaux de sous-traitance.
Qui emploie un responsable des affaires générales ?
Toutes les entreprises ayant besoin d’employés polyvalents peuvent faire appel à un responsable des services généraux :
- Les entreprises privées ;
- Les organismes publics ;
- Les PME ;
- Les grands groupes ;
- Les multi-nationales.
Selon la taille de l’entreprise, les missions du responsable des services généraux varient. Dans les plus petites structures, son rôle s’apparente à celui du directeur administratif : son domaine d’action est vaste et il est amené à travailler essentiellement avec des partenaires externes. Dans les plus grandes entreprises, il est davantage spécialisé et gère de plus grosses équipes.
Les possibilités sont nombreuses et les secteurs sont variés. Si vous souhaitez vous diriger vers le métier de responsable des services généraux et que vous disposez des compétences requises, vous pourrez postuler à un large panel d’offres.
Quelle formation pour devenir responsable des services généraux ?
Il convient de disposer d’une expérience de quelques années dans ce domaine ou dans un domaine similaire (exemple : achats ou assistant de direction) pour devenir responsable des services généraux.
Plusieurs formations permettent d’accéder à ce poste :
- Master d’école de commerce, avec une spécialisation dans les achats ou le facilities management ;
- Diplôme en gestion ou bâtiment ;
- Écoles d’ingénieur ou d'architecte.
Dans un second temps, le responsable des services généraux pourra notamment évoluer en tant que responsable multi-sites, acheteur de prestations ou directeur immobilier. Comme il dispose d’un champ d’action très large, il est courant qu’au cours de sa carrière, il finisse par se spécialiser dans un domaine en particulier ou dans une fonction précise.
Des responsabilités qui évoluent avec le temps pour le responsable des affaires générales
Les entreprises sont chaque jour soumises à de nouveaux challenges. Les enjeux écologiques en sont un. Pour relever ces défis majeurs, le responsable des services généraux doit être en mesure de faire appliquer la législation, d’anticiper les besoins, de proposer de nouvelles idées et d’adopter une vision à long terme. Optimiser la chaîne d’approvisionnement, par exemple, entre directement dans ses fonctions.
Si le responsable des services généraux est chargé d’assurer le bien-être des employés et la bonne gestion des fournisseurs, il est également engagé dans la relation client. En effet, face à une concurrence toujours grandissante, développer l’engagement de la part des clients est aujourd’hui indispensable pour assurer la pérennité de l’entreprise.
Pour ce faire, les besoins du client doivent être pris en compte, au même titre que les exigences internes ou légales. Certaines actions convergent dans l’intérêt de tous :
- Adopter une démarche éco-responsable ;
- Éviter les gaspillages ;
- Optimiser la chaîne de production…
Le responsable des services généraux est alors celui qui remet en question les processus en place afin de les améliorer et de booster l’efficacité de l’entreprise au service du client.
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