Dans un environnement économique de plus en plus compétitif, la gestion efficace des approvisionnements est devenue une priorité stratégique pour les entreprises. C’est la promesse de livrer ses produits de façon rapide et efficace aux clients, tout en préservant sa propre rentabilité. Pour y parvenir, il existe des leviers incontournables de l’approvisionnement que les entreprises doivent activer à leur façon.
Gestion des approvisionnements : définition et enjeux
La gestion des approvisionnements consiste à alimenter son entreprise en biens et/ou services pour honorer les commandes de ses clients, mais aussi pour ses propres besoins. L’achat de ces biens et/ou services peut avoir différentes finalités : il peut s’agir de produits destinés à la revente, de matériaux nécessaires à la fabrication de produits finis, ou encore de marchandises vouées à être stockées.
En ce sens, la gestion des approvisionnements couvre plusieurs composantes :
- La planification et la gestion des demandes clients ;
- Le sourcing des fournisseurs pour répondre à ses besoins d’achats ;
- La réception des marchandises pour fabriquer des produits finaux ;
- La gestion logistique avec la planification des livraisons ;
- La gestion des retours produits.
Il y a plus de trente ans, Graham Stevens, consultant senior chez Peat Marwick McLintock (qui est devenu KPMG) mettait en lumière l’enjeu de la gestion des approvisionnements dans un article, qui est désormais devenu une référence pour les directions achats et logistiques. Il soulignait notamment : « L’objectif de la gestion de la chaîne d’approvisionnement est de synchroniser les exigences du client avec le flux de matériaux en provenance des fournisseurs afin d’établir un équilibre entre ce qui est souvent considéré comme des objectifs contradictoires, à savoir un service client élevé, une gestion des stocks réduite et un coût unitaire faible. »
Vous l’avez compris, la gestion des approvisionnements a pour ambition d’optimiser les ressources et de synchroniser les différents flux logistiques, de la manière la plus efficace possible.
Quels leviers pour améliorer la gestion des approvisionnements ?
Pour améliorer l’efficacité, la performance et la fiabilité de leur chaîne d’approvisionnement, les entreprises peuvent s’appuyer sur de bonnes pratiques éprouvées, du choix des méthodes de gestion à la mise en place de solides KPI.
Opter pour les méthodes de gestion adaptées
Tout d’abord, la détermination des bonnes méthodes d’approvisionnement et de gestion des stocks est une étape essentielle pour s’assurer de satisfaire la demande, tout en évitant les ruptures de stock. Il revient à chaque d’entreprise d’opter pour les méthodes qui s’avèrent être les plus adaptées à son secteur d’activité, ses produits et son fonctionnement.
À titre d’exemple, la méthode de gestion calendaire consiste à planifier les approvisionnements selon un calendrier défini, la méthode prévisionnelle prend en compte l’historique des ventes ainsi que le contexte économique et détermine un stock de sécurité pour éviter tout rupture, la méthode empirique s’appuie sur l’analyse des données des années précédentes pour anticiper les besoins, ou encore le point de commande qui instaure un niveau de stock minimum, en dessous duquel il faut passer une nouvelle commande.
S’appuyer sur un logiciel de gestion
À l’heure de la transformation digitale, la chaîne d’approvisionnement ne fait pas exception. Pour gagner en efficacité, toute entreprise doit, autant que possible, laisser derrière elle les processus manuels et les documents en version papier. Pour cela, il lui faut adopter une solution digitale. Cela peut prendre la forme d’un logiciel APS (Advanced Planning System) ou d’un logiciel WMS (Warehouse Management System). Ces outils lui permettent de contrôler et d’automatiser les processus d’approvisionnement, comme la réception, le stockage, la préparation et l’expédition des produits.
Il faut également s’attendre à ce que les nouvelles technologies viennent apporter leur pierre à l’édifice. Bientôt, l’Intelligence Artificielle rendra le suivi des stocks toujours plus précis, la blockchain garantira l’authenticité et la traçabilité des transactions, l’Internet des Objets (IoT) fournira des informations clés sur l’état, l’emplacement et la rotation des stocks…
Renforcer la collaboration avec les parties prenantes externes
Il est également important de collaborer avec tous les partenaires de la chaîne d’approvisionnement. Cela comprend de nombreuses parties prenantes : les fabricants, les fournisseurs, les distributeurs, les transporteurs… Il faut construire des relations solides et de confiance avec chacun d’entre eux pour que la chaîne d’approvisionnement fonctionne de manière optimale. Cela passe nécessairement par le développement d’une communication claire et transparente sur les besoins et les attentes de chacun. La mise en place de systèmes de communication peut aider en ce sens, comme les plateformes de collaboration qui permettent de partager des informations en temps réels aux différents partenaires.
Certaines entreprises vont même jusqu’à partager les risques et les récompenses. On peut, par exemple, envisager de partager les coûts de production, les risques de livraison, ou encore les bénéfices des ventes.
Mettre en place un système de suivi et de reporting
Enfin, il convient de mettre en place des procédures claires et de les communiquer aux personnes concernées au sein de l’entreprise. C’est l’occasion de préciser à qui revient chaque responsabilité (création de demandes d’achat, validation des commandes et des factures, envoi des bons de commande…) et le processus pour réaliser chacune de ces tâches. Pour s’assurer que chacun s’approprie pleinement ce système, on peut le transposer en guide utilisateur ou même en formation interne. In fine, cela garantit une gestion des achats et des approvisionnements efficace et suivie par tous.
La définition et la mesure d’indicateurs clés de performance sont également essentielles pour s’inscrire dans une logique d’amélioration continue. L’entreprise a tout intérêt à surveiller ses KPIs de près : taux de satisfaction des clients, coût global de possession (TCO), taux de livraison à temps, taux de retour, temps de cycle…
Les bénéfices d’une gestion efficace des approvisionnements
Pour toute organisation, la gestion des approvisionnements est cruciale pour assurer la continuité des opérations, minimiser les interruptions de production et éviter les problèmes de stock. Une bonne gestion permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d'améliorer la productivité et la satisfaction des clients.
Réduire les coûts
En optimisant leur gestion des approvisionnements, l’entreprise achète les matières premières et composants à prix avantageux, en négociant avec ses fournisseurs ou en bénéficiant d’économies d’échelle. De plus, elle minimise les coûts liés au stockage et aux interruptions de production, ce qui lui permet de réaliser des économies.
Booster la productivité
Grâce à l’optimisation de sa gestion des approvisionnements, l’entreprise garantit la disponibilité continue des biens et services achetés, réduit les tâches qui ne présentent aucune de valeur ajoutée et limite les interruptions de la chaîne de production. Cela représente un gain d’efficacité et de performance pour toute la chaîne d’approvisionnement.
Garantir la satisfaction client.
Le fait d’assurer la qualité des produits finis et des services, tout en respectant les délais de livraison impartis, permet aux entreprises de garantir une expérience client optimale. L’entreprise contribue ainsi à la satisfaction et la fidélisation de ses clients.
L'optimisation de la gestion des approvisionnements est donc un puissant levier pour améliorer la performance globale de l'entreprise. En adoptant les meilleures pratiques, elle peut renforcer sa rentabilité et la satisfaction de toutes les parties prenantes, pour ainsi rester compétitive sur le marché.
