Vecteur de productivité, d’agilité et de résilience, la digitalisation reste l’une des principales priorités stratégiques de la fonction achat. Dans le cadre de la transformation digitale de leur entreprise, les directions des achats se mobilisent, en commençant par l’automatisation de leurs processus. À ce jour, plus de 48 % des processus transactionnels (Procure-to-Pay) et 36 % des processus stratégiques (Source-to-Contract) sont partiellement ou totalement automatisés d’après une étude menée par PwC[1]. Et ce n’est qu’un début, au vu des investissements prévus dans les prochaines années. Découvrez nos 10 recommandations clés pour digitaliser la fonction achat avec succès.
1. Commencez par un état des lieux
Tout naturellement, la première étape consiste à collecter les informations sur les procédures achats, les canaux transactionnels, le portefeuille fournisseurs, etc. Il faut veiller aux délais, aux coûts, à la qualité d’exécution, aux ressources mobilisées pour chaque processus achat. Grâce à une cartographie claire, vous pourrez construire votre feuille de route, définir vos objectifs et vos priorités. Il faut bien entendu se tenir prêt à adapter ses processus existants aux solutions qui seront, plus tard, mises en place.
2. Repensez votre organisation
Au sein des petites structures, le processus d’innovation et de digitalisation peut s’opérer facilement. Cependant, il n’est en pas de même pour les grandes entreprises. Ces dernières doivent s’organiser pour collecter, sélectionner et déployer les outils numériques et les nouvelles technologies au sein de leur département achat. Certaines entreprises vont créer des départements, rattachés à la direction des achats, qui seront dédiés à l’innovation tandis que d’autres ouvriront des postes spécifiques en charge des données achats par exemple.
3. Adaptez vos compétences
Avec la révolution digitale, l’acheteur va disposer d’outils formidables pour l’assister dans ses tâches quotidiennes. Au premier plan se trouvent le Big Data et l’Intelligence Artificielle qui vont lui fournir des analyses avancées, voire prédictives, pour l’aider dans ses prises de décision. Cependant, pour pleinement bénéficier de la puissance d’exécution de ces solutions, il lui faudra muscler ses compétences propres à la digitalisation des achats, à la frontière entre savoir-faire et savoir-être. Il s’agit notamment de la maîtrise de ces outils, de l’esprit critique et de la pensée computationnelle.
4. Appuyez-vous sur les nouvelles formes de travail
Pour accompagner la transformation agile des entreprises, les départements achats peuvent s’appuyer sur les nouvelles formes de travail que sont l’auto-entrepreneuriat, le freelancing ou encore le management de transition. En renfort des équipes internes, le service achats a tout intérêt à se structurer avec des profils externes pour faire face à la volatilité de la charge de travail, mais aussi pour apporter un complément d’expertise et d’innovation. Cela constitue d’ailleurs l’un des principaux enjeux à venir de la transformation digitale pour les entreprises.
5. Privilégiez l’efficacité
Tout l’intérêt de s’engager dans la digitalisation de la fonction achat est d’améliorer l’efficacité de ses processus. Par conséquent, il convient de prioriser ses étapes en fonction de la valeur que cela peut engendrer. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle les directions des achats démarrent le plus souvent leur projet de digitalisation en digitalisant leur processus Procure-to-Pay. Le retour sur investissement est généralement rapide et conséquent ! Dans un second temps, elles se focalisent davantage sur l’automatisation des tâches administratives à faible valeur ajoutée, chronophages et répétitives, grâce à l’automatisation des processus robotiques, ainsi que sur l’analyse et la visualisation des données.
6. Favorisez l’adhésion des parties prenantes en interne
Il est essentiel de rappeler que la technologie est, avant tout, au service de l’humain. C’est pourquoi, quand il est question de digitalisation des achats, l’adhésion des parties prenantes en interne (départements métiers, sponsors, etc.) est un facteur clé de succès. Il faudra alors procéder à une véritable conduite du changement en commençant par consulter ces acteurs en amont du projet afin de les sensibiliser et de s’assurer de répondre à leurs attentes.
7. Impliquez vos fournisseurs
Au même titre que l’adhésion des clients internes est capitale dans le cadre d’un projet de digitalisation, l’implication de vos fournisseurs l’est tout autant. Pour ce faire, il faut s’adapter à leur environnement et les accompagner dans une logique « gagnant-gagnant ». Comme dans toute conduite du changement, n’oubliez pas que la communication est clé.
8. Mesurez vos résultats
Quelle que soit votre maturité en matière de digitalisation, il est capital d’évaluer les conséquences de sa stratégie digitale. Pour observer les retombées, il est important d’analyser des indicateurs clés de performance. Pour la digitalisation du processus Procure-to-Pay, nous pourrions suivre par exemple le taux de dématérialisation des commandes et des factures ou encore le taux de rapprochement des factures aux bons de commande au premier essai.
9. Appuyez-vous sur une communauté d’utilisateurs
Quelle que soit la solution mise en place, vous n’êtes sans doute pas les premiers à l’utiliser. Il peut être intéressant d’échanger avec la communauté d’utilisateurs existante qui se trouve confrontée aux mêmes problématiques que vous. Demandez à votre éditeur s’il existe un club d’utilisateurs et s’il organise des rencontres ! Vous pourrez alors partager vos expériences et échanger de bonnes pratiques entre pairs.
10. Misez sur l’amélioration continue
Enfin, il est primordial d’évaluer régulièrement vos processus digitaux. Parce que les besoins des parties prenantes évoluent et que tout processus peut être amélioré, il faudra régulièrement s’interroger sur la qualité des données, les nouvelles règles à prendre en compte dans l’entreprise, la satisfaction des clients internes, etc.
Le succès de votre projet de digitalisation de la fonction achat repose avant tout sur une vision claire et sur la mobilisation de l’ensemble des parties prenantes. En ce sens, la conduite du changement et la dimension humaine sont clés.
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[1] PwC, Enquête PwC Digital Procurement, 2020-2021
