Comment définir et différencier les termes RFI, RFP et RFQ au sein des processus achats ?

Dans le monde des achats, sigles et acronymes sont légion. Pour autant, il est essentiel de bien comprendre le fonctionnement et les enjeux sous-jacents de chaque terminologie pour assurer une parfaite maîtrise des processus. À ce titre, on retrouve souvent les RFI (Request for Information), les RFP (Request for Proposal) et les RFQ (Request for Quotation). Ces termes désignent des outils pour rationaliser les processus d’achat, dans le cadre de la sélection des fournisseurs. À l’issue de ces démarches, les directions achats sont en mesure de prendre des décisions éclairées pour l’achat de biens et/ou de services au sein de leur organisation. Si ces trois sigles peuvent sembler similaires, ils ont cependant leurs propres spécificités.

Qu’est-ce que la RFI ?

La RFI (Request for Information) est une demande d’information. Cela intervient en amont du processus de sélection des fournisseurs, dans le but de pré-qualifier les acteurs qui intégreront l’appel d’offres. Une RFI s’adresse également plutôt à des fournisseurs potentiels afin de mieux les connaître. L’idée est de mieux comprendre leur offre, leur position sur le marché, leurs références clients, leur expérience…

Les directions achats sollicitent alors des informations générales sur les fournisseurs et leurs offres. Elles évaluent notamment des aspects clés de leurs potentiels fournisseurs, à savoir leur solidité financière, leur capacité à répondre aux besoins de leur entreprise, ainsi que leurs normes et/ou certifications.

Cela permet de collecter des informations sur le marché, de mesurer l’intérêt des fournisseurs à travailler avec son entreprise, mais aussi bien sûr de faciliter le choix des fournisseurs qui seront ensuite consultés et d’anticiper les futures négociations. Vous l’avez compris, cette demande d’informations est généralement utilisée pour établir une liste restreinte de fournisseurs potentiels avant de passer à des étapes plus formelles, comme la RFP (Request for Proposal) ou la RFQ (Request for Quotation).

Qu’est-ce que la RFP ?

La RFP (Request for Proposal) correspond à une demande de proposition. Cela permet d’évaluer les fournisseurs sur d’autres critères que le prix, afin d’identifier le meilleur partenaire.

C’est une demande formelle adressée aux fournisseurs pour qu’ils soumettent une proposition concrète en réponse à un cahier des charges spécifique. Cela comprend toutes les informations nécessaires pour élaborer une proposition complète : les objectifs, les prix, les spécifications techniques des produits et/ou services concernés, les conditions de livraison, le rétroplanning et bien d’autres éléments clés.

La RFP est plutôt utilisée lorsqu’une entreprise a déjà une idée claire de ses besoins spécifiques et souhaite obtenir des propositions détaillées pour évaluer les différentes options disponibles sur le marché. Dès lors, elle peut comparer les offres reçues sur les mêmes bases, de façon objective.

Qu’est-ce que la RFQ ?

La RFQ (Request for Quotation), enfin, désigne une demande de devis. C’est une demande formelle adressée aux fournisseurs afin d’obtenir des prix spécifiques pour des produits ou des services définis. L’objectif d’un tel outil est de comparer les prix et les conditions proposés par différents fournisseurs pour une même demande.

Dans le cas d’appels d’offres, la direction achats devra avoir défini soigneusement son besoin et analysé le marché en amont. C’est pourquoi elle peut avoir lancé une RFI ou une RFP au préalable, et ainsi inviter les fournisseurs présélectionnés à fournir une proposition plus détaillée.

Les RFQ sont particulièrement adaptées aux achats récurrents ou standardisés pour lesquels les spécifications sont clairement définies et le principal critère de sélection est économique.

En résumé, quelles différences entre RFI, RFP et RFQ ?

Qu’il s’agisse de RFI, RFP et RFQ, ces outils s’inscrivent dans une démarche optimale de sourcing. Ils permettent aux acheteurs de gagner du temps, de l’argent et de réduire les risques.

Toutefois, ils se distinguent tout particulièrement par :

• Leur objectif : si la RFI vise à obtenir des informations génériques des fournisseurs, la RFP et la RFQ sont davantage focalisées sur l’évaluation des fournisseurs.
• Leur demande : chaque demande porte sur des éléments différents : des informations générales pour la RFI, une proposition complète répondant à un cahier des charges pour la RFP et une proposition de prix pour les biens et/ou les services concernés dans le cas de la RFQ.
• Leur style : la RFP et la RFQ sont des demandes formelles par rapport à la RFI. Toutefois, la RFP reste plus complète et détaillée, tandis que le RFQ se concentre principalement sur les prix.
• Leurs avantages : la RFI permet de sonder le marché, la RFP offre une comparaison équitable entre les fournisseurs et la RFQ porte sur la réduction des coûts.

Ainsi, chaque outil répond à un besoin donné. Si vous n’êtes pas sûr de la solution qui peut répondre à vos besoins, vous pouvez choisir la RFI. Si vous souhaitez obtenir une meilleure qualité de services et/ou de produits, il faut vous orienter vers un RFP. Enfin, si vous voulez réduire les coûts d’un produit et/ou d’un service, vous allez davantage opter pour une RFQ.

Qu’il s’agisse de RFI, de RFP ou de RFQ, ces outils servent finalement à mieux comprendre et comparer les offres proposées par les fournisseurs, mais aussi à construire une relation transparente et constructive avec eux. Cela permet aux organisations de prendre de meilleures décisions, tout en optimisant leurs processus achats.