Regarder les « achats sauvages » sous le prisme du Total Cost of Ownership ou Coût Total d’Acquisition est révélateur. Ces achats, souvent considérés comme anodins, renferment pourtant d’insoupçonnables gisements d’économies si l’on regarde l’ensemble des coûts qui y sont associés. Mise en situation avec un exemple simple et récurrent : la clé à molette.
« Achats sauvages » vous dîtes ?
Achats sauvages, achats ad hoc… leur nom révèle leur nature : les directions d’achats n’ont aucun contrôle sur ces achats car ils sont réalisés hors processus et leur approvisionnement se fait souvent dans l’urgence. Il peut s’agir d’outillage, de fournitures de bureau, de produits industriels… Disséminés parmi les différents services des entreprises, ces types d’achats indirects induisent des coûts de fonctionnement aussi considérables que méconnus.
Le scénario type d’un achat sauvage
Prenons l’exemple fréquent d’un technicien qui a besoin rapidement d’une clé à molette pour réparer une machine. Il consulte le catalogue en ligne du fournisseur référencé mais aussi les sites des distributeurs généralistes B2C qui se trouvent à proximité de son lieu de travail. Alors que le premier propose un produit à 17,50 €, le second met en avant un prix avantageux : 9,90 €.
Le technicien décide, en toute logique, de s’orienter vers le produit le moins cher. Il prend alors sa voiture et fait un rapide aller-retour au magasin en question pour acheter son produit. De retour sur site, il envoie sa note de frais à la comptabilité. Celui-ci a alors l’impression d’avoir fait une bonne affaire…
Un TCO composé à 88 % de coûts cachés
En apparence, c’est une bonne affaire, mais dans les faits, bien au contraire ! Si l’on regarde les véritables frais engagés pour cet achat indirect, la réalité est moins reluisante :
- Coût de main d’œuvre : 22 €
Notre technicien a finalement passé une heure à regarder les sites Internet des magasins alentours et à faire l’aller-retour à la boutique pour acheter son produit. Le coût de main d’œuvre est alors équivalent au taux horaire moyen d’un technicien, c’est –à-dire 22 € (charges comprises).
- Coût de transport : 5 €
Le technicien va également se faire rembourser ses frais kilométriques. Ayant parcouru 10 kilomètres pour cet achat, et l’indemnité kilométrique moyenne étant de 0,5 €/kilomètre, le coût de transport revient à 5 €.
- Coût de gestion de la note de frais : 53 €
Un collaborateur du service comptabilité va devoir se charger de la note de frais émise par le technicien. En moyenne, le traitement d’une note de frais prend 20 minutes et coûte 53 €*. Sans compter que le risque d’erreur moyen pour ce processus est de 19 % et que les frais pour la corriger s’élèvent à 48 € !
L’ensemble des coûts indirects représente ainsi pas moins de 80 € (s’il n’y a pas d’erreur dans la gestion de la note de frais), soit le prix d’un aller-retour Paris-Rome avec une compagnie low cost ! Rapporté au coût d’achat du produit (9,90 €), ces coûts cachés pèsent pour 88 % du coût total d’acquisition.
Le référencement des fournisseurs a notamment pour but d’endiguer ces coûts cachés, qui ne sont pas toujours connus de tous et ainsi d’optimiser les achats indirects de la société. Les entreprises commencent à avoir conscience du gisement d’économies que représentent les « achats sauvages » et certaines agissent pour les mettre sous contrôle. Déployer le contrat fournisseur, sensibiliser les clients internes pour susciter l’adhésion… autant de missions qui relèvent surtout d’une bonne collaboration entre les directions achats et leur fournisseur !
*Étude de GBTA Foundation et HRS
