Fonction achat : les 5 étapes de la gestion de crise

Fonction achat ; Gestion de crise ; covid-19
23 avril 2020
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La fonction achat démontre chaque jour sa réactivité face à la crise économique et sanitaire induite par le Covid-19. C’est pourquoi il est intéressant de partager l’expérience accumulée et d’en déduire une méthodologie de gestion de crise à usage de la fonction achat.

Procurement Leaders [1] se livre à cet exercice et propose une synthèse en cinq étapes. Pour la fonction achat, la gestion de crise repose en effet sur :

Étape n°1 : mettre en place une cellule de crise

La réactivité et la pertinence des actions menées par la fonction achat exigent cohérence et exhaustivité de l’information conduisant à la prise de décision.

La cellule de crise, en relation étroite avec les autres fonctions de l’entreprise, est notamment concentrée sur 3 points essentiels de la continuité d’activité :

  • La protection des collaborateurs, à travers la mise à disposition des équipements adaptés à chaque contexte d’intervention
  • Le maintien des fournitures stratégiques pour la production habituelle des biens ou des services de l’entreprise
  • La création de capacités nouvelles pour accompagner l’évolution éventuelle du modèle économique de l’organisation 

Étape n°2 : prioriser la défense de la supply chain

Le maintien du fonctionnement opérationnel de la supply chain est une priorité transverse au sein de l’entreprise.

La fonction achat porte la responsabilité de la cartographie des risques fournisseurs, et bien sûr de leur suivi :

  • Visibilité sur l’étendue de la chaîne de valeur et identification des maillons les plus faibles
  • Connaissance approfondie des capacités de contribution des fournisseurs stratégiques
  • Suivi des risques majeurs par type de fourniture
  • Scénarisation d’options de rechange en cas de défaillance d’un partenaire

Étape n°3 : expérimenter de nouvelles formes d’alliances

Une crise est souvent un accélérateur d’histoire. En effet, la mise en place de nouvelles manières de collaborer avec son écosystème ne date pas du début de l’épidémie mais l’urgence a renforcé la tendance à la collaboration disruptive pour la fonction achat.

Imaginer de nouveaux réseaux, de nouvelles alliances ou un nouveau partage de la valeur est essentiel en gestion de crise. C’est ainsi par exemple que PSA, Valeo, Air Liquide et Schneider mettent leurs ingénieurs et leurs compétences en commun pour produire 10 000 respirateurs avant la fin du confinement [2].     

Étape n°4 : innover pour surprendre les clients

En période de crise comme en situation d’urgence, les circuits logistiques traditionnels, les débouchés habituels des clients de votre entreprise sont perturbés. Pour maintenir leur activité, ils ont besoin de faire évoluer leur système de production ou de distribution. Voire leur modèle économique.

En gestion de crise, le rôle de la fonction achat est de donner au business les moyens d’accompagner, et encore mieux de faciliter, cette transformation des clients.  

Étape n°5 : accélérer la digitalisation

En période calme, la digitalisation de la fonction achat a prouvé sa capacité à accélérer et à fiabiliser les traitements.

En situation de crise, le e-procurement est d’autant plus efficace :

  • Facilitation du télétravail grâce au Cloud
  • Renforcement des capacités d’analyse grâce au big data
  • Massification des opérations grâce à la robotisation des processus

En conclusion, la réaction appropriée de la fonction achat dans la plupart des organisations doit inspirer une nouvelle doctrine de gestion des risques. En effet, la violence et la généralisation de la crise du Covid-19 à l’échelle de la planète constituent d’une certaine manière un banc d’essai pour éprouver la capacité de résilience de la fonction achat.

Anticiper est plus que jamais un enjeu majeur pour la fonction achat. Pour approfondir la réflexion, lisez l’article de Julie Dang Tran, Directrice Générale Manutan France : Fonction achat, à quoi ressemblera l’avenir ?

 

[1] Emergency risk management: Five strategies to mitigate the impact of Covid-19 – 24/03/20

[2] Capital – 31/03/20

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