Zoom sur l’UNSPSC : un système de classification mondial des produits et services

La classification normalisée des produits et des services des Nations Unies (UNSPSC) est un système de classification ouvert, mondial et multisectoriel de tous les produits et les services. Découvrez sa définition, son fonctionnement et ses avantages pour la fonction achats.

La définition de l’UNSPSC

La classification normalisée des produits et des services des Nations Unies (United Nations Standard Products and Services Code en anglais) a été initialement créée par le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) et Dun & Bradstreet Corporation (D&B) en 1998. Depuis 2003, ce standard de classification est géré par GS1 US®, un organisme à but non lucratif de normalisation de l’information.

L’UNSPSC est une norme internationale qui permet de classifier les produits et les services achetés et/ou vendus, de façon précise et efficace. Cette segmentation suit un ordre logique pour refléter la façon dont les produits voyagent à travers la chaîne d’approvisionnement ou de valeur.

Au total, on y retrouve 57 segments qui couvrent :

• Les matières premières ;
• Les équipements industriels ;
• Les composants et fournitures ;
• Les produits de consommation ;
• Les services.

Le fonctionnement de l’UNSPSC

L’UNSPSC se présente sous la forme d’un système de codage à huit chiffres. Ce code comprend une structure hiérarchique à quatre niveaux : le segment, la famille, la classe et le produit. Un cinquième niveau facultatif (composé de deux chiffres additionnels) permet d’indiquer la fonction : location, réparation, recyclage, vente au détail… Chaque produit n’apparaît que dans une seule catégorie et se trouve accompagné d’un titre ainsi que d’une description.

Ce système de codage, qui est continuellement mis à jour, est aujourd’hui disponible en une quinzaine de langues : allemand, arabe, anglais, chinois, coréen, danois, espagnol, finlandais, français, hongrois, italien, japonais, néerlandais, norvégien, portugais et suédois.

Tout un chacun peut ainsi avoir accès à ce système de codification, dans un cadre défini. Il n’y a pas de frais de redevance ou de licence pour l’utilisation de base. Il n’existe pas non plus de restrictions sur le partage des codes avec ses partenaires commerciaux. Toutefois, des abonnements payants sont disponibles pour les organisations qui souhaitent en faire une utilisation plus poussée (demandes de modifications, utilisateurs multiples, recherches avancées…).

Les avantages d’une telle classification normalisée

L’ambition de l’UNSPSC est d’aider les organisations du monde entier à accroître leur productivité, à réduire leurs coûts et à améliorer leur efficience.

En implémentant cette classification normalisée au sein de leurs systèmes, les entreprises peuvent dès lors automatiser le traitement et la collecte des données relatives aux dépenses, à partir des bons de commande, des comptes fournisseurs, etc.

Elles vont ainsi bénéficier d’une vision complète de leurs dépenses, à travers les différents services, divisions et filiales. C’est à partir de cette data qu’elles vont pouvoir améliorer la gestion de leurs achats et enclencher les leviers d’optimisation nécessaires : rationaliser leurs portefeuilles fournisseurs, standardiser leurs achats de produits, bénéficier d’un effet de levier grâce aux volumes pour négocier de meilleurs tarifs, etc.

Dans l’une de ses études, le cabinet de conseil Ernst & Young abonde d’ailleurs dans ce sens : « Nous estimons que les organisations peuvent réaliser des économies d’au moins 10 à 15 % par rapport à leur base de dépenses actuelles en saisissant les opportunités tactiques tout en développant une approche de gestion intégrée des dépenses. » [1]

En outre, l’utilisation de ce système commun de classification contribue également à fluidifier la collaboration avec les partenaires commerciaux. Si tout le monde utilise le même langage, cela annihile toute ambiguïté.

Une efficacité décuplée dans le cas des achats de classe C

Selon la loi de Pareto, aussi appelée loi des 80-20, les achats de classe C représentent 5 % des dépenses et environ 50 % des sous-catégories d’achats. L’utilisation d’un tel système de classification prend alors tout son sens pour cette typologie d’achats. Longtemps considérés à tort comme non stratégiques, les achats de classe C souffrent souvent d’une gestion bien moins structurée et d’un moindre contrôle sur les fournisseurs et les références achetées.

Dès lors qu’il s’agit d’achats de classe C, la mise en place d’une solution digitale de type Punch-Out semble incontournable. Associée à la classification UNSPSC, cela permet aux entreprises d’obtenir toute la visibilité nécessaire pour optimiser la gestion de ces achats.

En fonction du montant et de l’importance de la catégorie, l’acheteur peut décider de rationaliser son portefeuille fournisseurs en limitant certaines catégories à des fournisseurs définis, par exemple. Il peut aussi choisir un fournisseur généraliste pour couvrir plusieurs catégories, ce qui permet de réduire les coûts de gestion de la base de données fournisseurs, tout en améliorant l’expérience utilisateur.

Des accords-cadres peuvent alors être mis en place avec ces fournisseurs. L’acheteur pourra s’appuyer sur eux pour sensibiliser les clients internes au respect de la politique achats, contribuant ainsi à réduire les achats sauvages. En orientant un maximum de dépenses vers ces fournisseurs référencés, l’acheteur va alors gagner encore davantage en visibilité sur les dépenses effectuées quant à ces commodités d’achats et ainsi nourrir ce cercle vertueux.

Classifier les produits et les services à travers un système commun de codage permet ainsi de fluidifier le commerce entre les acheteurs et les fournisseurs, et ce, à travers le monde. Il est également important de rappeler qu’il existe tout un panel de classification : au-delà de l’UNSPSC, il y a aussi ecl@ss ou encore ETIM pour les produits techniques. Quelle que soit l’option choisie, la démarche et les bénéfices restent les mêmes.