La fonction achat ne découvre pas le télétravail. En effet, ce qui est nouveau dans le contexte Covid-19 pour la fonction achat, c’est que le télétravail, c’est tous les jours et pour tout le monde.
Or, ce basculement de l’exceptionnel au quotidien n’est pas sans conséquence dans le fonctionnement de la fonction achat. C’est ainsi que trois leçons du télétravail peuvent être d’ores et déjà dégagées après un mois d’expérience :
- Accélérer la dématérialisation du processus de facturation et de paiement
- Repenser le travail collectif au sein de l’équipe achat
- Réinventer la proximité avec les métiers
Leçon n°1 pour la fonction achat : l’accélération de la dématérialisation des factures
Avant l’épreuve du Covid-19, la fonction achat s’efforçait de généraliser la dématérialisation du processus de facturation et de règlement pour deux raisons :
- L’économie de gestion induite par le traitement digital des factures fournisseurs
- La fiabilisation et la réduction des litiges constatés à l’usage
La situation de télétravail ajoute une troisième excellente raison pour finaliser le projet de dématérialisation porté par la fonction achat. En effet, la transmission et le traitement de factures physiques sont devenus impossibles dans un contexte où les équipes achats sont confinées à domicile.
C’est ainsi que la continuation de l’activité – et de la facturation associée – reposent sur une dématérialisation à 100 % :
- De la transmission des factures
- De la chaîne de validation
- Du traitement et du règlement
Leçon n°2 pour la fonction achat : un autre fonctionnement collectif
Le télétravail n’est pas que du travail à distance, auquel, au moins dans les organisations les plus importantes, la fonction achat est habituée. C’est pourquoi le deuxième constat évident pour la fonction achat en cette période de télétravail confiné est le besoin d’adapter le fonctionnement d’équipe.
En effet, les régulations autour de la machine à café ou en passant la tête dans le bureau d’à côté sont évidemment suspendues. Sans parler bien sûr des rites de convivialité propres à chaque équipe. Il faut donc voir dans ces contraintes l’opportunité de fonctionner autrement.
La fonction achat met en pratique de nouvelles règles pour maintenir cohésion et innovation collective :
- Autour du management à distance et de la réactivité dans la prise de décision
- Autour de l’expérimentation d’outils nouveaux pour animer des réunions d’équipe
Leçon n°3 pour la fonction achat : une proximité réinventée avec les métiers
Le troisième enseignement de la crise du Covid-19 pour la fonction achat est peut-être moins sa réactivité par rapport aux besoins nouveaux de l’entreprise que sa capacité à maintenir la rigueur de sa relation avec les métiers malgré la pression de l’urgence.
En effet, la fonction achat doit s’adapter à une situation de coopération parfaitement inédite :
- Une pression intense de la part des métiers pour accompagner la continuité de la supply chain et parfois en modifier le cours
- Des interlocuteurs internes parfois nouveaux en raison de la réorganisation des équipes demeurées sur site
La fonction achat a dû apprendre très vite à mettre de la souplesse au service de l’agilité de l’organisation. Mais l’équipe a en même temps continué à faire valoir avec force sa capacité stratégique :
- Percevoir les besoins profonds derrière l’urgence des demandes
- Maîtriser les risques fournisseurs malgré la pression opérationnelle
- Stimuler l’innovation pour doper les capacités de rebond de l’entreprise
En conclusion, l’ancrage annoncé du télétravail [1] dans les pratiques des organisations valorise les efforts actuels de la fonction achat pour maintenir sa contribution au niveau attendu habituellement. Les progrès accomplis dans la maîtrise de la relation à distance seront bienvenus demain.
Un récent article de Xavier Laurent, Directeur des Services à Valeur Ajoutée de Manutan, intitulé ‘’Pourquoi le Cloud s’impose dans la fonction achat’’ doit être relu en fonction de cette nouvelle perspective. En effet, son intérêt se trouve naturellement renforcé en raison de l’évolution accélérée des pratiques de la fonction achat.
[1] Cette épidémie qui accélère la transition numérique – Les Échos 14/04/20
