Une ruche est un exemple souvent cité de performance collective. Un récent article de Zycus approfondit l’analogie jusqu’à faire de l’organisation des abeilles un référentiel de management pour la fonction achats.
Quatre leçons se dégagent de l’article pour indiquer avec précision, à la fonction achats, la marche à suivre afin de remettre en cause et d’améliorer son fonctionnement collectif :
- La focalisation sur l’objectif
- Le partage des informations
- L’agilité de la structure
- Le leadership du manager
Leçon n°1 pour la fonction achats : rester concentré sur l’objectif
Le plus important pour les abeilles est la survie de la ruche. Or cette survie n’est possible qu’à deux conditions :
- Une parfaite cohésion entre les ouvrières
- Une activité de tous les instants
C’est pourquoi chaque ouvrière est engagée du matin jusqu’au soir dans un travail collectif dont il est très difficile de la détourner.
Appliquée à la fonction achats, cette observation invite chaque membre de l’équipe à se concentrer sur la raison d’être de son métier : acheter mieux et moins cher.
Cet objectif doit passer avant toute autre considération. Il doit inspirer tous les efforts et justifier de s’adapter sans résistance à la digitalisation quand elle apporte une amélioration évidente.
Rester concentré sur l’objectif présente un second intérêt pour la fonction achats : la force du collectif. En effet, notamment en cas de difficulté, réfléchir collectivement à une solution afin d’atteindre l’objectif commun fait gagner du temps et de l’énergie !
Leçon n°2 pour la fonction achats : partager les informations
Les abeilles disposent de trois danses pour indiquer où se trouve la nourriture :
- Elles décrivent de petits cercles si le nectar ou le pollen se trouvent à moins de 50 mètres de la ruche
- Elles forment un 8 si la nourriture se situe entre 50 et 150 mètres
- Une troisième danse est enfin pratiquée s’il convient de couvrir plus de 150 mètres.
Ainsi, la deuxième leçon, pour la fonction achats, concerne l’importance de disposer d’un langage commun et de partager l’information.
Est-ce à dire que les acheteurs doivent tous apprendre à danser ?
Pas forcément, car la digitalisation est passée par là ! Les solutions de Source-to-Pay permettent de mettre en commun les informations sur les fournisseurs. Un fournisseur innovant et fiable étant le nectar de la fonction achats.
Leçon n°3 pour la fonction achats : rendre la structure agile
Une ruche contient de 20 000 à 50 000 individus. Le développement de la colonie repose sur l’extraordinaire capacité des abeilles à coordonner leurs tâches et leurs déplacements. Chaque ouvrière est affectée à une tâche précise mais reste connectée à ses voisines.
Transposé à la fonction achats, le ballet bien réglé des abeilles invite à réfléchir à une organisation souple et agile. Une direction des achats qui fonctionnerait selon le principe d’une ruche serait animée par trois principes :
- Une ligne hiérarchique très courte
- Des cellules très autonomes managées par des objectifs
- Une coordination permanente entre les cellules
Leçon n°4 pour la fonction achats : manager en leader
Au sommet de l’organisation des abeilles, il y a la reine. La reine, à qui incombe le labeur épuisant d’assurer la descendance à la colonie en multipliant ses membres.
La fonction la plus prestigieuse de la ruche est de nourrir la progéniture royale. C’est la reine qui choisit elle-même les ouvrières les plus engagées pour s’occuper des larves.
Cette quatrième leçon valorise le leadership du Directeur des Achats. Maintenir opérationnelle la fonction achats et lui donner un rôle moteur au sein de l’entreprise repose essentiellement sur sa capacité à embarquer son équipe.
Nul besoin de devenir roi. Le Directeur des Achats doit en revanche s’approprier les trois qualités principales de la reine des abeilles :
- L’exemplarité
- La reconnaissance
- La capacité à proposer des challenges
En conclusion, l’efficacité collective de la ruche est une source d’inspiration riche et très concrète pour la fonction achats. Les fournisseurs innovants remplacent le nectar et le pollen. La reine cède sa place au Directeur des Achats.
Mais ce qui compte vraiment, la cohésion, la communication, le projet partagé demeurent à la source de la performance de l’équipe.
Ce que la nature réalise depuis la nuit des temps pour distribuer les tâches et réussir ensemble avec une dépense d’énergie minime au sein de la ruche, le digital est aujourd’hui en mesure de l’accomplir au profit de la fonction achats.
Pour aller butiner quelques précieux conseils avant de vous lancer dans votre propre transformation numérique, lisez l’article de Xavier Laurent, Directeur des Services à Valeur Ajoutée : Fonction achats : 4 bonnes raisons de s’équiper d’un logiciel de gestion des achats.
