Aujourd'hui, la fonction achats est devenue un levier stratégique de performance pour les entreprises. Pour se fixer un cap, les acheteurs s’équipent de solides politiques achats. Ces documents de référence offrent une vision claire des objectifs et des grands principes qui régissent l’achat de produits et de services nécessaires au bon fonctionnement des activités. En ce sens, les politiques achats sont une composante clé d’une gestion des achats à la fois efficace et éclairée.
Politique achat : définition
La politique achat définit les orientations et intentions générales dans la façon dont une organisation acquiert les produits et les services soutenant son activité. C’est une véritable feuille de route qui guide les acheteurs au quotidien, et les aide à garder en tête les objectifs de l’entreprise.
La politique achats doit être en accord avec la vision et les valeurs de l’entreprise. En ce sens, son contenu varie d’une organisation à l’autre. Finalement, ce n’est autre qu’une déclinaison opérationnelle de la stratégie globale de l’entreprise, appliquée au domaine des achats.
Selon Greg Courts, responsable senior des achats chez Rio Tinto, toute politique achat « doit clairement refléter la manière dont elle soutiendra la mission de l'organisation, puis expliquer pourquoi vous devez acheter des produits et comment vous souhaitez les acheter. Elle doit tenir compte de l'approvisionnement éthique, de la compétitivité du marché, etc. Une fois la politique décrite, vous pouvez rédiger vos normes et procédures qui expliquent comment vous allez répondre aux exigences de la politique. »
Politiques vs stratégies et procédures achats
La politique achat est à distinguer de :
- La stratégie achats décrit les approches et méthodes utilisées pour atteindre les objectifs d’achats, dans le cadre de la sélection des fournisseurs, la gestion des contrats, etc.
- Les procédures achats fournissent des instructions et conseils détaillés pour effectuer les tâches diverses : création de demande d’achat, émission de bon de commande, etc.
Les bénéfices d’une politique achat efficace
En formalisant les grands principes en matière d’achats, les entreprises peuvent se concentrer sur ce qui compte vraiment pour elles : maîtriser les coûts, limiter les risques, garantir la conformité… Selon ses orientations, la politique achat devient un véritable levier clé de résilience, de performance économique et de création de valeur durable.
Contrôler les coûts
Une bonne politique d’achat va aider à gérer efficacement les dépenses dès l’expression des besoins et à optimiser les budgets. Elle facilite également le raisonnement en coût total d’acquisition (TCO), en intégrant à la fois les coûts d’achat et les coûts associés (transport, maintenance, gestion de la fin de vie…).
Améliorer l’efficacité des processus
En posant des règles claires, standardisées et partagées, la politique achat fluidifie les cycles d’achats, accélère la prise de décision et fluidifie la collaboration entre les parties prenantes. Cela favorise ainsi l’efficacité opérationnelle globale.
Garantir la conformité
La politique achats garantit que toutes les activités liées aux achats soient bien conformes aux exigences internes de qualité ainsi qu’aux obligations réglementaires. Cela protège les organisations des risques de non-conformité.
Gérer les risques
En cadrant les pratiques et en uniformisant les processus, la politique d’achat participe également à réduire significativement les risques opérationnels (ruptures, retards…), financiers (dérive budgétaire, retard de paiement…) et fournisseurs (défaillance, réputation…).
Favoriser la durabilité
La politique achat peut également servir à soutenir la stratégie RSE (Responsabilité Sociétale d’Entreprise). Celle-ci se dote alors d’un volet dédié ou se transforme en politique d’achats responsables, visant à minimiser ses impacts négatifs et renforcer ses impacts positifs.
Comment construire sa politique achat ?
Pour créer une politique achat performante et adaptée aux besoins de l’entreprise, il convient de suivre quatre étapes clés, de l’analyse de la situation actuelle jusqu’au suivi des résultats.
Analyser la situation actuelle
Dans un premier temps, l’entreprise fait un diagnostic de la situation actuelle de ses achats. L’idée est de collecter et analyser tout un ensemble de données internes relatives aux dépenses, aux fournisseurs référencés, aux contrats existants, aux processus et outils utilisés ainsi qu’aux indicateurs clés de performance et de satisfaction qui sont suivis.
C’est ce qui va permettre d’identifier les forces, les faiblesses, les opportunités ainsi que les menaces relatives aux achats. Après quoi, il s’agit de déterminer les axes d’amélioration possibles.
Définir ses objectifs
Lors de la deuxième étape, l’entreprise s’attache à définir les objectifs de sa politique d’achat. Ces objectifs doivent être en phase avec la politique générale et les besoins de l’entreprise. Cela implique de s’interroger sur la vision de ses achats en entreprise, les valeurs qui les guident, ainsi que les leviers à actionner pour atteindre ces objectifs.
Voici quelques exemples d’objectifs :
- Développer l’efficacité économique des achats ;
- Contribuer à la performance globale de l’entreprise ;
- Garantir le respect des principes fondamentaux et des règles éthiques ;
- Contribuer à la maîtrise des risques ;
- Développer des relations mutuellement bénéfiques avec les opérateurs économiques ;
- Intégrer les préoccupations sociales et environnementales.
Déployer la politique achats
La troisième étape consiste à mettre en œuvre la politique d’achat au sein de l’entreprise. Il s’agit de déployer les actions organisationnelles et/ou fonctionnelles nécessaires à l’atteinte des objectifs préalablement définis.
Il peut s’agir, par exemple, de :
- Réorganiser le département achats ;
- Former et/ou recruter pour acquérir les compétences requises ;
- Formaliser et simplifier les processus achats ;
- Diversifier et/ou rationaliser son portefeuille fournisseurs ;
- Revoir les contrats existants, ou en conclure de nouveaux ;
- Mettre en place ou améliorer les outils actuels ;
- Communiquer avec les parties prenantes internes et externes.
Suivre et évaluer la politique achats
Enfin, la quatrième et dernière étape se concentre sur le suivi et l’évaluation de la politique achats. L’entreprise va alors mesurer et contrôler les résultats qu’elle obtient par rapport aux objectifs qu’elle s’est fixés.
Pour cela, il lui faut surveiller ses indicateurs clés de performance et de satisfaction, mais aussi conduire des audits et des enquêtes auprès de ses fournisseurs et clients internes. Elle peut alors comparer ces résultats avec des données externes, comme des benchmarks marchés.
Quelques exemples d’indicateurs clés de performance
- Les économies achats, aussi appelées gains achats ;
- La part de marchés comportant au moins une considération sociale ou environnementale ;
- Le taux de digitalisation des commandes ;
- La satisfaction des clients internes ;
- Le taux d’achat hors contrat.
À l’issue, ces enseignements ouvrent la voie à la mise en place de plans d’actions correctifs ou préventifs, ainsi qu’à la communication des résultats et progrès réalisés auprès des différentes parties prenantes.
Vous l’avez compris, élaborer une politique d’achat avec soin pose les bases d’une fonction stratégique capable de contribuer aux grands enjeux de l’entreprise.
