Procure-to-Pay : 3 étapes pour créer de la valeur

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5 janvier 2021
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Pour l’acheteur de demain, l’enjeu majeur se cristallise autour de la création de valeur afin d’accompagner son entreprise dans la réinvention de son business model. Pour y parvenir, ce dernier peut commencer par optimiser le processus Procure-to-Pay qui, bien maîtrisé, permet de réaliser des économies non négligeables et de gagner en efficience, pour ensuite pouvoir allouer son temps à des missions à plus forte valeur ajoutée.

Suivons le cas d’Eric, responsable achats d’une ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire), qui va suivre trois étapes clés pour créer de la valeur :

1) Il met les fournisseurs sous contrôle

La période des évaluations fournisseurs arrivant à grands pas, Eric fait un état des lieux. Il commence par analyser les dépenses réalisées auprès de ses fournisseurs sur l’année écoulée, en mettant la réalité terrain en perspective avec la stratégie de l’entreprise qui porte principalement sur l’accélération de la digitalisation et la réduction des coûts, en cette période de crise sanitaire.

Il rencontre ses principaux partenaires et s’appuie sur un rapport détaillé tiré de sa solution de Business Intelligence pour faire le bilan. Pour s’aligner avec la stratégie de l’entreprise, Eric négocie avec eux la mise en place d’une solution Punch-Out  et des remises sur volume.

2) Il installe une solution de Procure-to-Pay

Une fois la solution e-achats intégrée à l’ERP de son entreprise, Eric et les distributeurs partenaires s’attachent à informer les clients internes des nouveaux tarifs et de ce nouveau processus digitalisé pour passer commande. Ils les sensibilisent particulièrement sur les bénéfices de la dématérialisation des transactions pour réduire les coûts cachés. Eric a calculé que cela représentait près de 50 % d’économies par transaction, ce qui n’est pas négligeable !

Pour être certain que les résultats soient bien au rendez-vous, ils travaillent également main dans la main à l’élaboration d’une campagne de déploiement qui comprend des emailings et la visite des sites critiques où le déploiement des contrats n’est pas effectif.

3) Il mesure la performance

Chaque trimestre, les distributeurs envoient un reporting comprenant les indicateurs clés de performance préalablement définis avec le responsable achats. Ensemble, ils suivent notamment le taux de déploiement, site par site, et engagent les actions correctrices lorsque nécessaire.

En plus d’avoir renforcé sa relation avec ces dits fournisseurs et d’avoir optimisé tout son processus Procure-to-Pay au profit des clients internes et des équipes achats, l’entreprise décide de faire un pas de plus en faveur de sa transformation digitale. Elle décide ainsi de réinvestir les économies réalisées dans un projet de développement longtemps attendu par la finance : l’automatisation du traitement des factures, basée sur une solution de reconnaissance optique. A la clé : une meilleure maîtrise des dépenses et un gain d’efficience pour les équipes.

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