Qu’est-ce-que le Procure-to-Pay ? Définition, solutions, bénéfices…

Procure-to-pay
7 mai 2019
Partagez :
{{totalComments}} commentaires

Le terme Procure-to-Pay désigne le processus achats d’une entreprise, allant de la demande d’achat au paiement.

Dans ce dossier, vous trouverez toutes les réponses à vos questions sur le Procure-to-Pay :

Quels processus le Procure-to-Pay couvre-t-il ?

La dénomination Procure-to-Pay, aussi connue sous les noms Purchase-to-Pay ou P2P, couvre trois processus principaux du cycle de vie des achats : la demande d’achat, l’achat et le règlement du paiement.

 

Le cycle de vie des achats

 

Le processus Procure-to-Pay s’étend généralement de la recherche de produits à la mise à jour du compte fournisseur. Entre ces deux étapes, on retrouve notamment : 

  • La recherche de produits
  • La création d'un panier
  • La création de la demande d’achat
  • Le traitement et l’autorisation de la demande
  • La création du bon de commande ou d’achat
  • La réception des marchandises
  • L’évaluation de la conformité à la commande
  • La réception de la facture
  • Le rapprochement et le traitement de la facture
  • Le règlement du paiement
  • La mise à jour du compte fournisseur

Bien entendu, chaque entreprise dessine son propre processus Procure-to-Pay, et peut y intégrer des étapes supplémentaires.

En quoi consistent les solutions Procure-to-Pay ?

Les solutions Procure-to-Pay consistent à présenter les offres des fournisseurs aux utilisateurs (à travers les catalogues électroniques type Punch-Out, e-catalogue ou API) puis à digitaliser, automatiser et optimiser les processus achats et financiers identifiés ci-dessus. Elles intègrent à la fois les activités de contrôle, vérification, validation et gestion documentaire, offrant ainsi aux entreprises un meilleur contrôle sur leurs achats et davantage d’efficacité.

Gartner partage sa définition du Procure-to-Pay, d’un point de vue technologique : « Comme son nom l'indique, un système Procure-to-Pay (ou Purchase-to-Pay) est une solution entièrement intégrée conçue pour prendre en charge un processus de bout en bout, commençant par une demande de biens et de services et se terminant par des fichiers prêts pour le paiement pouvant être chargés dans un système de comptes fournisseurs. Les solutions Procure-to-Pay utilisent un service de numérisation et de capture, un portail fournisseur et/ou un réseau multi-entreprises pour permettre aux fournisseurs de soumettre leurs factures par voie électronique. En plus d'offrir une fonctionnalité d'e-procurement (comprenant le processus de demande et d'approbation ainsi que la gestion de catalogue électronique), les solutions Procure-to-Pay permettent de faire correspondre les bons de commande aux factures et de traiter les factures qui ne correspondent pas ou qui font l’objet de retours de marchandises. »

Quels sont les bénéfices des solutions Procure-to-Pay ?

Les solutions Procure-to-Pay sont de formidables leviers de performance pour les départements des Achats, permettant notamment de :

  • Optimiser l’efficacité des processus

L’automatisation des processus permet de réduire les coûts de main d’œuvre, les délais de traitement et les risques.

  • Améliorer la visibilité et le contrôle

En consolidant les données, les entreprises ont une meilleure visibilité et ainsi une meilleure maîtrise de leurs dépenses.

  • Faire monter les équipes en compétences

Libérées des tâches administratives, manuelles et répétitives, les équipes achats peuvent allouer leur temps à des missions plus stratégiques.

Le processus Procure-to-Pay étant relativement facile à automatiser, cela permet finalement aux Directions des Achats de se focaliser sur des tâches à valeur ajoutée comme le sourcing, l’innovation, la proximité avec les utilisateurs finaux, la stratégie…