Processus achat : en quoi les organisations en silos freinent l’efficacité ?

PROCESSUS ACHAT
13 août 2019
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L’efficacité du processus achat est trop souvent entravée dans les entreprises par un cloisonnement excessif. L’existence de silos qui ralentissent, voire dégradent, l’information est un frein à la performance globale du processus achat.

Cette situation n’est au demeurant pas propre au processus achat. En effet, les entreprises sont des écosystèmes complexes et les différents processus sont tous pénalisés par des organisations segmentées. Car l’efficacité de chaque processus dépend de la facilité de circulation de l’information entre les acteurs impliqués à un titre ou à un autre.  

Le cabinet McKinsey s’est penché sur la question de l’optimisation de la fluidité des échanges tout au long des processus des organisations. Il a constaté que l’existence de silos est le point commun entre toutes les situations.

Les consultants du cabinet ont identifié en particulier trois barrières qui entravent l’efficacité du processus achat :

  • Les barrières entre les personnes
  • Les barrières entre les technologies
  • Les barrières entre les données

De ce constat résulte la mise en évidence de trois questions :

Pourquoi rapprocher les acteurs qui contribuent au processus achat ?

Le fonctionnement en silo des acteurs est un fléau pour toute organisation.

Si chaque service (achats, finances, ventes…) agit sans suffisamment se préoccuper de l’action des autres services impliqués, le risque de manquer des opportunités de gains et/ou de générer des surcoûts est important.

Par exemple, la diminution du nombre de références produits et la réduction du nombre de fournisseurs sont identifiées comme des facteurs importants d’économie et de réduction des risques. Ces objectifs ne peuvent être atteints que si l’ensemble des acteurs se concerte en partageant la vision de l’intérêt général.

Le cloisonnement n’est pas lié à la mauvaise volonté des différents acteurs. En effet, les problèmes de communication sont dus à la concentration sur les exigences du quotidien et à la seniorisation des acteurs, experts de leur domaine. 

En quoi l’interopérabilité des solutions digitales est un atout pour le processus achat ?

La dichotomie des solutions mises en œuvre dans les différents services est le deuxième obstacle à l’efficacité globale du processus achat.

L’hétérogénéité des architectures constatée dans de nombreuses entreprises est le résultat de trois facteurs :

  • Le rythme choisi par chaque service pour bénéficier des ressources de la transformation numérique
  • Les différentes priorités métiers qui orientent la préférence vers telle ou telle technologie
  • La simplification de l’accès au digital qui rend moins indispensable l’intervention de la Direction des Systèmes d’Information (DSI) dans le choix des solutions, diminuant d’autant sa capacité d’harmonisation

L’interopérabilité des solutions est nécessaire pour assurer la continuité du processus achat et permet notamment de :

  • Dialoguer ensemble
  • Partager des bases de données et des référentiels
  • Alimenter des plateformes communes de workflow, par exemple des circuits de validation ou d’aide à la prise de décision

Les bénéfices de l’interopérabilité des solutions digitales mises en œuvre par les contributeurs impliqués dans la performance du processus achat – et plus évidemment de pratiques concertées – sont multiples.

Par exemple, la capacité à contrôler les achats de manière exhaustive. En effet, il faut à la fois tracer les flux de bout en bout mais également être en phase sur les nomenclatures et les seuils de déclenchement.

Ou encore, la capacité conjointe à accéder aux informations de chaque contrat fournisseur, de manière à construire sur des bases solides une évaluation objective des partenaires. 

Quels sont les enjeux du partage des données pour le processus achat ?

Recueillir les données selon des modalités concertées et les partager dans un format identique est l’enjeu ultime pour optimiser globalement le processus achat.

En effet, disposer transversalement d’indicateurs fiables et indiscutables permet de dessiner une perspective de progrès et de fixer des objectifs communs.

De plus, partager les données relatives aux fournisseurs et aux prestataires logistiques évite de perdre du temps et de prendre des risques d’erreurs à ressaisir.

Pour finir, mettre en commun les données commerciales, les prévisions de vente ou les résultats des enquêtes de satisfaction donne à chaque service les moyens d’adapter ses actions à la situation réelle du marché et des clients. 

Votre processus achat est d’autant plus efficace que son pilotage est collectif et partagé entre tous les contributeurs : acheteurs, financiers, prévision des ventes… De toute évidence, l’existence de barrières entre les hommes, les systèmes ou les données va à l’encontre de ce principe de bon sens. Dynamitez les silos !

 

Retrouvez plus d’information sur l’efficacité du processus achat, dans l’article « L’intégration : le maître mot de la fonction achats »

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