API définition : qu'est-ce qu'une API et comment révolutionne-t-elle les achats en entreprise ?

Les API (Application Programming Interface) permettent aux systèmes informatiques de communiquer entre eux. Ils jouent le rôle d’intermédiaires pour échanger des données et des services de manière fluide, standardisée et sécurisée. Grâce à cette interconnexion, les API rendent les processus achats plus rapides, plus fiables et plus faciles à piloter.

• Qu’est-ce qu’une API ?
• Comment fonctionne une API ?
• Quelles applications dans les achats ?
• Quels sont les avantages des API ?

Plus que jamais, la digitalisation des achats s’accélère dans toutes les organisations. Centralisation des données, automatisation de commandes, pilotage des dépenses en temps réel… Au cœur de cette transformation se trouvent les API (Application Programming Interface). Ces interfaces qui permettent aux différentes applications de communiquer entre elles. Elles jouent un rôle clé dans l’e-procurement, boostant l’efficacité opérationnelle des équipes achats.

 

Qu’est-ce qu’une API ?

Le terme API signifie Application Programming Interface en anglais ou interface de programmation applicative en français. Ces interfaces jouent le rôle d’intermédiaires entre les systèmes informatiques. Elles leurs permettent d’échanger des données, partager des fonctionnalités ou interagir sans intervention humaine. Grâce aux API, les outils communiquent automatiquement, de manière fluide, standardisée et sécurisée.

 

Aujourd’hui, les directions achats utilisent une multitude de solutions digitales : plateformes e-procurement, ERP, logiciels SRM, logiciels comptables… Sans interconnexion, ces systèmes fonctionnent en silos, nécessitant des décisions et des actions humaines. C’est précisément là qu’interviennent les API : elles décloisonnent les outils et fluidifient les processus.

 

À travers cette technologie, les experts entrevoient le futur des achats. C’est le cas de Guilhain Grimaud, M.Sc., Demand & Procurement Manager chez Teoxane : « Je suis convaincu que les entreprises qui adoptent aujourd'hui des chaînes d'approvisionnement pilotées par API bénéficieront d'un avantage considérable demain. Tandis que d'autres continuent de consulter manuellement les catalogues et de passer leurs commandes, ces entreprises leaders disposeront de systèmes qui optimiseront automatiquement l'ensemble de leur réseau d'approvisionnement en temps réel. »[1]

 

Comment fonctionne une API ?

Les API fonctionnent selon un système de requêtes et de réponses. Lorsqu’un système souhaite accéder à une ressource ou une fonctionnalité d’un autre système, il envoie une demande détaillant l’action qu’il souhaite effectuer. C’est ce qu’on appelle communément une requête API.

 

Si la demande est autorisée, l’API réceptionne la requête, la transmet au système concerné, puis renvoie la réponse API. Ces échanges sont encadrés par des mécanismes de sécurité pour vérifier l’identité et autoriser les accès.

 

En contexte achats, ce mécanisme se traduit très concrètement : lorsqu'un acheteur consulte un catalogue fournisseur depuis sa plateforme e-procurement, l'API interroge en temps réel les stocks disponibles, les prix négociés et les délais de livraison, avant d'afficher les résultats. L'acheteur voit une information à jour, sans aucune intervention manuelle de part et d'autre : c'est la connexion API qui synchronise les deux systèmes en arrière-plan. 

 

Jérémy Mésière, Architecte Middleware chez Manutan , explique : « Une API peut être comparée au serveur d’un restaurant. Le client (le développeur ou logiciel utilisateur) consulte le menu (le catalogue d’API), puis passe commande au serveur. Celui-ci transmet la demande à la cuisine (la base de données ou système source) avant de revenir avec le plat (la réponse) pour le client. Le serveur joue ainsi le rôle d'intermédiaire entre les deux parties, sans dévoiler les recettes de la cuisine (les détails techniques). »

 

API : quelles applications dans les achats ? 

Aujourd’hui, les API sont omniprésentes dans toutes les fonctions de l’entreprise. Dans les achats, elles ont de nombreux cas d’usage : de l’accès aux offres fournisseurs à l’accélération des échanges. Des atouts particulièrement pertinents pour les achats de classe C, qui concentrent l’essentiel des références et des fournisseurs.

Accès simplifié aux offres fournisseurs

Les API permettent d’accéder en temps réel aux données des fournisseurs, et notamment à leurs catalogues produits. C’est le cas par exemple de la solution Search 360, développée par Ivalua, en collaboration avec Manutan. Cette solution récolte à la fois les informations des catalogues statiques chargés dans la solution de l’utilisateur ainsi que les informations dynamiques données par les fournisseurs à travers une API de recherche produit. Les utilisateurs bénéficient ainsi d’une seule interface pour consulter en temps réel les catalogues statiques et dynamiques de leurs fournisseurs. Grâce à l’utilisation des API, les utilisateurs bénéficient d’une expérience optimale et gagnent du temps dans leurs recherches.

Échanges accélérés entre les acteurs

Grâce aux API, les échanges sont automatisés et accélérés entre les différentes parties prenantes : clients, fournisseurs, transporteurs, partenaires logistiques… Par exemple, lorsqu’un client saisit sa commande, le bon de commande est automatiquement envoyé au fournisseur, qui lui-même lui renvoie un avis d’expédition, tandis que le client peut suivre la livraison en temps réel. Un véritable gain de temps et de fiabilité à chaque étape du processus.

En connectant les systèmes, les API relient également les acteurs et les données, au service d’une meilleure efficacité et d’une plus grande fluidité des processus achats.

API, EDI et Punch-Out : quelles différences ?

Dans les directions achats, trois technologies coexistent pour connecter les systèmes entre eux. Elles sont souvent confondues, alors qu'elles répondent à des besoins distincts et complémentaires.

 

• L'EDI (Electronic Data Interchange) est la technologie historique des échanges inter-entreprises. Elle permet de transmettre des documents standardisés (bons de commande, factures, avis d'expédition) dans un format structuré et automatisé. Son point fort est la fiabilité sur des flux documentaires établis ; sa limite est d'opérer en différé, par lots, sans synchronisation en temps réel.
• Le Punch-Out permet à un acheteur de quitter temporairement sa plateforme e-procurement pour naviguer directement dans le catalogue en ligne d'un fournisseur, avant de rapatrier son panier dans son propre système de commande. C'est une expérience de navigation enrichie, mais elle reste déclenchée par une action humaine.
• Les API vont plus loin : elles permettent aux systèmes de communiquer de façon autonome et instantanée, sans intervention humaine. Prix, stocks, délais de livraison  : toutes ces données peuvent être interrogées et mises à jour en temps réel, à chaque consultation du catalogue.

 

Ces trois technologies ne se remplacent pas : elles se complètent. L'EDI continue de structurer les échanges documentaires de masse. Le Punch-Out offre une expérience catalogue enrichie. Les API viennent compléter cet écosystème en ajoutant la couche temps réel qui manquait aux deux premières. Une direction achats mature s'appuie sur les trois, selon la nature du flux et le niveau d'intégration souhaité avec chaque fournisseur.

 

Quels sont les avantages des API ?

Les API offrent de nombreux bénéfices opérationnels pour les directions achats. En plus de connecter les outils entre eux, elles contribuent à améliorer l’efficacité, la visibilité et la satisfaction des équipes.

Intégration des systèmes

L’un des principaux atouts des API réside dans leur capacité à connecter des systèmes hétérogènes. Elles permettent à différents outils de communiquer entre eux, quelles que soient leur technologie ou leur architecture. C’est un avantage clé pour les entreprises qui s’appuient sur un écosystème logiciel varié.

Automatisation des processus

Les API contribuent à automatiser les processus manuels, souvent chronophages et sources d’erreurs. Cela concerne par exemple la création et l’envoi des bons de commandes, le traitement des factures, la mise à jour des stocks… C’est un formidable gain de temps pour les équipes achats qui peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Visibilité et pilotage

De plus, les API facilitent la centralisation des données issues de différentes sources. Cela offre aux équipes achats une vision globale et actualisée de leurs activités : suivi des commandes, performances fournisseurs, niveaux de stock, analyse des dépenses, etc. Une telle visibilité améliore la prise de décision et le pilotage global des achats.

Expérience utilisateur

Enfin, les API jouent également un rôle clé dans l’expérience utilisateur. Elles permettent de proposer des interfaces plus intuitives et des parcours plus fluides. Les utilisateurs n’ont plus à naviguer entre plusieurs systèmes ni à ressaisir les données, ce qui rend leur quotidien plus simple et plus efficace.

 

Les API s’imposent aujourd’hui comme un élément central de la transformation digitale des achats. En connectant les systèmes, elles permettent d’automatiser les processus, de fluidifier les échanges et de fiabiliser les données.

 

L’API chez Manutan

Chez Manutan, nous nous appuyons sur les technologies API depuis de nombreuses années pour accélérer et automatiser les flux entre partenaires. Nous prenons en charge les intégrations (ERP, e-procurement) avec une connexion rapide, formation et assistance dédiées pour optimiser les achats et gagner en efficacité (disponible en Belgique, République tchèque, Danemark, Suède, Finlande, France, Allemagne, Hongrie, Italie, Pays-Bas, Norvège, Pologne, Slovaquie, Espagne, Suisse, Royaume-Uni, Portugal, à date de publication du contenu).