Les entreprises sont dans une recherche constante de performance, alliant optimisation des ressources, efficacité opérationnelle et productivité. À l’instar de toutes les autres fonctions, les directions achats ne font pas exception. Elles veulent gagner du temps, prendre des décisions éclairées, tout en gardant le contrôle des coûts et des risques. C’est dans ce contexte que la digitalisation des achats et l’automatisation des processus prennent tout leur sens. D’autant que 50 à 70 % des tâches sont potentiellement automatisables au sein des services des achats, selon le cabinet de conseil McKinsey.
Les solutions d’e-procurement
Les premiers outils d’automatisation plébiscités par les équipes achats, ce sont les solutions d’e-procurement. Elles permettent de dématérialiser les processus achats sur les trois grandes phases du processus Procure-to-Pay (P2P) : la sélection des produits, l’envoi des commandes, la gestion de la facturation et du paiement. Tout au long du processus, un certain nombre de tâches peuvent être automatisées : intégration de la demande d’achat dans le système d’information, circuit de validation, rapprochement du bon de commande et de la facture…
Cela permet d’accélérer les processus d’achat, de réduire les erreurs, et d’optimiser le coût total d’acquisition des biens ou services. Et pour cause : les coûts transactionnels peuvent être réduits jusqu’à 80 % ! Enfin, cela participe à améliorer la satisfaction globale des équipes : recherche produits facilitée pour les clients internes, moindres traitements de la comptabilité, gestion simplifiée pour les acheteurs…
L’e-procurement avec Manutan
Nous mettons à votre disposition différentes solutions pour dématérialiser vos processus transactionnels. Grâce à nos experts et notre solution technique, nous nous connectons à une grande part de places de marché dans les meilleurs délais.
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L’AP Automation
Pour aller plus loin dans l’automatisation des factures, les entreprises peuvent également miser sur l’AP Automation (Accounts Payable Automation). Ces outils permettent la dématérialisation des factures, mais aussi l’automatisation du traitement des factures fournisseurs, en allant de la capture des données jusqu’au paiement. Ces solutions s’appuient sur diverses technologiques comme l’échange de données informatisé (EDI), la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou encore l’apprentissage automatique.
Le premier avantage notable de ces systèmes d’automatisation de la comptabilité fournisseurs est le gain de temps. Selon Generix Group, les entreprises sont en mesure d’accélérer le traitement de leurs factures de l’ordre de 80 %. Sans compter que cela participe à réduire les erreurs et les coûts, ainsi qu’à améliorer la traçabilité. C’est la clé pour une gestion des flux de factures à la fois fluide, maîtrisée et efficace.
Les chatbots achats
L’IA générative ouvre la voie à l’utilisation massive des chatbots augmentés dans le quotidien. Ces agents conversationnels se transforment en assistants virtuels intelligents, au service des acheteurs. Ils peuvent les aider dans de nombreuses tâches : traitement de demandes courantes avec les fournisseurs, recherche et partage d’informations clés pour aider la prise de décision, collecte et analyse des données…
Pascal Bensoussan, Chief Product Officer chez Ivalua, croit au potentiel des agents autonomes pour l’automatisation des processus : « Imaginons qu’un utilisateur ait besoin de remplacer une pièce cassée dans une machine. L’utilisateur prend une photo de la pièce cassée, et l’agent autonome prend le relais. Ce dernier analyse immédiatement l’image, identifie la pièce défectueuse, trouve les fournisseurs capables de la remplacer, et lance un appel d’offres. Il évalue les propositions reçues sur la base de plusieurs critères, puis sélectionne le meilleur choix. Une fois la décision prise, il émet un bon de commande, met à jour le contrat et négocie les termes. »[1] Selon la typologie d’achats, l’agent pourrait couvrir tout ou une partie du processus d’achat et intégrer une supervision humaine.
La Robotisation Automatisée des Processus
La robotisation automatisée des processus (Robotic Process Automation) est idéale pour automatiser les tâches chronophages et répétitives. Il s’agit de robots logiciels qui exécutent des processus routiniers, méthodiques et standardisés en suivant des règles simples. Cela s’applique par exemple sur la saisie de données, la collecte d’informations, la gestion de fichiers… Pour aller plus loin, une nouvelle génération d’outils peut prendre en charge les processus d’achat plus complexes. L’automatisation intelligence des processus (Intelligent Process Automation) peut assister les équipes sur des tâches inhabituelles, qui requièrent de la réflexion et du discernement.
Ces logiciels RPA peuvent être déployés en quelques semaines, avec des coûts réduits de mise en œuvre. Leslie Willcocks, professeur au département de gestion de la London School of Economics, explique : « Le principal avantage que nous avons trouvé dans les 16 études de cas que nous avons réalisées est un retour sur investissement qui varie entre 30 et 200 % au cours de la première année. Mais il ne faut pas se contenter des gains financiers à court terme, surtout s’ils résultent simplement d’économies de main-d’œuvre. Cette approche ne rend pas justice à la puissance du logiciel, car les avantages pour l’entreprise sont multiples. »[2] En adoptant les bons outils, les équipes achats peuvent ainsi se libérer des tâches chronophages et répétitives pour se consacrer à des missions plus stratégiques.
Les outils d’e-sourcing
Les solutions d’e-sourcing visent à simplifier et améliorer les activités de sourcing stratégique et les procédures d’achats. Cela comprend une grande part d’automatisation : envoi de notifications et rappels aux acheteurs, clients internes et fournisseurs, rapports, comparaisons et analyses des offres selon le système de notation établi, réponses préformatées aux fournisseurs, négociations en ligne… L’ensemble de ces fonctionnalités participe à réduire les délais d’attribution des contrats et permet aux équipes achats de mener des échanges de qualité avec les fournisseurs et de construire des stratégies à forte valeur ajoutée.
Les logiciels de Contract Lifecycle Management
Les outils CLM (Contract Lifecycle Management) sont également très utiles pour optimiser la gestion des contrats fournisseurs. En plus de centraliser les documents et renforcer la conformité, ces solutions permettent d’automatiser et de rationaliser les processus contractuels, de l’initiation jusqu’au renouvellement des contrats. Cela comprend également les phases de création, de traitement, de négociation, d’exécution, et de gestion. La contractualisation devient ainsi plus rapide, plus fluide, et mieux alignée avec les priorités de l’entreprise.
Demain, tout l’enjeu sera d’orchestrer l’ensemble de ces outils d’automatisation. C’est ce que souligne Nick Heinzmann, directeur de recherche chez Zip : « L’avenir ne réside pas dans l’ajout d’un énième tableau de bord ou d’une solution isolée. Il s’agit plutôt d’une véritable orchestration : une expérience unifiée et connectée qui fonctionne réellement entre les systèmes, les équipes et les décisions. La prochaine étape de cette orchestration, c’est de donner une autonomie aux processus, en allant au-delà de l’automatisation vers une IA capable d’agir, de s’adapter et de faire progresser les achats. C’est ainsi que les directeurs achats prennent une longueur d’avance sur le chaos. »[3]
[1] Pascal BENSOUSSAN, (Chief Product Officer, IVALUA), "L'IA générative est une révolution en marche pour la gestion des achats", Décision Achats, [https://www.decision-achats.fr/Thematique/familles-achats-1300/it-digital-2287/Breves/l-revolution-marche-gestion-achats-467810.htm]
[2] Leslie WILLCOCKS, (Professeur au département de gestion, LONDON SCHOOL OF ECONOMICS), The value of robotic process automation, McKinsey & Company, [https://www.mckinsey.com/industries/financial-services/our-insights/the-value-of-robotic-process-automation]
[3] Nick HEINZMANN, (Head of Research, ZIP), The Global Procurement and Digital Transformation Survey 2025, Coupa & Zip, [https://procurementmag.com/magazine/the-procurement-survey-2025]
