Alors que la fonction achats devient de plus en plus stratégique en entreprise, il est essentiel de mesurer la maturité, l’efficacité et la performance des achats. C’est l’objectif du diagnostic achats : outil structuré qui permet d’évaluer et d’améliorer la fonction achats. Cela permet de faire le point sur sa situation actuelle, de se comparer et de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue. Tout type de sociétés peut réaliser un diagnostic achats, des start-ups aux grandes entreprises, avec différents objectifs. C’est à travers cet audit des achats que l’on peut envisager de passer d’une fonction support focalisée sur les opérations à une fonction stratégique, créatrice de valeur.
Qu’est-ce qu’un diagnostic achats ?
Le diagnostic achats consiste à analyser la fonction achats d’une entreprise, de façon structurée et approfondie. L’objectif est d’évaluer les forces et les faiblesses, les axes d’amélioration et les leviers de création de valeur.
Le diagnostic achats permet de disposer d’une vision claire de la maturité de la fonction achats et de construire une feuille de route. Cela aide les entreprises à baser leurs achats sur une évaluation impartiale et sur les meilleures pratiques du secteur. Selon Efficio, cabinet de conseil en achats et supply chain, cet exercice présenterait un potentiel d’économies allant de 5 à 15 % par catégorie d’achats.
« Le diagnostic reste essentiel, mais il doit évoluer pour répondre aux nouvelles réalités de la fonction Achats. Il ne s’agit plus simplement d’un benchmark comparatif, mais d’un audit interne approfondi permettant d’identifier les forces, les faiblesses et les solutions spécifiques à l’entreprise. Le diagnostic doit également permettre d’établir un consensus sur l’ambition collective de la fonction Achats et de définir une feuille de route partagée avec les autres fonctions pour sécuriser les acquisitions, maîtriser les coûts et contribuer à la création de valeur. » Jean Dominique Rey, Associé fondateur de 15-40 Partners[1].
Les grands axes d’un diagnostic achats
Bien qu’il n’existe pas de standard en matière de référentiel, il existe différents modèles sur lesquels s’appuyer. En général, le diagnostic achats porte sur plusieurs dimensions, allant de la stratégie jusqu’à l’analyse des dépenses. L’idée est de réaliser un diagnostic complet, qui couvre les dimensions qualitatives, quantitative et évolutive.
La stratégie et la gouvernance
Cet axe permet de s’assurer que la fonction achats soit bien alignée avec la stratégie de l’entreprise et dispose d’un pouvoir d’arbitrage. On va regarder le rôle qu’a le directeur des achats au sein du comité de direction, la politique et la stratégie d’achats…
L’organisation et les compétences de l’équipe
Le diagnostic achats implique également d’aligner ses ambitions avec les moyens humains. Cela concerne la taille de l’équipe, les rôles et les missions de chacun, les plans de formation…
Les processus et les méthodes
L’idée ici est de fiabiliser et améliorer les processus achats : source-to-pay, gestion des relations fournisseurs, gestion des contrats…
Les outils et les systèmes d’information utilisés
Dans le cadre du diagnostic achats, il faut également s’intéresser aux outils et aux systèmes d’information utilisés par les équipes. Cela implique d’analyser la qualité des référentiels, la profondeur des historiques, les accès…
La gestion des risques et la conformité
Le diagnostic doit également intégrer une analyse fine des risques fournisseurs, de la vulnérabilité des chaînes d’approvisionnement ainsi que de la conformité réglementaire.
L’analyse des dépenses
L’analyse des dépenses est un indispensable de tout diagnostic achats. Cela vise à comprendre précisément comment et où les dépenses sont réalisées. On évalue notamment la répartition et le poids des achats selon différents prismes, les gaspillages et les opportunités d’amélioration.
Les achats responsables
Enfin, un diagnostic achats ne peut désormais faire l’impasse sur la dimension RSE (Responsabilité Sociétale d’Entreprise). L’évaluation doit donc porter sur la présence de clauses dans les contrats et appels d’offres, le suivi de l’empreinte carbone des achats et les audits RSE chez les fournisseurs.
Le diagnostic des achats de classe C
Le groupe Manutan a élaboré un diagnostic spécifiquement dédié aux achats de classe C. Ces catégories d’achats, souvent considérées comme non stratégiques, souffrent d’une gestion peu structurée et renferment d’importants coûts cachés.
Cet audit, intitulé Savin’side®, repose sur une méthode éprouvée auprès de centaines de grandes entreprises. Le principe : passer au crible six grands axes d’amélioration pour booster la performance économique et environnementale des achats de classe C. Parmi les grands axes d’optimisation, on retrouve par exemple la rationalisation fournisseurs, la digitalisation des transactions et le déploiement des accords.
- Découvrez Savin’side® (https://www.manutan.com/savinside/fr/decouvrir-savinside)
Les 5 étapes clés du diagnostic achats
Le diagnostic achats repose sur cinq grandes étapes, du cadrage projet jusqu’à la mise en œuvre du plan d’action.
Étape n° 1 : cadrage
La première étape d’un diagnostic achats est de cadrer le projet. Avant de se lancer, il convient de définir le périmètre, les objectifs, le calendrier et les parties prenantes à impliquer.
Étape n° 2 : collecte des données
Le diagnostic achats s’appuie sur une base de données factuelles. Pour réaliser l’état des lieux, l’entreprise va collecter différents types de data : données financières, indicateurs de performance, politiques, procédures et processus, contrats en cours… Ces éléments seront complétés par des entretiens qualitatifs avec les équipes achats et les parties prenantes internes.
Étape n° 3 : analyse de la situation
Une fois les données collectées, place à la phase d’analyse. Cela débouche sur un scoring du niveau de maturité achats par axe, une cartographie des risques, opportunités, forces et faiblesses, des leviers d’amélioration avec des « quick wins » et des actions plus structurantes.
Étape n° 4 : feuille de route
À partir de ces enseignements, il s’agit de construire sa feuille de route. Celle-ci doit rester focalisée sur la valeur apportée à l’entreprise, mais aussi la rentabilité pour l’organisation achats. Les recommandations devront être priorisées selon le rapport bénéfice/effort. Sans oublier de définir la gouvernance et les indicateurs de suivi.
Étape n° 5 : déploiement
Enfin, il est question de mettre en œuvre la feuille de route, avec un tableau de bord pour garantir le pilotage. La communication joue un rôle clé dans cette phase de déploiement. Il peut être nécessaire de partager les résultats du diagnostic achats avec les parties prenantes : clients internes, contrôleur de gestion, responsable ressources humaines… Leur adhésion et soutien peuvent s’avérer précieux pour mener à bien son plan de transformation.
Le diagnostic achats offre ainsi une vue objective des achats, mais aussi un cadre structurant d’amélioration continue. C’est avec un tel outil que la fonction achats pourra construire son plan de transformation et relever les défis de demain.
[1] Jean-Dominique, REY, (Associé fondateur, 15-40 Partners), Le diagnostic de la fonction Achats : un outil toujours pertinent mais sous une forme renouvelée, LinkedIn, 9 septembre 2024, [https://www.linkedin.com/pulse/le-diagnostic-de-la-fonction-achats-un-outil-toujours-rey-myp6e/?trackingId=jUu%2BUl4tORMybkO3A5P8XA%3D%3D]
