Dans un contexte économique sous pression, les entreprises ont une priorité : améliorer leurs marges via l’évitement et la réduction des coûts. Les directions achats sont au cœur de cette démarche, activant les différentes stratégies possibles pour optimiser leurs dépenses. Loin d’être une simple variable d’ajustement, c’est désormais un levier stratégique de compétitivité pour les entreprises, tout secteur d’activités confondu.
Les stratégies éprouvées pour réduire ses coûts
En entreprise, il existe toute une panoplie de mesures de réduction des coûts, interconnectées entre elles. Bien connues des acheteurs, celles-ci ont fait leurs preuves.
Négocier avec des fournisseurs
Le premier levier de réduction des coûts reste la négociation directe avec les fournisseurs. En s’appuyant sur les relations établies, les entreprises ont tout intérêt à challenger leurs fournisseurs pour obtenir des prix et conditions avantageux. C’est le moment de faire jouer la concurrence, examiner ses contrats existants et ouvrir le dialogue avec ses fournisseurs. Dans cette dynamique, l’entreprise devra probablement s’engager sur un certain volume d’achats ou des conditions de paiement particulières. D’après la dernière enquête menée par Deloitte, 41 % des directions achats utilisent cette méthode afin de s'adapter à la volatilité des volumes et d’éviter d'éventuelles hausses de prix liées à l'inflation.
Consolider ses achats
Le deuxième levier de réduction des coûts plébiscité par les directions achats est de regrouper ses dépenses. Lorsqu’elle consolide les achats de ses différents départements, sites ou même filiales, l’entreprise peut obtenir des économies d’échelle ainsi que des conditions d’achats particulièrement intéressantes. Cette tactique permet aussi de rationaliser les processus, mutualiser les ressources et mettre en commun les compétences, ce qui participe à réduire les coûts administratifs.
Rationaliser ses fournisseurs
Une autre stratégie appréciée en entreprise est la rationalisation du portefeuille fournisseurs. C’est d’autant plus intéressant à activer pour les achats de classe C qui, pour rappel, concentre en moyenne 75 % du portefeuille fournisseurs. L’idée est de remplacer certains fournisseurs qui sont peu actifs par un distributeur de référence disposant d’une offre assez large pour couvrir tous les besoins. D’emblée, cela permet de réduire les frais de gestion fournisseurs, évalués en moyenne à 1 000€/an/fournisseur. Cela ouvre alors la voie à d’autres leviers comme la consolidation des achats et la négociation.
Collaborer avec ses fournisseurs
De nos jours, il est important de construire des partenariats solides avec ses fournisseurs stratégiques. Cela contribue à sécuriser des prix avantageux, stabiliser la chaîne d’approvisionnement, et ainsi garantir la résilience en temps de crise. Cela ouvre aussi la voie pour codévelopper des solutions afin de maximiser la valeur, dans une approche gagnant-gagnant. Toujours d’après l’enquête menée par Deloitte, 38 % des directions achats s’attachent à renforcer la collaboration avec leurs fournisseurs afin d'identifier des opportunités mutuellement avantageuses.
Éradiquer les achats sauvages
Un gisement d’économies aussi discret qu’efficace réside également dans les achats sauvages. Vous savez, ces achats de produits et services réalisés hors processus qui échappent au contrôle des entreprises. Cette typologie d’achats concentre d’importants coûts cachés, qui gonflent immanquablement leur coût total d’acquisition. Mettre ces achats sous contrôle est synonyme d’une meilleure visibilité et d’une gestion efficace des dépenses.
La digitalisation, au service de la réduction des coûts
Grâce aux solutions digitales, la direction achats peut aller encore plus loin dans la réduction des coûts. Grâce à une vision consolidée, l’entreprise va pouvoir mieux piloter ses dépenses. Cela facilite la cartographie des dépenses, l’identification d’opportunités d’économies et la prise de décisions. C’est ce que raconte Grzegorz Filipowski, Partner - Head of Consulting chez Marketplanet : « J'ai travaillé avec une entreprise qui ignorait totalement qu'elle dépensait plus de 20 % de son budget d'approvisionnement en achats en double. Ce n'est que lorsque nous avons mis en place un système centralisé que ces chevauchements ont été mis en lumière. En consolidant les contrats, ils ont économisé plus de 250 000 $ en un an, et ce n'était qu'un début. » Associé aux bons outils d’analyse, cela ouvre la voie à d’autres leviers d’optimisation des coûts : anticiper les hausses de prix, détecter les fournisseurs à risque, comparer les performances fournisseurs…
Les solutions digitales existantes permettent également d’optimiser les processus d’achats du sourcing jusqu’au paiement des factures, et ainsi de réduire les délais et les coûts indirects associés. À titre d’exemple, la dématérialisation des transactions via une solution e-procurement peut représenter jusqu’à 80 % d’économies ! Grâce à l’utilisation de technologies avancées (EDI, RPA, IA…), de plus en plus de tâches à faible valeur ajoutée sont même automatisées : processus d’approbation, relances fournisseurs, saisie des factures, etc. Ces gains de productivité permettent aux équipes achats de se recentrer sur des missions stratégiques pour optimiser les coûts ou à d’autres fins : analyse des données, pilotage de la relation fournisseurs…
Enfin, les outils de gestion de le relation fournisseurs (SRM) sont également de bons leviers pour optimiser les coûts. Et pour cause, d’après Axiscope, 75 % des entreprises qui utilisent un tel logiciel constatent une réduction des coûts ainsi qu’une amélioration de leur performance achats.[1] Ces logiciels aident à renforcer la transparence, fluidifier les échanges et mieux suivre les indicateurs clés de performance. Une solide collaboration favorise la co-construction de solutions efficaces entre partenaires.
Réduire ses coûts, oui mais sans compromis
Toute stratégie de réduction des coûts doit également être pérenne. Tout au long de cette démarche, les entreprises doivent veiller à respecter les mêmes exigences et faire des choix qui restent bénéfiques sur le long terme. Autrement dit, réduire les coûts ne doit pas compromettre la qualité des produits et services, l’efficacité du processus d’achats, ou les engagements durables de l’entreprise. L’époque où les entreprises se tournaient vers des produits à bas coût, de moindre qualité, sans considération éthique ou environnementale, est désormais révolue.
Aujourd’hui, la gestion des dépenses, des risques et des achats responsables sont intrinsèquement liées. D’ailleurs, les leviers d’actions permettent souvent de faire une pierre deux coups. Par exemple, l’optimisation énergétique ou l’achat de produits reconditionnés va permettre de réaliser des économies significatives, mais aussi de réduire l’impact sur l’environnement.
La preuve par l’exemple
Chez Manutan, l’achat d’un meuble de seconde main permet de réduire jusqu’à 70 % de ses émissions carbone et 30 % de ses coûts. Une alternative efficace pour concilier enjeux écologiques et économiques.
Aujourd’hui, la réduction des coûts ne peut plus être pensée comme un objectif isolé. Elle s’intègre dans une stratégie globale d’optimisation, de digitalisation et de développement durable. C’est ainsi que les directions deviendront de véritables moteurs de transformation, de compétitivité et de croissance à long terme.
