Résumé :
Le budget base zéro (ZBB) consiste à repartir d’une feuille blanche pour aligner les dépenses sur les besoins réels et éliminer les coûts superflus en entreprise. À l’opposé de l’approche incrémentale, il impose de justifier chaque poste de dépenses. Il constitue ainsi un levier puissant de performance durable.
Sommaire :
- Qu’est-ce que le budget base zéro (ZBB) ?
- Budget base zéro : quelles étapes clés ?
- Quels avantages et défis au ZBB ?
Dans un contexte économique incertain, les entreprises cherchent à gagner en résilience. Pour nombre d’entre elles, l’heure est à la transformation et la réorganisation de leurs structures de coûts. Parmi les outils à leur disposition se trouve la budgétisation à base zéro, ou budget base zéro. Comme son nom l’indique, c’est une méthode de budgétisation qui implique de repartir de zéro pour chaque nouvelle période budgétaire. Cette approche est particulièrement intéressante pour aider les équipes achats à optimiser les coûts.
Qu’est-ce que le budget base zéro (ZBB) ?
Le budget base zéro (BZZ) consiste à justifier de zéro l’ensemble des dépenses en entreprise, dès l’ouverture d’un nouvel exercice. Autrement dit, on construit son budget à partir d’une feuille blanche, afin de réinterroger chaque dépense. Cela vient en opposition avec la méthode traditionnelle dite incrémentale où l’on reprend le budget précédent par défaut, pour l’ajuster à la hausse ou à la baisse.
Avec le budget base zéro, l’idée est d’allouer les ressources en fonction des réels besoins, et non de l’historique. Les entreprises peuvent ainsi identifier et éradiquer les coûts inutiles, mettre leurs dépenses sous contrôle et se concentrer sur la rentabilité. Bien menée, la méthode budget base zéro génère des économies substantielles. D’après GEP, cette approche permet de réduire de 15 à 35 % ses frais généraux et administratifs.
Le budget base zéro implique également un changement culturel profond au sein de l’entreprise. C’est ce que souligne Kris Timmermans, Lead - Supply Chain & Operations et membre du Comité de Direction Groupe d’Accenture : « Contrairement aux méthodes classiques de gestion des coûts, qui fonctionnent selon le principe du ‘on coupe drastiquement, puis tout revient’ - un peu comme les régimes à la mode -, l’adoption d’une approche ‘base zéro’ suppose une véritable transformation culturelle de l’organisation. Elle doit s’ancrer durablement dans les mentalités et dans les pratiques quotidiennes, jusqu’à devenir un réflexe naturel. C’est à cette condition que l’on évite que les ‘kilos’ ne reviennent. »
Budget base zéro : quelles étapes clés ?
La mise en œuvre du budget base zéro requiert du temps et des ressources. Généralement, cette démarche est menée par une équipe transverse (finance, métiers, achats, ressources humaines, informatique…) en quatre grandes étapes.
Étape n°1 : poser un cadre
La première étape consiste à sélectionner les centres de coûts sur lesquels se concentrer. En effet, la démarche budget base zéro ne s’applique pas forcément à l’ensemble de l’entreprise. L’équipe projet va planifier tout ça, en commençant là où les budgets semblent mal alignés avec les objectifs de l’organisation et où résident les opportunités majeures de réduction des coûts. Ensuite, elle peut prévoir d’appliquer le budget base zéro tous les deux ou trois ans par exemple, et utiliser un processus budgétaire standard pour les périodes intermédiaires.
Étape n°2 : analyser les coûts
Dans cette deuxième étape, on entre dans le vif du sujet. L’équipe projet va lister les activités par centre de coûts, identifier celles jugées non essentielles ou stratégiques et arbitrer collectivement. Chaque coût est alors documenté et justifié.
Étape n°1 : construire le budget
La troisième étape vient consolider les propositions. L’équipe projet priorise les activités, teste et valide des hypothèses puis soumet le budget final aux instances décisionnaires. L’idée est d’itérer jusqu’à la validation finale.
Étape n° : suivre la performance
Enfin, le budget base zéro doit s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue. Une fois mis en place, il convient de suivre la performance du budget. Pour cela, l’équipe va régulièrement comparer les résultats par rapport aux objectifs et réaliser d’éventuels ajustements lorsque nécessaire.
Quels avantages et défis au ZBB ?
La méthode budget base zéro transforme les pratiques d’achats en entreprise, pour créer de la valeur durable. Toutefois, ce nouveau cadre peut être un processus complexe à mettre en œuvre.
Bénéfices : de la maîtrise à l’engagement collectif
Le budget base zéro permet aux organisations de mettre leurs coûts sous contrôle, grâce à la réévaluation systématique des dépenses. Celles jugées essentielles et stratégiques sont justifiées, tandis que celles qui s’avèrent inutiles sont éradiquées. Cela aboutit à une meilleure allocation des ressources.
Toutefois, la budgétisation base zéro va bien au-delà de l’optimisation des coûts. Cet examen approfondi et éclairé permet de mieux aligner les dépenses avec la stratégie d’entreprise, tout en gagnant en agilité pour faire face aux évolutions des marchés.
Cela participe aussi à créer une culture centrée sur la réduction des coûts. Chaque service remet son budget en question, justifie les postes de dépenses, en se concentrant sur ses réels besoins. Cela pose un cadre où la transparence et la collaboration sont de mise. Finalement, chacun est responsabilisé pour contribuer à cette dynamique collective.
Défis : de la complexité aux exigences techniques
Toutefois, cela reste un exercice à la fois complexe et chronophage. Avec cette méthode, les entreprises construisent leur budget à partir de zéro à chaque fois. C’est donc bien plus long qu’avec la méthode traditionnelle. Cela requiert des ressources le soutien de la direction mais aussi l’adhésion des équipes.
Pour autant, les procédures du budget base zéro ne doivent pas endiguer l’innovation. Les économies à court terme ne doivent pas supplanter les avantages sur le long terme. Cela peut arriver lorsque l’on coupe les coûts du pôle Recherche & Développement ou de projets stratégiques par exemple.
Enfin, cette méthode exige de solides capacités d’analyse de données. Les entreprises doivent pouvoir s’appuyer sur des solutions technologiques adaptées, qui centralisent les données de dépenses, proposent des analyses en temps réel et des outils collaboratifs.
La méthode Savin’side®
Pour aller plus loin dans la réduction des coûts, le groupe Manutan a créé la méthode Savin’side® dédiée aux achats de classe C. À l’instar du budget base zéro, cette méthodologie implique de remettre à plat toutes les dépenses, d’analyser la data avec précision et d’éradiquer les inefficiences. Savin’side® aide ainsi les organisations à mettre sous contrôle leurs achats de classe C, tout en optimisant leur coût total d’acquisition (TCO). Service disponible en Belgique, République tchèque, Danemark, Suède, Finlande, France, Allemagne, Hongrie, Italie, Pays-Bas, Norvège, Pologne, Slovaquie, Espagne, Suisse, Royaume-Uni, Portugal, à date de publication du contenu.
Grâce au budget base zéro, les entreprises gèrent leurs coûts de façon rigoureuse, et peuvent plus aisément identifier les gaspillages et sources d’économies. Un atout indéniable pour maintenir leur stabilité financière et prospérer, en période d’incertitude. La budgétisation base zéro s’avère ainsi être un formidable levier pour générer rapidement et durablement de la valeur.
