Comment maîtriser les achats indirects hors production et éviter les achats sauvages ?

Les achats hors production, indispensables au bon fonctionnement des entreprises, soulèvent d’importants enjeux de compétitivité. Souvent dispersées et moins encadrées, ces dépenses requièrent un pilotage structuré afin de maîtriser les coûts, gagner en efficacité et améliorer la performance globale.

• Que sont les achats hors production ?
• Quels sont les enjeux des achats hors production ?
• Quels leviers pour optimiser vos achats hors production ?
• Manutan vous accompagne via la méthode Savin’side®

 

Alors que les organisations cherchent à renforcer leur compétitivité, elles ont tout intérêt à se pencher de plus près sur leurs achats hors production, aussi appelés achats indirects. Ces achats, indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise, représentent un poste important de dépenses. Pourtant, ils restent encore trop rarement maîtrisés, voire même pilotés, du fait de leur dispersion. Considérés comme non stratégiques, ils s’avèrent être de formidables leviers d’économies et d’efficacité dès lors qu’ils sont mis sous contrôle.

 

Derrière la catégorie des achats hors production se cache une réalité souvent sous-estimée : les achats de classe C. Bien qu'ils ne représentent qu'une faible part des dépenses, ils concentrent généralement la majorité des commandes, des fournisseurs et des coûts administratifs. Pour de nombreuses directions achats, c'est là que se situe le plus fort potentiel d'optimisation.

Que sont les achats hors production ?

Les achats hors production désignent tous les achats de biens et de services qui sont nécessaires au bon fonctionnement des différents départements de l’entreprise, mais qui n’interviennent pas dans la fabrication du produit ou du service final vendu. Cette terminologie, particulièrement utilisée dans l’industrie, regroupe ainsi tout ce qui ne participe pas directement au processus de production.

 

Cela recouvre à la fois les fournitures, le mobilier, les services généraux, la maintenance, les équipements et consommables, l’informatique, le conseil, le nettoyage, la sécurité, les voyages, les prestations intellectuelles… Ce sont des achats particulièrement hétérogènes, puisqu’ils impliquent de nombreuses familles d’achats, des montants variables et des utilisateurs multiples. Cette diversité complexifie considérablement leur pilotage.

 

Bien qu’ils soient considérés comme non stratégiques, les achats hors production n’en restent pas moins essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise. Selon les organisations, ils peuvent représenter jusqu’à un tiers des dépenses totales et la moitié du volume global d’achats. Ils constituent ainsi un levier clé de compétitivité et d’efficacité opérationnelle.

 

Au sein des achats hors production, les achats de classe C constituent ce que l'on appelle la longue traîne : une multitude de références à faible valeur unitaire, dispersées auprès d'un grand nombre de fournisseurs. En apparence anodins, ils concentrent en réalité une part disproportionnée de la complexité de gestion.

 

La logique est contre-intuitive : les achats de classe C représentent généralement une faible part des dépenses totales, mais ils concentrent la majorité des transactions et des fournisseurs actifs. Concrètement, cela se traduit par :

• un grand nombre de commandes à traiter ;
• autant de fournisseurs à référencer et à suivre ;
• des coûts administratifs et de transaction élevés ;
• des risques de stocks dormants et d'achats sauvages ;
• une visibilité réduite pour les équipes achats.

 

Ce sont précisément ces coûts cachés, invisibles dans le prix unitaire mais bien réels dans le TCO, qui font des achats de classe C un chantier prioritaire pour toute direction achats soucieuse d'optimiser sa performance globale.

Quels sont les enjeux des achats hors production ?

Loin du cœur de métier des entreprises, les achats hors production souffrent souvent d’un manque de visibilité et d’une gestion peu structurée. Cela se caractérise par deux problématiques majeures : des processus défaillants et une multiplication des flux.

Des processus défaillants

Dans de nombreuses entreprises, les ressources nécessaires pour optimiser la gestion des achats hors production sont limitées. Les processus d’achats sont alors défaillants, largement manuels et peu maîtrisés. Il n’est pas rare que les clients internes passent eux-mêmes commande ou encore que les transactions ne soient pas dématérialisées.

 

Les achats de classe C génèrent souvent des milliers de transactions annuelles. Lorsqu'elles ne sont pas structurées, ces opérations mobilisent une charge administrative disproportionnée par rapport à leur valeur. 

 

Lorsque les processus manquent d’efficacité, le risque est qu’ils ne soient pas correctement appliqués. Aurélie Wendling, Responsable Européen des comptes clés du groupe Manutan, ajoute : « ces processus deviennent si complexes, obsolètes ou chronophages qu’au fil du temps, les clients internes commencent à les contourner. C’est ainsi que se développent les achats sauvages, un véritable fléau pour les directions achats. » Ces dépenses réalisées en dehors des processus génèrent des surcoûts, augmentent les risques fournisseurs et réduisent la capacité de négociation de l’entreprise.[1]

Des flux multiples

Les achats hors production concentrent également un volume important de fournisseurs, de catégories d’achats et de références. Sans aucune démarche de rationalisation, cette multiplication des flux alourdit la gestion administrative et opérationnelle.

 

Cela se traduit par d’importants coûts totaux d’acquisition (TCO) avec des coûts indirects qui parfois même dépassent le prix d’achat des produits eux-mêmes. Cela peut également se caractériser par un manque de visibilité et d’efficacité qui pèse sur la productivité, la satisfaction et la performance des équipes.

Quels leviers pour optimiser vos achats hors production ?

Pour mettre sous contrôle les achats hors production, plusieurs leviers d’optimisation peuvent être activés. Nos experts en préconisent trois principaux : rationaliser le portefeuille de fournisseurs, digitaliser les transactions et déployer les accords-cadres.

Rationaliser le portefeuille fournisseurs

L’un des premiers leviers est de réduire et structurer son panel de fournisseurs. Sans pilotage spécifique, le nombre de fournisseurs augmente naturellement au fil du temps. Cette multiplication engendre une gestion administrative complexe, chronophage et coûteuse.

 

La rationalisation du panel fournisseurs a de nombreuses vertus. Dans un premier temps, cela permet de réduire les coûts directs. Le fait de consolider les volumes d’achats permet de négocier des remises. Cela allège également la gestion administrative et contractuelle, ce qui réduit les coûts indirects. Sans oublier que cela participe à renforcer le suivi de la performance ainsi que les relations fournisseurs.

 

Le saviez-vous ?

Le coût moyen de gestion annuelle d’un fournisseur est évalué à 1 000 € par an[2].

Digitaliser les transactions

Le deuxième levier consiste à dématérialiser les processus d’achats via des solutions Procure-to-Pay (P2P). Ces outils permettent de fluidifier l’ensemble du cycle d’achat : la recherche des produits, la validation des demandes, la passation de commandes, la réception, la facturation jusqu’au paiement.

 

La digitalisation améliore la traçabilité, accélère les traitements et automatise certaines tâches à faible valeur ajoutée. Elle offre ainsi aux directions achats des gains de productivité, des économies durables sur les coûts administratifs et une meilleure visibilité sur leurs achats hors production.

 

Le saviez-vous ?
La dématérialisation complète du processus d’achats permet de générer jusqu’à 80 % d’économies par transaction[3].

Déployer des accords-cadres

Enfin, la mise en place d’accords-cadres constitue un levier essentiel pour encadrer les achats hors production. Lorsque les collaborateurs disposent de fournisseurs référencés, de catalogues validés et de conditions négociées, les risques de dérive diminuent fortement. Encore faut-il veiller au bon déploiement de ces accords auprès des utilisateurs internes. Sans accompagnement ni communication, les politiques achats restent souvent peu appliquées.

 

La contractualisation garantit une meilleure maîtrise du portefeuille fournisseurs ainsi qu’un contrôle des conditions tarifaires et des services négociés, ce qui participe à limiter les achats sauvages. À la clé, les organisations réalisent des économies d’échelle, sécurisent leur chaîne d’approvisionnement et gagnent en efficacité via la mutualisation des procédures.

 

Le saviez-vous ?

Lorsque les achats hors production sont réalisés en dehors des processus, cela représente entre 13 et 20 % de réductions négociées qui sont perdues par les directions achats[4]. 

Manutan vous accompagne via la méthode Savin’side®

Pour accompagner les organisations dans l’optimisation de leurs achats hors production, Manutan a créé la méthode Savin’side®. S’appuyant sur l’analyse des données, un cadre Lean et une approche agile, cette démarche vise à booster la compétitivité des organisations.

 

Elle s’articule en trois grandes étapes :

 

1. L’audit des dépenses

 

Nos consultants achats analysent les dépenses et les comportements d’achats de l’entreprise afin d’identifier les principaux leviers d’optimisation : rationalisation fournisseurs, digitalisation des transactions… Les données sont ensuite comparées aux références du marché.

 

1. Le plan d’actions sur-mesure

 

Avec le leadbuyer, ils coconstruisent un plan de progrès sur-mesure. Des objectifs précis, des indicateurs de performance et un calendrier de déploiement sont définis pour piloter les résultats.

 

1. Le pilotage et l’amélioration continue

Ensemble, ils mettent en place un système de suivi, sous forme d’un reporting trimestriel afin de mesurer les gains réalisés et ajuster les actions si nécessaire. Cette démarche d’amélioration continue permet d’ancrer durablement les pratiques.

 

Les achats hors production sont ainsi au cœur des enjeux de compétitivité des entreprises. Leur volume, la multiplicité des fournisseurs et les dérives liées aux achats sauvages soulignent leur dimension stratégique pour les directions achats. Tout l’enjeu est de les mettre sous contrôle pour en réduire leurs coûts, ainsi que gagner en efficacité et en visibilité.