Comment réduire les frais généraux sans dégrader la performance des achats ?

Les frais généraux représentent un levier majeur d’optimisation des coûts, avec un impact direct sur la rentabilité de l’entreprise. Mutualisation des achats, rationalisation fournisseurs, contractualisation, digitalisation et acculturation des clients internes constituent les principaux leviers pour générer des économies durables sans compromettre la performance achats ni la qualité de service.

• Que sont les frais généraux ?
• Les trois types de frais généraux
• Cinq stratégies pour optimiser ses frais généraux

 

Dans un contexte marqué par l’inflation, nombreuses sont les entreprises qui cherchent à réduire leurs frais généraux. Tout l’enjeu est d’optimiser ces dépenses en activant les bons leviers, sans compromettre la qualité, la continuité opérationnelle et la satisfaction des clients internes. Pour obtenir des résultats durables, il faut adopter une approche structurée qui combine maîtrise des dépenses, optimisation des processus et renforcement des relations avec les parties prenantes.

Que sont les frais généraux ?

Les frais généraux regroupent l’ensemble des achats nécessaires au bon fonctionnement des entreprises au quotidien, mais qui ne contribuent pas directement à la production de biens ou de services. Également appelés achats indirects ou achats hors production, ils couvrent une grande diversité de catégories.

 

On y retrouve notamment :

• Le mobilier et fournitures de bureau ;
• Les prestations de nettoyage, de maintenance et d’entretien ;
• Les déplacements professionnels ;
• Les assurances ;
• Les services informatiques et de téléphonie ;
• Les dépenses liées aux bâtiments et aux énergies ;
• Etc.

 

Prises séparément, ces catégories d’achats ne semblent pas stratégiques. Mais lorsqu’elles sont cumulées, elles peuvent représentent jusqu’à 25 % des dépenses totales des entreprises.

 

Comme le souligne Gwenaëlle Paporello, ex-acheteuse frais généraux au sein du groupe SAMSE : « Les achats frais généraux […] constituent un domaine où les économies réalisées sont conséquentes et nécessitent de faibles investissements (systèmes d’information, main d’œuvre…). C’est donc un effet de levier important et les gains se retrouvent en dernière ligne du compte de résultat. »[1]

 

Une bonne maîtrise des frais généraux influe directement sur la rentabilité des entreprises, et contribue à renforcer la pérennité de leur activité.

Les trois types de frais généraux

En entreprise, les frais généraux sont communément classés en trois catégories : les frais fixes, les frais variables et les frais semi-variables ou semi-fixes.

Les frais fixes

Les frais fixes, ou coûts de structure, restent stables et indépendants du chiffre d’affaires. Ils sont ainsi prévisibles et faciles à budgéter. Il s’agit par exemple du loyer, des assurances, etc.

Les frais variables

Les frais variables évoluent en fonction du volume de production ou du chiffre d’affaires. Ils peuvent baisser ou augmenter selon le niveau d’activité. Ce sont les contrats d’intérim ou de sous-traitance, les frais marketing…

Les frais semi-variables ou semi-fixes

Les frais semi-variables comprennent une part fixe et une part variable, qui est corrélée à l’activité de l’entreprise. Cela concerne par exemple les frais d’abonnement et de consommation de l’énergie.

Cinq stratégies pour optimiser ses frais généraux

La gestion des frais généraux ne se limite pas à la simple négociation des prix. Les directions achats disposent de plusieurs leviers complémentaires pour réduire les coûts tout en préservant la performance de l’organisation.

Mutualiser ses achats

L’un des premiers leviers consiste à regrouper les volumes d’achats. En consolidant les besoins entre différents services, sites ou filiales, les entreprises renforcent leur pouvoir de négociation auprès des fournisseurs. Cette démarche offre également l’opportunité de mettre plusieurs fournisseurs en concurrence, lorsque le marché le permet.

 

Cela permet de générer des économies d’échelle et d’obtenir des conditions plus avantageuses, comme des remises sur volume, des réductions sur les coûts logistiques, des services additionnels, etc. À la clé, les entreprises réalisent des économies directes à valoriser dans leurs comptes de résultats.

Rationaliser son panel fournisseurs

La mutualisation des achats s’accompagne généralement d’une rationalisation du portefeuille fournisseurs. Les frais généraux concentrent souvent un trop grand nombre de fournisseurs. Tout l’enjeu est de réduire et restructurer son panel auprès de partenaires capables de couvrir plusieurs catégories, surtout lorsqu’il s’agit de produits non stratégiques.

 

En plus des économies directes négociées et réalisées, les entreprises allègent la gestion administrative complexe, coûteuse et chronophage des fournisseurs. À titre d’exemple, le coût moyen de gestion d’un fournisseur est évalué à 1 000 € par an. Sans oublier que cette démarche est également synonyme de moindres risques et meilleure visibilité sur les dépenses.

Contractualiser

La mise en place des accords-cadres constitue également un autre outil efficace pour maîtriser les frais généraux. Ces contrats permettent de définir en amont les prix et les conditions commerciales avec ses fournisseurs : niveau de service, engagements qualité, délais, modalités de facturation… Les collaborateurs disposent ainsi de fournisseurs référencés, d’offres négociées et de canaux efficaces pour passer commande. Autant d’éléments qui participent à réduire le recours aux achats sauvages.

 

Toutefois, la signature d’un accord-cadre ne garantit à elle seule les résultats attendus. Tout l’enjeu est d’assurer le bon déploiement de ces contrats. Les leadbuyers doivent s’appuyer sur leurs fournisseurs pour mettre en œuvre un plan d’actions sur-mesure : visites sur site, campagnes d’appels, sessions d’information ou de formation, reporting régulier.  C’est une étape essentielle pour favoriser l’adhésion des équipes et maximiser les économies potentielles.

Digitaliser ses processus

La digitalisation représente également l’un des principaux leviers de réduction des frais généraux. Les solutions e-procurement permettent d’optimiser l’ensemble du cycle d’achat, depuis la recherche des produits jusqu’au paiement de la facture. Elles fluidifient les opérations, accélèrent le traitement des commandes et automatisent de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée. En plus de ces gains de productivité, c’est également gage d’une meilleure visibilité, grâce à la centralisation et la traçabilité accrues des dépenses.

 

Aurélie Wendling, National Sales Manager chez Manutan, ajoute : « La digitalisation des transactions permet de dématérialiser l’ensemble du processus procure-to-pay. Lorsque ce processus est réalisé de manière classique, les coûts sont en moyenne évalués à 95 euros par transaction. Lorsqu’une transaction est entièrement digitalisée, avec la mise en place d’un punch-out ainsi que la dématérialisation des commandes et des factures via EDI, le coût par transaction est estimé à 19 euros. Cela représente jusqu’à 76 euros d’économie par transaction. [Cette digitalisation] permet aux directions achats de gagner en efficacité et d’améliorer le quotidien des équipes en automatisant une partie des tâches. » [2]

Sensibiliser les clients internes

Enfin, aucune stratégie d’optimisation des frais généraux ne peut réussir sans l’adhésion des clients internes. Ils jouent un rôle déterminant dans la maîtrise de ces dépenses quotidiennes. C’est pourquoi il est essentiel de les embarquer dans cette démarche, en diffusant une véritable culture achats. Il est important de rappeler les politiques, processus et bonnes pratiques : anticiper les besoins, privilégier les fournisseurs référencés, passer par les bons canaux, respecter les circuits de validation… Cela joue un rôle clé dans l’éradication des achats sauvages, ces fléaux aux coûts cachés particulièrement élevés.

 

Il est également important de les sensibiliser à mieux maîtriser la consommation interne. Il s’agit de les responsabiliser pour optimiser l’utilisation des ressources, tout en réduisant les gaspillages. Cela touche autant l’énergie, que les consommables, en passant par les prestations de service.

 

Manutan vous accompagne

À travers sa méthode Savin’side®, Manutan vous accompagne dans l’optimisation de vos frais généraux. Rationalisation fournisseurs, déploiement d’accords-cadres, digitalisation des transactions… Nos experts vous aident à réduire vos dépenses et gagner en efficacité opérationnelle (disponible en Belgique, République tchèque, Danemark, Suède, Finlande, France, Allemagne, Hongrie, Italie, Pays-Bas, Norvège, Pologne, Slovaquie, Espagne, Suisse, Royaume-Uni, Portugal, à date de publication du contenu).

 

Vous l’avez compris, l’optimisation des frais généraux ne consiste pas à réduire les budgets à tout prix. En combinant les bons leviers, il est possible de générer des économies durables tout en préservant la qualité de service, l’efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients internes.