Pourquoi et comment externaliser vos achats indirects ?

Souffrant souvent d’une gestion peu structurée, les achats indirects représentent pourtant un levier important de réduction des coûts. Face au manque de ressources, de nombreuses entreprises choisissent d’externaliser tout ou partie de cette fonction. Cela leur permet de gagner en efficacité, d’accéder à une expertise achats spécialisée et d’optimiser durablement les coûts. Pour en tirer tous les bénéfices, la démarche doit s’appuyer sur une préparation et un suivi rigoureux.

Sommaire :

• Pourquoi externaliser ses achats indirects ?
• Quels avantages à externaliser ses achats indirects ?
• Quelles étapes pour externaliser ses achats indirects ?

Face à des enjeux croissants de rentabilité, les entreprises doivent plus que jamais mettre sous contrôle leurs achats indirects. Longtemps considérés comme non stratégiques, ces achats souffrent souvent d’une gestion peu structurée au sein des organisations, faute de temps et de ressources. Pourtant, ils ont un impact non négligeable sur la compétitivité des entreprises et l’efficacité opérationnelle des équipes. Pour gagner en temps, économies et performance, certaines organisations choisissent d’externaliser tout ou partie de leurs achats indirects.

Pourquoi externaliser ses achats indirects ?

Les achats indirects regroupent l’ensemble des biens et services nécessaires au bon fonctionnement des entreprises, mais qui n’entrent pas dans leur processus de production. Il s’agit par exemple du mobilier et des fournitures de bureau, des équipements informatiques, des flottes automobiles, des transports et voyages, des prestations intellectuelles…

Parce qu’ils ne sont pas directement liés au cœur de métier des entreprises, ces achats font parfois l’objet d’une attention limitée. S’ils semblent anodins en apparence, ils renferment pourtant d’importants coûts cachés. Derrière ces achats, on retrouve souvent un panel fournisseurs fragmenté, de multiples transactions disséminées dans l’entreprise, des catégories difficiles à mettre sous contrôle ou encore un manque de visibilité sur ces dépenses.

« Les acheteurs consacrent encore près des trois quarts de leur temps à des activités purement transactionnelles ou opérationnelles. Ils doivent donc engager des stratégies de rationalisation et d’automatisation afin de gagner en efficience et, à terme, de se concentrer sur des missions plus stratégiques. »[1] rappelle Quentin Bures, Responsable des données clients chez Manutan.

C’est dans ce contexte que certaines entreprises choisissent d’externaliser leurs achats indirects. Cela consiste à confier une partie ou la totalité des achats à un prestataire externe spécialisé dans ce domaine afin d’optimiser les processus, de réduire les coûts et de gagner en performance.

L’externalisation peut porter sur :

• Certaines typologies d’achats : facility management, informatique, ressources humaines, logistique et transport…
• Certaines parties du processus achat : le sourcing, la négociation, la gestion des contrats ou encore les approvisionnements.

À travers cette stratégie, les directions achats peuvent ainsi se focaliser sur des missions à plus forte valeur ajoutée et sur des catégories d’achats plus stratégiques.

Quels avantages à externaliser ses achats indirects ?

L’externalisation des achats indirects présente plusieurs avantages, qui contribuent à la compétitivité et la rentabilité des entreprises.

Gagner en temps et efficacité

Si leur gestion n’est pas structurée, les achats indirects peuvent constituer une charge de travail non négligeable pour les directions achats. Cela représente souvent des milliers de transactions et des centaines de fournisseurs à gérer. Ce sont autant de tâches chronophages à faible valeur ajoutée qui s’accumulent, avec parfois des pics d’activité sur certaines périodes. Externaliser et mettre ces achats sous contrôle est un formidable gain de temps, d’efficacité et de productivité pour les équipes achats.

Booster les performances achats

Les prestataires spécialisés disposent d’une connaissance approfondie des marchés fournisseurs, des tendances sectorielles et des meilleures pratiques achats. Grâce à leur expertise, ils sont en mesure de mettre en œuvre des stratégies achats avec succès. C’est l’assurance d’obtenir parmi les meilleurs résultats en matière de coûts, de qualité et de conditions commerciales. Ils assurent également un solide reporting, ce qui améliore la visibilité et le pilotage global des dépenses.

Réduire les coûts administratifs

L’externalisation des achats indirects est également synonyme d’économies. Les prestataires disposent d’une offre soigneusement sélectionnée, aux tarifs négociés. En consolidant les volumes d’achats, ils bénéficient d’économies d’échelle et de conditions avantageuses. De plus, ces structures ont construit des processus matures, qui permettent aux entreprises de réduire leurs coûts administratifs. Au final, c’est l’ensemble du coût total d’acquisition (TCO) qui est optimisé.

Quelles étapes pour externaliser ses achats indirects ?

La réussite d’un projet d’externalisation achats repose sur une préparation et un suivi rigoureux.

Étape 1 : définir le périmètre

La première étape consiste à définir une feuille de route claire. L’entreprise doit définir les catégories d’achats qu’elle souhaite externaliser, les objectifs visés et les gains attendus. Cette réflexion doit tenir compte à la fois des caractéristiques des catégories, de leur criticité et des ressources actuellement mobilisées. Les experts préconisent de commencer par un périmètre restreint, sur des achats tactiques à faible valeur ajoutée ou achetés de manière occasionnelle, puis de mesurer les gains le premier semestre, et d’étendre progressivement la démarche. Cela participe à sécuriser le projet et démontrer les bénéfices obtenus.

Étape 2 : sélectionner le partenaire

La deuxième étape est de choisir le partenaire adapté. Celui-ci doit disposer d’une expertise reconnue sur les familles d’achats concernés, mais aussi comprendre les enjeux spécifiques de l’entreprise. Certains critères peuvent être analysés de plus près : la solidité financière, la qualité du réseau fournisseurs, les outils digitaux, la couverture géographique… La culture et la valeur doivent également être en accord avec celles de l’entreprise. Le rôle de ce prestataire étant de devenir le prolongement de la direction achats, l’entreprise peut demander à rencontrer les équipes qui travailleront pour son compte.

Étape 3 : connecter les outils

L’externalisation s’accompagne généralement de la digitalisation des flux achats. Les partenaires doivent interfacer leurs systèmes d’information afin de fluidifier les échanges. Cela permet de synchroniser chaque étape du cycle d’achat : commandes, validations, facturations. Cette intégration réduit les erreurs administratives, améliore la traçabilité des opérations et booste l’efficacité des processus.

Étape 4 : structurer la collaboration

Pour garantir le succès de la démarche, il est indispensable de formaliser les règles de gouvernance. Le contrat doit préciser les responsabilités de chaque partie, les processus décisionnels, les circuits de validation, les modalités de reporting ainsi que les indicateurs clés de performance (KPI). Cette clarification contribue à une collaboration fluide, sereine et productive.

Étape 5 : piloter la performance

L’externalisation des achats requiert un pilotage actif, dans une logique d’amélioration continue. L’entreprise doit garder une vision stratégique, challenger régulièrement les propositions de son partenaire et préserver ses compétences internes. Par exemple, il peut être intéressant de bénéficier de formations pour développer ses connaissances. C’est ainsi que les entreprises pourront sécuriser la performance achats sur le long terme.

Manutan vous accompagne

Manutan, leader européen de l’e-commerce BtoB, vous accompagne dans l’optimisation de vos achats indirects. Il ne s’agit pas ici d’externaliser vos achats mais de bénéficier gratuitement de notre expertise pour en structurer la gestion, réduire vos coûts et booster votre performance globale.

En s’appuyant sur notre méthodologie Savin’side®, nos équipes de consultants achats vous prêtent main forte pour atteindre vos objectifs, qu’il s’agisse de rationaliser votre portefeuille fournisseurs, optimiser vos consommations, renforcer votre politique d’achats responsables, etc. (disponible dans toutes les entités locales de Manutan en Europe , à date de publication du contenu)

À l’heure où les directions achats sont sursollicitées, l’enjeu n’est plus de tout gérer en interne, mais de mobiliser les bonnes ressources au bon endroit. Plus qu’un outil de réduction des coûts, l’externalisation des achats est un moyen de rendre la fonction plus agile, efficace et performante, au service des enjeux stratégiques de l’entreprise.