Toutes les entreprises, sans exception, suivent le cycle d’approvisionnement pour disposer des ressources nécessaires au fonctionnement et au développement de leurs activités. Ce cycle se décompose en cinq grandes étapes, allant de l’identification des besoins jusqu’au paiement des biens et services. Tout l’enjeu pour les organisations est de maîtriser chacune de ces phases et d’actionner les bons leviers d’optimisation pour gagner en productivité, compétitivité et rentabilité globale.
Qu’est-ce que le cycle d’approvisionnement ?
Le cycle d’approvisionnement désigne le processus par lequel une entreprise commande, obtient et paie pour les biens et/ou services dont elle a besoin, à court comme à long terme. On le retrouve aussi sous la dénomination de cycle d’achat fournisseur ou processus Procure-to-Pay (P2P). On se concentre ici sur le flux amont de la chaîne d’approvisionnement, c’est-à-dire sur la façon dont l’entreprise se procure les matières premières, biens et services, depuis ses fournisseurs jusqu’à son propre site.
Un cycle d’approvisionnement optimal se traduit par l’achat des bons produits et/ou services, au bon endroit et au bon moment. L’objectif est de s’assurer que ces processus soient standardisés et efficaces pour pouvoir les reproduire régulièrement pour l’achat de biens et services nécessaires à l’entreprise.
Enfin, il est important de noter que le cycle d’approvisionnement fait partie intégrante du cycle de vie plus large des achats, qui comprend également l’analyse des dépenses, le sourcing stratégique et la gestion des contrats.
Les 5 étapes du processus d’approvisionnement
Le cycle d’approvisionnement suit les mêmes grandes étapes pour tous les types d’entreprises. Cela va de l’examen des besoins d’achats jusqu’au paiement et à la tenue du registre comptable.
Étape n° 1 : la planification des besoins
Tout cycle d’approvisionnement démarre avec l’identification d’un besoin. Cela peut prendre la forme de demandes d’achat formulées par des collaborateurs, soumises au service achats. Il s’agit alors de définir précisément les exigences relatives aux biens et/ou services que l’on souhaite acheter. Cela implique de définir les quantités, les normes requises ou encore les délais de livraison.
Étape n° 2 : la sélection du fournisseur
La deuxième étape du processus d’approvisionnement est de choisir les fournisseurs adaptés à ses besoins. On peut solliciter des offres auprès de fournisseurs potentiels, à travers une demande de devis (RFQ). Il s’agit alors d’évaluer les fournisseurs selon plusieurs critères : prix, qualité, fiabilité, capacité de production… Cette étape inclut également de négocier les éléments du contrat. Pour des achats récurrents, les deux parties peuvent mettre en place un accord-cadre qui garantit les conditions d’achat et favorise une relation pérenne.
Étape n° 3 : la finalisation de la commande
La troisième étape du cycle d’approvisionnement consiste à passer commande. La demande d’achat se transforme alors en bon de commande, qui est transmis aux fournisseurs. Ces documents définissent les produits, les quantités et les conditions de livraison avec précision.
Étape n° 4 : la réception des marchandises
L’arrivée des marchandises qui ont été commandées constitue la quatrième étape du cycle d’approvisionnement. L’entreprise doit alors s’assurer que la livraison est bien conforme à sa commande, qu’il n’y a pas eu de dommages pendant le transport et que la qualité des produits est correcte. La livraison est alors enregistrée et transmise au destinataire au sein de l’entreprise.
Étape n° 5 : le paiement
Enfin, la dernière étape du cycle d’approvisionnement est le règlement. Les modalités dépendent de ce qui a été convenu contractuellement : paiement anticipé, acompte dû avant la livraison, paiement à une certaine date, paiement échelonné… Le service comptable enregistre, vérifie et comptabilise la facture avant d’émettre l’autorisation de paiement.
Comment optimiser le cycle d’approvisionnement ?
Les directions achats ont plusieurs cordes à leur arc pour optimiser toutes les opérations liées à l’approvisionnement des produits et services.
Automatiser un maximum
L’un des leviers les plus efficaces pour optimiser son cycle d’approvisionnement réside dans la digitalisation, la rationalisation et l’automatisation des processus. Cela est possible avec la mise en place de solutions d’e-procurement au sein de son entreprise. Un tel outil permet de dématérialiser les transactions, d’optimiser les coûts et de gagner en productivité. De plus, cela offre une visibilité complète sur les dépenses engagées, ce qui permet de les mettre plus facilement sous contrôle et d’identifier des pistes d’amélioration.
Renforcer la relation fournisseurs
Le service achats a également tout intérêt à renforcer les relations avec les fournisseurs clés. Cela se traduit par une collaboration fondée sur la transparence, la proximité et la confiance. Pour y parvenir, l’entreprise doit miser sur une solide communication ainsi qu’une évaluation régulière de la performance et de la satisfaction de ses fournisseurs, dans une démarche d’amélioration continue. C’est ce qui garantit une relation à long terme, où chaque partie prenante se développe.
Miser sur le Lean Management
De plus, il peut être judicieux de s’appuyer sur la philosophie du Lean Management pour optimiser les processus. Ivalua, leader international sur le marché des solutions de gestion des dépenses, est convaincu de ses vertus : « Le Lean dans la gestion des achats et des approvisionnements peut être considéré comme un moyen d’améliorer le processus d’achat et les flux de travail, en réduisant le temps et en éliminant le gaspillage ; de réduire les coûts tout en améliorant la qualité des produits et des services ; d’améliorer la performance et la réactivité des fournisseurs ; de se concentrer davantage sur les activités qui apportent une valeur ajoutée à l’entreprise ; et de renforcer l’orientation stratégique plutôt que transactionnelle des achats. »
Standardiser ses processus
Enfin, il est important de disposer de processus standardisés pour optimiser son cycle d’approvisionnement. Cela implique de les formaliser aussi clairement que possible en rédigeant des procédures et documents qui serviront de référence pour les équipes concernées. Il est important que les collaborateurs soient informés et même formés sur ces différentes opérations. C’est une façon efficace pour fiabiliser les opérations et harmoniser les pratiques au sein de l’entreprise.
À l’issue de cela, un cycle d’approvisionnement bien organisé permet de réduire les risques, de maîtriser les coûts et d’améliorer la performance globale des achats. La clé du succès réside dans une gestion structurée, une collaboration efficace avec les fournisseurs et l’intégration d’outils digitaux performants. C’est ainsi que les directions achats pourront créer de la valeur ajoutée, au service de leur entreprise.
