Digitalisation des processus financiers : Manutan automatise la comptabilité fournisseur du Groupe grâce à Esker

Esker, éditeur mondial de solutions de digitalisation des processus administratifs et financiers basées sur l’Intelligence Artificielle, a été choisi par Manutan, leader européen du e-commerce BtoB, pour digitaliser son processus de traitement des factures fournisseurs. Un projet réalisé au niveau du Groupe dont les bénéfices touchent à la fois les équipes comptables et celles en charge de la relation fournisseurs : capacité de traitement des factures fournisseurs multipliée par deux, réduction des délais de règlement et des litiges, harmonisation des processus internes…

Le groupe Manutan prévoit d’enrichir son catalogue à 1 million de références sur son site e-commerce. En conséquence, le nombre de ses factures fournisseurs à traiter devrait passer de 200 000 à 600 000 documents par an ; des volumes qui ne pourront continuer à être gérés manuellement par les équipes actuelles. Le Groupe s’est donc lancé dans un projet de digitalisation du traitement de ses factures fournisseurs avec plusieurs objectifs :

• Répondre à l’augmentation du volume de factures à effectif constant tout en gardant le même niveau de performance
• Revaloriser les missions des équipes comptables en les orientant vers des tâches à plus forte valeur ajoutée
• Positionner la Direction financière comme acteur clé de la digitalisation de l’entreprise
• Améliorer la relation fournisseurs en réduisant les délais de paiement et les litiges

« La solution Esker est un véritable outil d’avenir pour les ambitions du Groupe. La digitalisation de nos processus financiers est un virage que nous ne voulions pas rater et nous avions besoin d’une adhésion sans faille de toutes les équipes. Aujourd’hui, nous sommes totalement convaincus par la solution : grâce aux tableaux de bords, les valideurs peuvent visualiser et approuver les factures en un clic. » Sylvie Luchier, Responsable Process Finance chez Manutan.

Après avoir été déployée en France et aux Pays-Bas par Esker, la solution sera implémentée en totale autonomie par la DSI de Manutan sur d’autres filiales du Groupe d’ici 2022 (Belgique, Suisse, Allemagne, Portugal, Angleterre et Espagne).

Après seulement quelques mois d'utilisation, les premiers objectifs sont déjà atteints : Manutan est passé de 30% à 80% de factures reçues par e-mail ; un taux de dématérialisation important qui a permis d'optimiser la chaîne de traitement, depuis la réception de la facture jusqu'à son paiement.

Directement intégrée à l’ERP Microsoft Dynamics, la solution permet aujourd’hui à Manutan d’automatiser le traitement de l’ensemble de ses factures fournisseurs. Les principaux bénéfices sont les suivants :

• Productivité multipliée par deux au sein de la comptabilité fournisseurs avec une capacité de traitement qui est passée, en France, de 32 000 à 57 000 factures annuelles par personne, dont une partie en mode « Touchless* », c’est-à-dire sans aucune intervention manuelle (45% en France et 65% aux Pays-Bas).
• Amélioration de la visibilité et de la traçabilité à tous les niveaux, et donc du pilotage de la comptabilité fournisseurs (factures en retard, reste à faire…).
• Homogénéisation des processus de gestion au sein des entités du Groupe.
• Réduction de moitié du nombre de valideurs grâce à la mise en place du workflow de validation.
• Diminution du taux de litiges avec pour objectif de rester en dessous de 4% : la mise en place du workflow permet de fluidifier les échanges en interne et d’être plus réactif dans le traitement des litiges sur la partie négoce.
• Réduction des délais de règlement qui permet de négocier des escomptes auprès des fournisseurs.
• Gain réel en qualité de travail et revalorisation des missions des équipes comptables qui peuvent désormais passer plus de temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que l’analyse, le traitement des litiges… Deux ressources ont notamment été réaffectées sur la saisie des encaissements clients.

« Ce projet est une réussite. Nous avons aujourd’hui l’adhésion à 200% des équipes et la solution va révolutionner leur métier de comptable. Mais les bénéfices sont bien plus larges au sein de l’entreprise et se ressentent également auprès des acheteurs et des fournisseurs qui reçoivent leur règlement dans les délais. » Sylvie Luchier, Responsable Process Finance chez Manutan

« Les bénéfices du projet sont déjà remarquables. Dès que nous avons déployé la solution, nous avons aligné nos bonnes pratiques sur le traitement des factures fournisseurs entre les différentes entités du Groupe. Les KPI sont également partagés et nous pouvons désormais faire des comparaisons sur des bases identiques. Hier, nous gérions les factures manuellement et sans homogénéité, alors qu’aujourd’hui nos processus sont en passe d’être totalement harmonisés. C’est un bénéfice énorme en termes d’amélioration continue et qui profitera à toutes les entités, puisqu’il s’agit d’une solution Groupe. » Cherif Bengourina, Finance/HR IT Manager chez Manutan

* Touchless : factures intégrées automatiquement dans l’ERP sans intervention manuelle

A propos d'Esker:

Leader mondial des solutions de digitalisation des processus métiers, Esker accompagne les départements financiers et services clients des entreprises dans leur transformation digitale en automatisant leurs cycles de gestion Purchase-to-Pay et Order-to-Cash. Basées sur l’Intelligence Artificielle (IA), les solutions d’Esker permettent à 6000 clients dans le monde de gagner en productivité, d’améliorer la visibilité sur leur activité et de réduire les risques de fraude tout en renforçant la collaboration avec leurs clients, leurs fournisseurs et leurs collaborateurs.